Forhandling: hvad det er, hvem der kan det, og hvad de tjener

Forhandling er evnen til at nå en aftale, når parter både har fælles og forskellige interesser. Det kan handle om pris, løn, kontraktvilkår, ansvar, leverancer, tid, risiko eller ressourcer.

En dygtig forhandler forbereder sig før mødet. Personen ved, hvilke resultater der er vigtige, hvor der kan gives indrømmelser, og hvornår en aftale ikke længere er attraktiv. Et centralt begreb er BATNA: det bedste alternativ, hvis parterne ikke bliver enige. Et godt alternativ gør det lettere at vurdere, om en foreslået aftale faktisk er god.

Forhandling handler også om at forstå modpartens interesser. En position er det, personen siger, at vedkommende vil have. Interessen er årsagen bag kravet. En leverandør kan eksempelvis kræve en højere pris, fordi betalingsvilkår eller kapacitetsrisiko er det egentlige problem. Når interesserne bliver tydelige, opstår der ofte flere mulige løsninger.

Dygtige forhandlere kan både skabe og fordele værdi. De leder efter byttehandler, hvor parterne prioriterer forskellige ting. Samtidig beskytter de egne mål og giver ikke indrømmelser uden at forstå deres værdi.

Færdigheden viser sig også i processen. Personen stiller præcise spørgsmål, lytter, opsummerer aftaler og holder styr på tilbud og betingelser. Personen kan håndtere pres, tavshed, hårde udspil og konflikter uden at miste overblikket.

Forhandling er derfor ikke det samme som at være overbevisende eller god til at argumentere. En stærk forhandler ved også, hvornår der skal spørges, undersøges, byttes, udsættes eller siges nej.

Forhandling er særlig vigtig i salg og indkøb. Her kan små ændringer i pris, volumen, betalingsvilkår, garantier eller ansvar få stor betydning for den samlede aftale.

Færdigheden er også central for ledere. De forhandler om prioriteringer, ressourcer, mål, budgetter, roller og beslutninger. Mange af disse situationer kaldes ikke forhandlinger, selv om parterne reelt forsøger at forene forskellige interesser.

Projektledere og programledere bruger forhandling, når tid, bemanding og scope skal afstemmes mellem interessenter. HR-profiler bruger den ved løn, ansættelsesvilkår og personalesager. Jurister arbejder med forhandling af kontrakter og tvister. Selvstændige og virksomhedsejere bruger færdigheden over for kunder, leverandører, investorer og samarbejdspartnere.

Forhandling bliver særligt værdifuld, når der er meget på spil, flere interessenter eller begrænset mulighed for at skifte modpart. Her kan en dårlig aftale påvirke både økonomi, risiko og relationen i lang tid.

Færdigheden er mindre vigtig i situationer, hvor vilkårene reelt er faste. En god forhandler bruger derfor også tid på at finde ud af, hvad der faktisk kan forhandles.

Forhandling læres bedst gennem en kombination af teori, simulationer, feedback og virkelige forhandlinger. Et kursus kan give et fælles sprog og nogle metoder. Rutinen kommer først, når metoderne bliver afprøvet gentagne gange under forskellige former for pres.

Harvard Negotiation Projects principled negotiation er en af de mest kendte tilgange. Metoden blev gjort bredt kendt gennem Roger Fisher, William Ury og Bruce Pattons Getting to Yes. Tilgangen lægger blandt andet vægt på interesser frem for fastlåste positioner, objektive kriterier, muligheder for fælles gevinst og et klart alternativ til aftalen.

BATNA og ZOPA er nyttige grundbegreber at træne. BATNA beskriver alternativet til en aftale. ZOPA beskriver det område, hvor en aftale kan være mulig. Begreberne hjælper med at gøre forberedelsen mere konkret.

I Danmark findes forhandlingsundervisning blandt andet på Copenhagen Business School. CBS har fag som Negotiation: Theory and Practice og International Negotiations, hvor forhandling behandles som både teori og praktisk beslutningsproces.

Mannaz tilbyder uddannelse og kurser i forhandlingsteknik med fokus på blandt andet forberedelse, adfærd, kommunikation og praktiske forhandlingssituationer. Scotwork tilbyder i Danmark blandt andet Advancing Negotiation Skills og andre træningsforløb med fokus på selve forhandlingsprocessen.

Internationalt er Program on Negotiation ved Harvard Law School et centralt fagmiljø. Programmet tilbyder undervisning og cases inden for forhandling, konfliktløsning og vanskelige samtaler.

Simulationer er særligt nyttige, fordi de gør adfærden synlig. Efter en øvelse kan man undersøge, hvilke spørgsmål der blev stillet, hvilke oplysninger der aldrig kom frem, og hvilke indrømmelser der blev givet for hurtigt.

En praktisk måde at træne videre på er at føre log over virkelige forhandlinger. Notér forberedelse, mål, alternativer, modpartens interesser, resultatet og hvad der burde være gjort anderledes. Feedback fra en erfaren kollega eller coach gør læringen mere præcis.

Getting to Yes er et naturligt grundværk. Difficult Conversations af Douglas Stone, Bruce Patton og Sheila Heen er relevant, når forhandling også indebærer konflikt, relationer eller svære budskaber.

Forhandling bliver ikke en stærk færdighed alene ved at gennemføre et kursus. Det afgørende er, om personen efterfølgende kan bruge metoderne i situationer med usikkerhed, pres og reelle konsekvenser.

Bed personen beskrive en konkret forhandling, der var vanskelig. Spørg først, hvordan forhandlingen blev forberedt. En erfaren forhandler kan normalt forklare mål, prioriteter, alternativer og modpartens sandsynlige interesser.

Spørg derefter, hvad personen gjorde, da forhandlingen ikke udviklede sig som forventet. Det viser mere end en fortælling om en aftale, der gik let. Dygtige forhandlere kan forklare, hvordan de ændrede strategi uden at miste målet.

Lyt efter evnen til at skelne mellem positioner og interesser. En kandidat, der kun beskriver egne argumenter, priser og krav, viser en smallere forståelse. En stærk forhandler kan forklare, hvad modparten havde brug for, og hvordan den viden ændrede aftalen.

Spørg også om en forhandling, hvor personen valgte ikke at indgå en aftale. Evnen til at gå væk fra dårlige vilkår er en vigtig del af færdigheden.

Se efter disciplin omkring indrømmelser. Erfarne forhandlere giver sjældent noget væk uden at overveje, hvad de får til gengæld. De kan forklare forskellen mellem noget, der koster dem meget, og noget, som er værdifuldt for modparten, men billigt for dem selv.

Et stærkt tegn er desuden refleksion efter forhandlingen. Personen kan beskrive fejl, overraskelser og konkrete ændringer i egen metode. Det viser, at forhandling behandles som en færdighed, der kan analyseres og forbedres, ikke som et medfødt talent.