Erhvervsvilkår

Parter og roller

Tjenesten udbydes af Vift ApS. For private profiler er Vift ApS selvstændigt dataansvarlig — det ændrer disse vilkår ikke på. For virksomhedens arbejdsplads-data (arbejds-konti, deres samtaler og kontakter) er rollerne omvendt: virksomheden er dataansvarlig, og Vift ApS er databehandler der alene behandler oplysningerne på virksomhedens vegne. Databehandleraftalen nedenfor er en fast del af disse vilkår.

Tjenesten

En virksomhed på Vift People får en virksomhedsside, mulighed for at udgive kort og jobopslag, og en arbejdsplads: virksomheden kan oprette arbejds-konti til sine medarbejdere (navn, stilling og arbejds-mail). En arbejds-konto har sin egen indbakke og kontaktliste og tilhører virksomheden — samtaler og kontakter ført på arbejds-kontoen er virksomhedens data, og de kan overdrages til en kollega når medarbejderen stopper. Virksomheden kan oprette en arbejds-konto, men aldrig aktivere den: medarbejderen aktiverer selv kontoen og accepterer sine egne bruger-vilkår, hvor spillereglerne står i klart sprog. Tjenesten er gratis at bruge i dag; indfører vi betalte ydelser, varsler vi det i god tid, og ingen betaling kan opstå uden virksomhedens aktive tilvalg.

Virksomhedens ansvar

Virksomheden er ansvarlig for at dens oplysninger på Vift People er retvisende (navn, registreringsnummer, domæne og kontaktoplysninger), og for at de personer der handler på virksomhedens vegne, har ret til det. Virksomheden er ansvarlig for at dens medarbejdere overholder Vifts vilkår når de bruger arbejds-konti — herunder forbuddet mod ulovligt, vildledende eller chikanerende indhold og mod misbrug af tjenesten. Bryder en arbejds-konto vilkårene, kan vi lukke kontoen og i alvorlige tilfælde virksomhedens adgang.

Som dataansvarlig for arbejdsplads-sporet er det virksomhedens ansvar at have behandlingsgrundlaget på plads over for sine medarbejdere: medarbejderen skal senest ved aktivering af sin arbejds-konto have klar besked om at kontoen, samtalerne og kontakterne tilhører virksomheden og overdrages ved fratræden. Aktiverings-flowet på Vift People siger det højt, men informationspligten er virksomhedens. Vi har samlet standardtekster (personalepolitik, medarbejder-information, interesseafvejning og anbefalede slettefrister) på hjælpesiden — de er skabeloner virksomheden frit kan bruge, ikke juridisk rådgivning.

Virksomheden må aldrig forsøge at få adgang til medarbejderes private profiler eller private data. Privat og arbejde er adskilt i selve systemet: virksomheden kan se antal samtaler og kontakter på en arbejds-konto — aldrig indholdet. Indhold åbnes kun gennem overdragelse ved fratræden eller vikar-adgang ved fravær, og begge dele logges synligt.

Databehandleraftale

v1, juli 2026 · standard — forhandles ikke individuelt

Denne databehandleraftale (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28) er en fast del af erhvervsvilkårene og gælder for al behandling Vift ApS udfører på virksomhedens vegne i arbejdsplads-sporet.

Behandlingens genstand og varighed. Vift ApS behandler oplysningerne i virksomhedens arbejdsplads-spor: arbejds-konti (navn, stilling, arbejds-mail, evt. billede), deres samtaler og beskedindhold, kontaktlister med noter og mærkater, samt logs over overdragelser og vikar-adgang. De registrerede er virksomhedens medarbejdere og de personer de skriver med. Behandlingen varer så længe virksomheden bruger tjenesten.

Instruks. Vift ApS behandler kun oplysningerne for at levere tjenesten som beskrevet i disse vilkår — det er virksomhedens dokumenterede instruks. Vi behandler aldrig virksomhedens arbejdsplads-data til egne formål, og vi underretter virksomheden hvis en instruks efter vores vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne.

Fortrolighed og sikkerhed. Personer der arbejder for Vift ApS og har adgang til oplysningerne, er underlagt tavshedspligt. Vi beskytter oplysningerne med tekniske og organisatoriske foranstaltninger der passer til risikoen: kryptering af al trafik (TLS), adgangskontrol i alle lag af systemet, drift på servere i EU uden åbne porte udefra, og løbende backup opbevaret adskilt fra driften.

Under-databehandlere. Virksomheden giver en generel godkendelse til at vi bruger under-databehandlere. I dag er det: Cloudflare (netværk og fillagring, EU-jurisdiktionsvalg), SendGrid/Twilio (udsendelse af mails) og OpenAI (tekst-forståelse til søgning — kun udgivet indhold, aldrig beskedindhold). Ændringer i listen varsles på denne side inden de træder i kraft, så virksomheden kan gøre indsigelse. Under-databehandlere er bundet af samme forpligtelser som i denne aftale.

Bistand og brud. Vi bistår virksomheden med at besvare henvendelser fra registrerede (indsigt, sletning m.v.) og med sikkerhed, konsekvensanalyser og tilsyn, i det omfang virksomheden ikke selv kan løse det i tjenesten. Bliver vi bekendt med et brud på persondatasikkerheden der berører virksomhedens data, underretter vi virksomheden uden unødig forsinkelse.

Sletning og tilbagelevering. Ophører virksomhedens brug af tjenesten, sletter vi virksomhedens arbejdsplads-data. Virksomheden kan inden sletningen bede om at få data udleveret i et almindeligt maskinlæsbart format.

Dokumentation og tilsyn. Vi stiller den dokumentation til rådighed der er nødvendig for at virksomheden kan påvise at artikel 28 er overholdt, og vi muliggør og bidrager til revisioner. Konkrete spørgsmål besvares via [email protected].

Opbevaring og sletning

Hvor længe korrespondance og kontakter skal gemmes, er virksomhedens beslutning som dataansvarlig. Vi anbefaler faste slettefrister — fx at samtaler overdraget fra fratrådte medarbejdere gennemgås og ryddes op senest 6 måneder efter fratræden — og har samlet en anbefalet frist-tabel på hjælpesiden. Sletning i tjenesten er manuel og endelig; overdragelse ved fratræden bør ske hurtigst muligt og senest inden for 12 måneder.

Ansvar

Vi gør vores bedste for at holde tjenesten kørende og sikker, men vi kan ikke garantere uafbrudt drift. Vift ApS er ikke ansvarlig for indhold lagt op af brugere eller virksomheder, for kontakt der opstår gennem tjenesten, eller for indirekte tab. Det samlede ansvar for Vift ApS er begrænset til det virksomheden har betalt for tjenesten de seneste 12 måneder — er tjenesten brugt gratis, er ansvaret begrænset til det ufravigelige lovkrav.

Ændringer og ophør

Vi kan opdatere erhvervsvilkårene og databehandleraftalen. Ved en ny version bliver virksomhedens ejer bedt om at acceptere igen ved næste besøg på virksomhedens administrationssider — væsentlige ændringer varsler vi derudover. Virksomheden kan til enhver tid slette sin virksomhed i tjenesten; det sletter virksomhedens data, herunder arbejds-konti med deres samtaler og kontakter, jf. databehandleraftalens punkt om sletning.