Sales Operations Manager (SalesOps)

En sales operations manager er salgets maskinrum. Sælgerne taler med kunder. Du sørger for, at alt omkring dem virker: systemet, dataene, tallene og processen fra tilbud til faktura.

Rollen opstår som regel, når salgschefen bruger to dage hver måned på at rette i regneark. Eller når to rapporter viser to forskellige omsætningstal. Så ansætter man en SalesOps.

En typisk arbejdsdag

Morgenen starter med fejl. En integration mellem CRM og ERP fejlede i nat, så 30 ordrer mangler. Du finder årsagen, kører dem igen og skriver til de berørte sælgere.

Midt på dagen kommer en sælger med et tilbud, systemet ikke vil godkende. Rabatten er over hans grænse. Du sender det videre i godkendelsesflowet og retter samtidig en regel, der har drillet tre gange.

Om eftermiddagen bygger du månedens pipeline-rapport. Du opdager, at 40 aftaler har en lukkedato, der ligger bagud i tid. Du sender en liste til hver landechef og sætter en automatisk påmindelse op, så det ikke sker igen.

Typiske opgaver

• CRM-administration: felter, brugere, rettigheder, valideringsregler, automatiseringer og releases.
• Datakvalitet: dubletter, døde leads, forkerte CVR-numre, manglende kontaktpersoner. Det er aldrig færdigt.
• Forecast-processen i praksis: indsamle tal, tjekke dem, sammenligne med sidste måned og udstille afvigelser.
• Rapportering: dashboards til direktion, salgschefer og den enkelte sælger. Tre helt forskellige behov.
• Kvoter og territorier: fordele budget på sælgere, lande og kundegrupper og vedligeholde det ved omlægninger.
• Provisionsafregning: beregne bonus, håndtere tvivlssager og levere grundlaget til lønkørslen.
• Deal desk: kvalitetssikre store tilbud, tjekke priser, vilkår og godkendelser før de sendes.
• Systemlandskabet: integrationer mellem CRM, ERP, tilbudsværktøj og marketingplatform. Og oprydning i værktøjer, ingen bruger.
• Onboarding: give nye sælgere adgange, opsætning og en kort systemintroduktion i uge ét.

Hvor rollen findes

SaaS og tech er den største aftager i Danmark. Derefter medico og pharma, industri- og komponentvirksomheder med eksport, shipping og logistik samt større B2B-servicehuse. Fælles træk er mange sælgere, flere lande eller mange små transaktioner.

Titlen dækker vidt. I en virksomhed med 200 sælgere leder du et team på tre til seks personer og har specialister til data og systemer. I en vækstvirksomhed med 15 sælgere er du alene og laver alt selv, fra Salesforce-opsætning til bonusregneark.

Hvem du arbejder sammen med

Salgschefer er dine primære kunder. Økonomi bruger dine tal til rapportering og skal kunne genkende dem. IT skal godkende integrationer og adgange. Marketing afleverer leads til dig og vil vide, hvad der blev af dem.

Du har sjældent personaleansvar for sælgere. Du har heller ikke eget salgsbudget. Til gengæld kan du blokere en ordre, hvis den ikke er godkendt korrekt.

Det svære ved rollen

Du bliver mest synlig, når noget går galt. Fungerer systemerne, er der stille. Derfor er det en rolle, hvor du selv skal fortælle, hvad du har fjernet af spild.

Den typiske faldgrube er at blive supportfunktion. Sidder du hele dagen og retter enkeltsager i CRM, når du aldrig at fjerne årsagen. De dygtige sætter tid af til at automatisere det, de laver tredje gang.

Regler du skal kende

Dit CRM er fyldt med personoplysninger om kunder og kontaktpersoner. Datatilsynet stiller krav om formål, adgangsstyring og sletning, og databeskyttelsesforordningen kræver, at du kan svare på, hvor længe data må ligge. Slettepolitik i CRM er typisk SalesOps' bord.

Sender salg eller marketing e-mails til nye leads, sætter markedsføringsloven krav om forudgående samtykke, og Forbrugerombudsmanden fører tilsyn. Dokumentation for samtykket skal kunne fremvises, og det ligger som regel i systemerne, du ejer.

Ordrer og fakturaer skal kunne følges. Bogføringsloven stiller krav om digital bogføring og opbevaring af transaktionsspor, hvilket rammer overleveringen fra CRM til ERP. Endelig bruger mange CVR-registret hos Erhvervsstyrelsen til at berige kundedata med korrekt selskabsnavn og adresse.

Der er ingen uddannelse, der hedder sales operations. Faget er ikke lovreguleret, og der findes ingen autorisation. De fleste lærer det i jobbet, oven på en kommerciel eller talnær baggrund.

De mest almindelige uddannelser

Markedsføringsøkonom eller finansøkonom på et erhvervsakademi tager to år. Adgangskravet er typisk en gymnasial eksamen eller relevant erhvervsuddannelse med matematik og engelsk på fastsatte niveauer. De præcise krav står hos Uddannelsesguiden. Derfra kan du bygge på med en professionsbachelor i international handel og markedsføring på halvandet år.

På universitetet er HA og cand.merc. den brede vej, tre plus to år. Cand.merc.dat, datalogi-økonomi og HA(it.) er særligt gode her, fordi rollen ligger mellem forretning og systemer. Copenhagen Business School, Aarhus BSS, Syddansk Universitet og Aalborg Universitet udbyder varianterne.

De fire veje ind

• Fra sælgerstolen. En indesælger eller SDR, der er bedre til systemet end til kolde opkald, og som ender med at bygge teamets rapporter. Meget almindelig indgang i SaaS.
• Fra sales support eller ordrekontor. Du kender ordreflowet, ERP'et og alle undtagelserne. Derfra udvider du til data og rapportering.
• Fra økonomi. En business controller tæt på salget. Har tallene, skal lære sælgernes hverdag at kende.
• Fra IT eller CRM-konsulenthuset. En Salesforce- eller Dynamics-konsulent, der går ind på kundesiden. Har systemet, skal lære forretningen.

Certificeringer der reelt bliver spurgt til

Salesforce Administrator er den tungeste. Den udstedes af Salesforce, og mange danske stillingsopslag nævner den direkte. Salesforce Advanced Administrator og Platform App Builder er næste skridt. Arbejder du i Microsoft-verdenen, findes Microsoft Certified: Dynamics 365 Sales Functional Consultant Associate. HubSpot udsteder gratis certificeringer i Sales Hub og Revenue Operations.

Dertil kommer det, der reelt gør en forskel: SQL og Power BI. Kurser i dem findes bredt, blandt andet gennem akademiuddannelserne i AMU- og VEU-systemet. Lean- eller Six Sigma green belt bruges af nogle til procesarbejdet.

Hvad arbejdsgivere kigger efter

De kigger efter, om du selv kan bygge noget. Kan du opsætte et flow i Salesforce, skrive en SQL-forespørgsel og lave en rapport, ingen har bedt om, men alle bruger, er du foran. Anciennitet betyder mindre end konkrete eksempler.

Derefter kommer tålmodighed. Meget af arbejdet er at overtale travle sælgere til at udfylde felter. Engelsk på arbejdsniveau er standard, fordi systemer og leverandører er internationale.

Hvor fører rollen hen

Den naturlige vej er head of sales operations eller revenue operations, hvor marketing- og kundeserviceprocesser kommer med. Derfra videre til commercial excellence eller en kommerciel chefrolle. Nogle går den tekniske vej og bliver CRM-arkitekt eller konsulent. Andre skifter til business controlling, fordi tallene alligevel er halvdelen af jobbet.

En sales operations manager ejer værktøjskassen, resten af salget arbejder i.

CRM'et er omdrejningspunktet. Salesforce er mest udbredt i større danske virksomheder, HubSpot i vækst- og SaaS-virksomheder, Microsoft Dynamics 365 Sales i Microsoft-tunge organisationer. Pipedrive ses i mindre teams. Du skal kunne administrere systemet, ikke bare bruge det: felter, flows, valideringsregler, rettigheder og testmiljøer.

Typiske værktøjer:

• CRM-administration: Salesforce Flow, Dynamics-opsætning eller HubSpot workflows. Sandbox-miljø til test før release.
• Tilbud og priser: CPQ-værktøjer som Salesforce CPQ, DealHub eller PandaDoc til rabatregler og godkendelser.
• Data og analyse: SQL mod datawarehouset, Power BI eller Tableau til dashboards. Excel til alt det, der skal gå stærkt.
• Integration: Zapier eller Make til de små ting. Mulesoft, Boomi eller egne API-integrationer mellem CRM og ERP.
• ERP: SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic eller NetSuite. Du skal kende overleveringen fra ordre til faktura.
• Provision: Varicent, Xactly eller en gennemtestet Excel-model. Fejl her opdages med det samme.
• Datakilder: CVR-registret hos Erhvervsstyrelsen til selskabsdata, LinkedIn Sales Navigator og berigelsesværktøjer til kontaktdata.
• Support og drift: Jira eller et ticketsystem, så CRM-ønsker ikke kommer som beskeder på Teams.

Et praktisk råd fra faget: dokumentér dine opsætninger. Har du bygget 40 automatiseringer uden noter, er du selv fanget om et år.

Bemærk at berigelse af kontaktdata fra eksterne kilder er behandling af personoplysninger. Datatilsynet forventer, at der er et lovligt grundlag og at de registrerede kan oplyses om det.