HubSpot: hvad det er, hvem der kan det, og hvad de tjener

HubSpot bruges til at samle arbejdet med kunder og potentielle kunder i én platform. Det kan erstatte en kombination af regneark, CRM, e-mailværktøjer og separate salgs- og servicesystemer.

Kernen er HubSpots CRM. Her kan virksomheden gemme kontaktpersoner, virksomheder, salgsmuligheder, aktiviteter og historik. Det giver salg, marketing og kundeservice adgang til de samme kundeoplysninger.

Salgsteams bruger typisk Sales Hub til leads, salgsaktiviteter, møder, tilbud, pipelines og rapportering. En sælger kan se, hvor en mulighed befinder sig, hvad der tidligere er sket, og hvad næste aktivitet er.

Marketingteams bruger Marketing Hub til blandt andet formularer, e-mailmarketing, segmentering, kampagner, lead nurturing og automatisering. Aktivitet fra marketing kan kobles direkte til kontakten i CRM-systemet.

Kundeservice kan bruge Service Hub til henvendelser, tickets, help desk, vidensbase, kundeportal og rapportering. Det betyder, at supportmedarbejderen kan se kundens øvrige relation til virksomheden samtidig med sagen.

HubSpot bruges også til websites og indhold gennem Content Hub. Data Hub bruges til at samle, synkronisere og forbedre data mellem HubSpot og andre systemer.

Workflows er en vigtig del af større HubSpot-opsætninger. De kan eksempelvis fordele leads, oprette opgaver, ændre egenskaber, sende interne beskeder eller starte andre processer, når bestemte betingelser er opfyldt.

Danske virksomheder bruger også HubSpot sammen med andre forretningssystemer. Integrationer til blandt andet Business Central, e-conomic og Uniconta tilbydes af folk, der arbejder med HubSpot. HubSpot kan desuden forbindes med andre systemer gennem apps, datasynkronisering og API'er.

HubSpot bruges især af virksomheder, hvor salg, marketing og kundeservice arbejder med de samme kunder og har brug for fælles data.

Typiske brugere er marketingmedarbejdere, sælgere, account managers, salgsledere, customer success-teams og kundeservice. RevOps-medarbejdere og CRM-ansvarlige arbejder ofte med strukturen på tværs af afdelingerne.

HubSpot er udbredt blandt B2B-virksomheder, softwarevirksomheder, konsulenthuse, bureauer, servicevirksomheder og vækstvirksomheder. Platformen bruges også af større virksomheder med mere komplekse salgs- og kundeprocesser.

Den københavnske softwarevirksomhed Make Influence er et dansk eksempel. Virksomheden samlede marketing, salg og kundeservice i HubSpot efter tidligere at have arbejdet med blandt andet Pipedrive og ActiveCampaign. Virksomheden integrerede også data fra sin egen platform med CRM-systemet.

HubSpot passer især godt, når problemet er fragmenterede kundedata. Det kan være marketing, der har én version af kunden, mens salg og kundeservice arbejder i andre systemer.

En mindre virksomhed kan bruge HubSpot forholdsvis enkelt som CRM. Kompleksiteten vokser, når flere teams, markeder, pipelines, integrationer og automatiseringer bliver lagt ind i samme løsning.

En, der kan HubSpot, bliver ofte hentet ind, når platformen teknisk fungerer, men virksomhedens processer ikke længere gør det.

En almindelig opgave er implementering eller oprydning af CRM-strukturen. Vedkommende gennemgår kontakter, virksomheder, deals, properties, associations, pipelines og lifecycle stages. Målet er en datamodel, som passer til den måde virksomheden faktisk sælger og servicerer på.

Migrering til HubSpot er en anden typisk opgave. Data kan komme fra Salesforce, Microsoft Dynamics, Pipedrive, ActiveCampaign, regneark eller andre systemer. Felter skal matches, relationer bevares og dubletter eller mangelfulde data håndteres.

HubSpot har værktøjer til både import, datasynkronisering og overførsel fra andre systemer. En kompleks migrering kræver stadig planlægning, fordi forskellige CRM-systemer ikke nødvendigvis organiserer kunder, aktiviteter og salgsmuligheder på samme måde.

Workflows er et område, hvor virksomheder ofte får brug for hjælp. En, der kan HubSpot, kan bygge automatiseret lead routing, opgavefordeling, opfølgning, datavedligeholdelse og processer mellem marketing, salg og service.

Fejlsøgning af workflows er også almindeligt. En kontakt kan blive tilmeldt den forkerte proces, en aktivitet kan blive oprettet flere gange, eller en egenskab kan blive overskrevet af en anden automatisering.

Integrationer er en anden central opgave. HubSpot skal måske udveksle data med ERP, økonomisystem, webshop, produktplatform eller andre interne systemer. Vedkommende vurderer, om en eksisterende app, HubSpot Data Sync eller en specialbygget API-integration er mest passende.

Datakvalitet bliver ofte et problem i ældre HubSpot-portaler. Der kan være dubletter, overflødige properties, uklare lifecycle stages eller forskellige definitioner af et kvalificeret lead. En, der kan HubSpot, kan rydde strukturen op og etablere tydelige regler for data.

Rapportering er ofte tæt forbundet med denne oprydning. Dashboards giver kun mening, hvis pipelines, stages, kilder og aktiviteter bliver registreret konsekvent. Vedkommende kan derfor arbejde både med rapporten og de processer, som skaber dataene.

Brugerrettigheder kan også kræve gennemgang. HubSpot understøtter forskellige rettigheder til data og funktioner. En, der kan HubSpot, kan strukturere adgangen, så eksempelvis sælgere, marketing, service og administratorer har de nødvendige muligheder uden at alle administrerer hele portalen.

Marketingopsætninger kan kræve hjælp til segmentering, formularer, e-mails, abonnementstyper og automatiserede kunderejser. Her er opgaven ofte at få CRM-data og marketingprocesser til at hænge sammen frem for blot at oprette en kampagne.

I større virksomheder arbejder folk, der arbejder med HubSpot, ofte med Revenue Operations. Fokus er at få marketing, salg og customer success til at arbejde efter samme datamodel og sammenhængende processer.

HubSpot Academy er den officielle og mest direkte vej til at lære platformen. Academy indeholder kurser, praktiske lektioner og certificeringer inden for HubSpots egne værktøjer.

Det er en fordel at begynde med selve CRM-strukturen. Man bør forstå kontakter, virksomheder, deals, properties, associations, pipelines og lifecycle stages, før man bygger mange automatiseringer ovenpå.

For salgsarbejde er HubSpot Sales Hub Software en relevant officiel certificering. Den gennemgår blandt andet kontakter, leads, opgaver, deals og salgsrapportering.

For marketingfolk er HubSpot Marketing Hub Software den centrale produktcertificering. Den arbejder med blandt andet kontaktdata, segmentering, kampagner, formularer, e-mail, workflows og rapportering.

For kundeservice findes Service Hub Software Certification Course. Her arbejdes blandt andet med help desk, vidensbase, kundeportal, feedback og servicerapportering.

HubSpot Reporting Certification er relevant for personer, der skal bygge og forstå rapportering på tværs af CRM, marketing, salg og service.

Revenue Operations Certification er relevant for fagpersoner, der arbejder med processerne mellem marketing, salg og customer success frem for kun ét HubSpot-modul.

HubSpots Knowledge Base er den vigtigste løbende reference til konkrete funktioner. Den beskriver blandt andet workflows, imports, datasynkronisering, brugerrettigheder og administration af CRM-data.

Praktisk erfaring er afgørende. En, der kan HubSpot, skal ikke kun vide, hvor funktionerne findes. Vedkommende skal kunne oversætte en virksomheds salgs- og kundeprocesser til en enkel datamodel, automatisering og rapportering, som medarbejderne faktisk kan bruge.