Compliance-hjælp til virksomheder
Vejledning — opdateres løbende · Dataansvarlig: Vift ApS
Når din virksomhed opretter arbejds-konti på Vift People, bliver virksomheden dataansvarlig for arbejdspladsens data (se erhvervsvilkårene). Det lyder tungt, men i praksis er det fire ting: fortæl medarbejderne hvordan det virker, skriv det ind i personalepolitikken, dokumentér afvejningen én gang, og hav faste slettefrister. Her er skabeloner til alle fire — kopiér, tilpas navnene, færdig. Skabelonerne er hjælp, ikke juridisk rådgivning.
1. Tekst til personalepolitikken
Sæt dette afsnit ind i jeres personalehåndbog eller IT-politik (tilpas det der står i kantede parenteser):
Arbejds-konti på Vift People
[Virksomheden] bruger Vift People til professionel kontakt med kandidater, kunder og samarbejdspartnere. Din arbejds-konto (navn, stilling og arbejds-mail) er oprettet af [virksomheden] og tilhører [virksomheden] — ligesom din arbejdsmail. Samtaler og kontakter ført på arbejds-kontoen er virksomhedens data.
[Virksomheden] kan se antallet af samtaler og kontakter på din arbejds-konto, men aldrig indholdet. Indhold åbnes kun hvis dine samtaler overdrages til en kollega når du stopper, eller hvis der gives vikar-adgang ved dit fravær — begge dele registreres synligt i systemet.
En eventuel privat profil på Vift People er din egen. [Virksomheden] kan ikke se den — heller ikke at den findes — og må aldrig bede om adgang til den.
2. Information til medarbejderen (oplysningspligten)
Medarbejderen skal have klar besked senest når arbejds-kontoen aktiveres — det er forudsætningen for at overdragelse ved fratræden er lovlig. Aktiverings-flowet på Vift People viser spillereglerne, men send også denne tekst med når I opretter en medarbejder (fx i jeres velkomstmail):
Hej [navn]. Vi har oprettet en arbejds-konto til dig på Vift People, som vi bruger til professionel kontakt. Tre ting er vigtige at vide: (1) Kontoen og dens samtaler og kontakter tilhører [virksomheden]. (2) [Virksomheden] kan se antal samtaler og kontakter — aldrig indholdet. (3) Stopper du hos os, overdrages samtalerne til en kollega, så tråden ikke går tabt for dem du skriver med. Dataansvarlig for arbejds-kontoen er [virksomheden] ([CVR-nr.]); behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at drive virksomhedens kommunikation (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Du kan kontakte [kontaktperson/mail] med spørgsmål, og du har ret til at klage til Datatilsynet. Vift ApS behandler kun data på vores vegne som databehandler.
Har I overenskomst (DA/LO-området): indførelse af nye kontrolforanstaltninger over for eksisterende medarbejdere skal varsles 6 uger før de træder i kraft. Tællerne på Vift People viser kun antal, men varsl hellere en gang for meget end en for lidt.
3. Interesseafvejningen (LIA) — dokumentér den én gang
Behandlingsgrundlaget for arbejds-kontoen er legitim interesse — ikke samtykke (samtykke i ansættelsesforhold anses sjældent for frivilligt). Afvejningen skal bare være dokumenteret. Kopiér og gem denne — den passer til Vift Peoples indretning:
Interesseafvejning — arbejds-konti på Vift People
Formål og interesse: [Virksomheden] har en legitim interesse i at drive og fastholde professionel korrespondance ført i virksomhedens navn, herunder at samtaler kan fortsætte når en medarbejder fratræder — samme princip som for arbejdsmail.
Nødvendighed: Formålet kan ikke nås med mindre indgribende midler: arbejds-kontoen er adskilt fra medarbejderens eventuelle private profil, og virksomheden kan kun se antal — aldrig indhold — i den løbende drift.
Afvejning mod medarbejderens interesser: Indgrebet er begrænset: medarbejderen informeres senest ved aktivering (se punkt 2), konteksten er mærket som virksomhedens fra første besked, privatsfæren er beskyttet i selve systemet (privat profil er usynlig for virksomheden), og indsigt i indhold sker kun ved overdragelse ved fratræden eller vikar-adgang ved fravær — begge synligt logget. Virksomhedens interesse vejer derfor tungere, og behandlingen kan ske efter artikel 6, stk. 1, litra f.
Dato og ansvarlig: [dato] · [navn/rolle]
4. Anbefalede slettefrister
Fristerne er virksomhedens ansvar som dataansvarlig — det her er vores anbefalede udgangspunkt (baseret på almindelig dansk praksis). Sletning i tjenesten er manuel: sæt en fast årlig oprydningsdag i kalenderen.
| Data | Anbefalet frist |
|---|---|
| Samtaler overdraget fra en fratrådt medarbejder | Gennemgå og ryd op senest 6 måneder efter fratræden; behold kun det der fortsat er sagligt behov for |
| Selve overdragelsen | Hurtigst muligt efter fratræden — en passiv konto må aldrig stå urørt over 12 måneder |
| Korrespondance med kunder og samarbejdspartnere | Løbende vurdering; typisk op til 5 år (forældelse) |
| Korrespondance med jobkandidater (afslag) | 6 måneder efter afslag, medmindre kandidaten har bedt jer gemme den længere |
| Kontakter uden aktiv relation | Ryd op ved den årlige gennemgang |
Spørgsmål om indsigt og sletning fra medarbejdere
Beder en medarbejder (eller fratrådt medarbejder) om indsigt eller sletning i arbejdspladsens data, er det virksomheden der svarer — Vift ApS bistår som databehandler. Skriv til [email protected] hvis I har brug for hjælp til at finde eller udlevere data.