Contract manager

En contract manager sørger for, at en underskrevet kontrakt også fungerer i praksis.

Arbejdet starter ofte, når en aftale er forhandlet. Herefter skal krav, priser, leverancer og deadlines omsættes til konkret opfølgning.

Typiske opgaver er:

• registrere kontrakter, ejere, udløbsdatoer og opsigelsesfrister
• følge op på SLA'er, KPI'er og aftalte leverancer
• kontrollere prisreguleringer, fakturering og kommercielle vilkår
• håndtere ændringer, tillæg og change requests
• følge op på misligholdelse, forsinkelser og kontraktuelle krav
• forberede genforhandling, forlængelse eller opsigelse

En arbejdsdag kan begynde med et leverandørmøde om manglende SLA-opfyldelse. Senere gennemgås en kontrakt, som snart udløber.

Contract manageren kan også beregne konsekvensen af en prisstigning. Herefter afklares det, om reguleringen følger kontraktens indeksklausul.

Rollen findes især i virksomheder med mange store eller komplekse aftaler. Det gælder blandt andet IT, outsourcing, byggeri, energi og facility management.

I IT-kontrakter arbejder man ofte med drift, cloud, softwarelicenser og service levels. Her kan nedetid eller responstider få økonomiske konsekvenser.

I byggebranchen fylder ændringer, ekstraarbejde, tidsplaner og ansvar mere. I offentlige kontrakter spiller udbudsmaterialet også en stor rolle.

Contract manageren skriver ikke nødvendigvis kontrakten alene. Jurister håndterer ofte de mest komplekse juridiske spørgsmål.

Contract managerens styrke er den løbende styring. Rollen opdager, når den faktiske leverance begynder at afvige fra aftalen.

Aftaleloven fastlægger centrale danske regler om aftalers indgåelse og ugyldighed. Ved offentlige indkøb kan Udbudsloven også påvirke kontraktændringer og genudbud.

Der findes ikke én bestemt uddannelse til contract manager. Arbejdsgivere ser ofte efter en kombination af kommerciel forståelse og kontrakterfaring.

Typiske uddannelsesbaggrunde er:

• jura eller erhvervsjura
• økonomi eller erhvervsøkonomi
• indkøb og supply chain management
• projektledelse
• ingeniøruddannelse i tekniske brancher

En bachelor eller kandidat kan være relevant ved store og komplekse kontrakter. Det er dog ikke et formelt krav til rollen.

Mange kommer ind i faget gennem indkøb. En procurement specialist kan eksempelvis få ansvar for større leverandørkontrakter.

Andre kommer fra projektledelse, salg eller account management. De har ofte allerede erfaring med tilbud, leverancer og kundeaftaler.

En jurist kan bevæge sig mod contract management for at arbejde tættere på forretningen. Her fylder implementering og opfølgning mere end juridisk analyse.

I IT er erfaring med outsourcing, softwarelicenser eller cloud-aftaler særlig relevant. I byggeri er entrepriseaftaler og ændringsstyring vigtigere.

Kurser i contract management, forhandling og procurement kan styrke profilen. Certificeringer fra World Commerce & Contracting bruges også internationalt.

En typisk karriere kan gå mod senior contract manager, commercial manager eller head of contract management. Nogle går videre til procurement eller commercial director.

Contract managers arbejder med systemer, der giver overblik over aftaler, deadlines og forpligtelser.

Typiske værktøjer er:

• CLM-systemer til kontrakters livscyklus og godkendelser
• Microsoft Excel til priser, indeksregulering og økonomisk opfølgning
• Power BI til SLA'er, KPI'er og leverandørperformance
• ERP-systemer som SAP til indkøb, ordrer og fakturaer
• CRM-systemer som Salesforce ved kundekontrakter
• SharePoint til dokumenter, versioner og kontraktarkiver
• DocuSign eller tilsvarende til elektroniske underskrifter

Et CLM-system kan sende varsler før en kontrakt udløber. Det kan også holde styr på ansvarlige personer og aftalte milepæle.

Excel bruges stadig meget ved komplekse prismodeller. Det gælder især indeksreguleringer, rabatter og volumenaftaler.

Contract manageren arbejder ofte med data fra flere systemer. Derfor er struktur og dokumentstyring afgørende i jobbet.