Event Marketing Manager

En event marketing manager bruger fysiske og digitale arrangementer som salgskanal. Forskellen fra en klassisk eventkoordinator er formålet: eventet skal levere leads, møder og omsætning, ikke bare afvikles uden fejl.

Arbejdet er projektledelse med en hård deadline. Datoen kan ikke rykkes, når 400 mennesker har sat den i kalenderen.

Typiske opgaver:

• Lægge årshjul for events: hvilke messer, hvilke egne arrangementer, hvilke webinarer.
• Booke stand på messer som Hi Herning, Foodexpo, Formland, Building Green eller internationale messer i Hannover og München.
• Designe og bestille standen sammen med en standbygger. Grafik, møbler, skærme, lys og strøm.
• Vælge og forhandle med venues: Bella Center, Øksnehallen, Comwell, Docken, Musikhuset Aarhus eller et hotel.
• Styre budget og leverandøraftaler: catering, AV, scene, fotograf, tolke og transport.
• Skrive og udsende invitationer, sætte tilmeldingsside op og køre påmindelser.
• Køre annoncering for eventet på LinkedIn og i e-mail, ofte sammen med marketingafdelingen.
• Brief sælgere: hvem taler med hvem, hvad spørger vi om, hvordan registreres en lead på standen.
• Køre selve dagen: opsætning, tidsplan, talere, brandslukning når AV'en fejler.
• Følge op bagefter: leads i CRM, takke-mails, evaluering og opgørelse af pipeline.

En almindelig arbejdsdag

Størstedelen af året er kontorarbejde. Regneark med budget, mails til leverandører, opfølgning på tilmeldinger og møder med produktafdelingen om indhold.

Tæt på et event ændrer rytmen sig. Der er tjeklister, leverandørdeadlines og en fragtseddel, der ikke er kommet. Selve eventdagene er lange, står-op-arbejde, og ofte i weekender eller på rejse.

Efter eventet kommer den del, mange springer over: at gøre op, om det virkede. Hvor mange leads, hvor mange møder, hvor stor en andel blev til tilbud.

Hvad rollen måles på

• Antal registrerede og faktisk fremmødte. Frafaldet på gratis B2B-events er typisk 20-40 procent.
• Cost per lead sammenlignet med andre marketingkanaler.
• Antal bookede møder og pipeline-værdi skabt på eventet.
• Deltagertilfredshed og genkøb til næste års arrangement.

Brancher

B2B-virksomheder med lange salgsprocesser er den største aftager: software, industri, byggeri, medicoteknik, rådgivning og finans. Derudover messearrangører, brancheforeninger, fagforeninger og eventbureauer. Medicinalbranchen har egne skrappe regler for, hvad man må invitere sundhedspersonale til.

Regler man skal kende i hverdagen

Tilmeldingslister er personoplysninger. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) kræver et lovligt grundlag for at behandle dem, og markedsføringsloven kræver samtykke, før man sender nyhedsbreve til deltagere bagefter. Forbrugerombudsmanden fører tilsyn med det. Fotos fra eventet må ikke bruges frit i markedsføring uden samtykke, og Datatilsynet har vejledt om netop situationsbilleder.

Skal du servere alkohol i egne lokaler mod betaling, kræver det alkoholbevilling efter restaurationsloven. Ved større arrangementer kan lokal politimyndighed kræve en sikkerhedsplan, og Beredskabsstyrelsens regler om midlertidige overnatningsarrangementer og forsamlingstelte kan gælde. Reglerne håndteres typisk af venue eller producent, men det er dig, der skal spørge.

Hvis du skal hyre en

Bed om tal fra et konkret event: budget, antal deltagere, antal leads og hvad de blev til. Spørg til et event, hvor noget gik galt, og hvad personen gjorde. Spørg også, om personen selv har stået for budgetopfølgning eller kun for koordinering — det er to niveauer.

Event marketing manager er ikke en beskyttet titel. Der findes ingen autorisation. Erfaring fra rigtige arrangementer vejer tungere end papir.

De mest almindelige uddannelsesveje:

• Serviceøkonom med speciale i event, erhvervsakademiuddannelse på 2 år. Den mest direkte vej.
• Markedsføringsøkonom, 2 år, hvis du vil have salgs- og budgetdelen med.
• Professionsbachelor i international hospitality management eller i innovation og entrepreneurship, 1½ år oven på en akademiuddannelse.
• Oplevelsesøkonomi, turisme eller kommunikation på universitetet, samlet 5 år. RUC, AAU og SDU har relevante linjer.
• Cand.merc. i marketing, hvis du sigter mod en managerrolle i en større B2B-virksomhed.

Adgangskravene til erhvervsakademiuddannelserne er typisk en gymnasial eksamen med engelsk C og matematik C. Kravene fastsættes i adgangsbekendtgørelsen under Uddannelses- og Forskningsministeriet og kan ændre sig. Ansøgning sker gennem optagelse.dk.

Den praktiske vej ind

Dette fag rekrutterer i høj grad på erfaring, du selv har opsøgt.

• Vær frivillig på en festival eller en konference. Roskilde Festival, Smukfest, Kulturmødet og Folkemødet bruger tusindvis af frivillige med reelt ansvar.
• Sid i en studenterforening eller en fredagsbar med budgetansvar. Det tæller.
• Tag studiejob som eventassistent hos et bureau, et hotel eller et konferencecenter.
• Lær Excel ordentligt. Budget, deltagerlister og leverandøroversigter lever i regneark.
• Lær et marketing automation-system. Det er ofte det, der skiller en koordinator fra en manager.

Der findes ingen krævet certificering. Nogle tager kurser i projektledelse som PRINCE2 Foundation eller PMI, hvilket vægtes i større virksomheder. Kursus i førstehjælp og elementær brandbekæmpelse er praktisk og forventes nogle steder.

Første job

De fleste starter som eventkoordinator, marketingassistent eller projektassistent. Herfra tager det typisk to til fire år at få managertitlen med eget budget.

Eventbureauer og messearrangører ansætter oftest juniorer. In-house B2B-stillinger kræver som regel, at du har afviklet noget selv i forvejen.

Karriereveje derfra

• Senior event manager med ansvar for et helt årsprogram.
• Field marketing manager, en udbredt titel i internationale softwarevirksomheder.
• Marketing manager eller kampagneansvarlig, hvis du bevæger dig mod hele marketingmikset.
• Projektleder i et eventbureau eller hos en messearrangør.
• Konferencechef eller Head of Events i en brancheforening.
• Freelance projektleder. Muligt, men sæsonpræget og afhængigt af netværk.

Vær opmærksom på arbejdstiden. Aftener, weekender og rejsedage hører til faget. Perioder med meget lav aktivitet skiftes med uger, hvor alt sker på én gang.

Tilmelding og deltagerhåndtering

• Billetto, Ticketmaster Business eller Nemtilmeld til billetter og tilmelding. Nemtilmeld er udbredt i danske foreninger.
• Eventbrite til mindre og internationale arrangementer.
• Cvent eller Bizzabo i større, internationale setups.
• Check-in via app eller QR-scanning ved indgangen, ofte leveret af billetsystemet.

Marketing og opfølgning

• HubSpot, Salesforce eller Dynamics 365 til leads, invitationer og opfølgning.
• Marketing automation som HubSpot, Mailchimp eller Ubivox til invitationsflows og påmindelser.
• LinkedIn Campaign Manager til at annoncere for B2B-events.
• Google Analytics 4 til at måle trafik på tilmeldingssiden.

Digitale og hybride events

• Zoom Webinars, Microsoft Teams Live Events eller GoTo Webinar.
• Slido eller Mentimeter til afstemninger og spørgsmål fra salen.
• Streamingleverandør og AV-firma ved større produktioner.

Planlægning og drift

• Excel eller Google Sheets. Stadig det vigtigste værktøj: budget, deltagerliste, leverandøroversigt, køreplan.
• Asana, Monday, Trello eller Notion til opgaver og deadlines på tværs af team.
• Køreplan i et delt dokument, som alle på pladsen har på telefonen.
• Canva eller Figma til skilte, badges og standgrafik. Adobe InDesign ved trykt materiale.

Fysisk produktion

• Standtegninger fra standbygger, typisk i pdf eller 3D-visualisering.
• Plantegning af lokalet, bordopstilling og flugtveje.
• Leverandøraftaler og forsikringspapirer. Gem dem samlet ét sted.

I praksis går de fleste dage med et regneark, et CRM og en mailindbakke fuld af leverandører.