Workday: hvad det er, hvem der kan det, og hvad de tjener

Workday-færdighed er evnen til at arbejde sikkert og struktureret i Workday og omsætte HR-, økonomi- eller organisationsprocesser til løsninger i platformen. Niveauet spænder fra daglig brug til avanceret konfiguration, rapportering, sikkerhed og integrationer.

Workday er ikke kun et register over medarbejdere. Platformen bruges blandt andet til Human Capital Management, rekruttering, compensation, benefits, payroll, læring og finansielle processer. En persons Workday-kompetence skal derfor altid vurderes i forhold til de områder, vedkommende faktisk har arbejdet med.

En HR-medarbejder med Workday-erfaring kan eksempelvis håndtere medarbejderdata, organisatoriske ændringer, jobændringer, ansættelser og andre HR-processer. En Workday-konfigurationsspecialist kan derimod ændre selve opsætningen, så processerne følger virksomhedens regler og organisationsstruktur.

Business Processes er centrale i Workday. De styrer, hvordan eksempelvis en ansættelse, ændring eller godkendelse bevæger sig gennem organisationen. Workday beskriver Business Process Framework som en grundlæggende del af platformen, hvor opgaver kan sendes til bestemte roller og sikkerhedsgrupper ud fra organisation, hierarki og betingelser.

En stærk Workday-specialist kan derfor analysere en forretningsproces og konfigurere relevante trin, godkendelser, betingelser og roller. Personen forstår samtidig konsekvenserne af ændringen for andre Workday-funktioner.

Sikkerhed er en anden central del af færdigheden. Workday bruger security groups, domain security policies og business process security policies til at styre, hvilke data og handlinger en bruger kan få adgang til. En erfaren administrator kan analysere adgangsproblemer og ændre rettigheder uden unødigt at give bred adgang.

Organisationsmodellen er også vigtig. Workday bruger organisationer, roller og hierarkier til blandt andet processer, sikkerhed, rapportering og staffing. En specialist skal forstå denne struktur, fordi en dårlig organisationsopsætning kan påvirke mange dele af systemet samtidig.

Rapportering er et selvstændigt kompetenceområde. En Workday-specialist kan bygge rapporter, vælge relevante datakilder og forstå relationerne mellem Workdays business objects. På mere avanceret niveau bruges calculated fields til at beregne, transformere eller hente data, som ikke findes direkte som et enkelt rapportfelt.

Calculated fields kan også bruges i business processes og integrationer. Derfor kræver avanceret Workday-arbejde forståelse for platformens datamodel og sammenhængen mellem forskellige objekter frem for kun kendskab til brugerfladen.

Integrationer er endnu et specialområde. Workday kan forbindes med eksterne systemer gennem blandt andet Workday Web Services, REST API'er og Workdays integrationsværktøjer. Integrationsspecialister arbejder samtidig med den sikkerhed, der bestemmer, hvilke Workday-data integrationen må læse eller ændre.

Workday-færdighed handler også om fejlsøgning. Hvis en godkendelse går til den forkerte leder, en medarbejder ikke kan se en opgave eller en rapport viser uventede data, skal specialisten kunne følge sammenhængen mellem organisation, rolle, sikkerhed, business process og data.

Den stærkeste Workday-kompetence er derfor sjældent bare at kende mange menupunkter. Den viser sig ved at forstå, hvordan en ændring ét sted påvirker processer, sikkerhed, rapportering, integrationer og brugere andre steder i løsningen.

Workday-færdighed er vigtig i organisationer, der bruger Workday som centralt system for medarbejder-, organisations-, løn- eller finansdata. Jo mere af virksomhedens drift der ligger i Workday, desto større bliver behovet for personer, som forstår platformens struktur.

HR- og People Operations-medarbejdere bruger Workday til den daglige håndtering af medarbejdernes livscyklus. Det kan være ansættelser, organisatoriske ændringer, jobændringer, fravær, compensation og andre HR-processer afhængigt af virksomhedens Workday-løsning.

HRIS- og Workday-specialister arbejder typisk mere teknisk og funktionelt med platformen. De oversætter HR-behov til konfiguration, tester ændringer, vedligeholder processer og hjælper brugere, når systemets adfærd ikke matcher den forventede proces.

Typiske roller er Workday Administrator, Workday Consultant, Workday Functional Consultant, HRIS Specialist, HRIS Manager, Workday Analyst og Workday Product Owner. Der findes desuden specialister inden for eksempelvis HCM, Recruiting, Compensation, Benefits, Payroll, Financial Management, Reporting, Security og Integrations.

Workday-færdigheden er særlig vigtig ved implementering. Her skal organisationens struktur, roller, processer og data omsættes til Workday. Dårlige designvalg under implementeringen kan senere gøre rapportering, sikkerhed og ændringer unødigt komplicerede.

Kompetencen er også vigtig efter go-live. Workday er ikke et system, der blot konfigureres én gang. Organisationer ændrer sig, nye krav opstår, processer forbedres, og platformen udvikles. Der er derfor løbende behov for analyse, test og konfiguration.

Ved reorganiseringer bliver Workday-kompetence særlig relevant. Ændringer i organisationer, ledelsesrelationer eller roller kan påvirke business processes, sikkerhed og rapportering. En erfaren specialist vurderer derfor følgevirkningerne før ændringen gennemføres.

Sikkerhedskritiske ændringer kræver også specialviden. Hvis en medarbejder får den forkerte security group, kan personen enten mangle nødvendige funktioner eller få adgang til oplysninger og handlinger, som rollen ikke bør have.

Workday-færdigheden er desuden vigtig ved integrationer til eksempelvis lønsystemer, identitetsstyring, økonomisystemer eller andre HR-platforme. Her skal specialisten forstå både Workday-data og det eksterne systems behov.

I større organisationer opdeles kompetencen ofte mellem funktionelle og tekniske profiler. En HCM-konsulent kan være meget stærk i Core HCM og business processes uden at være integrationsspecialist. Derfor bør Workday ikke behandles som én enkelt kompetence, hvor alle erfarne profiler kan det samme.

Workday læres bedst ved at kombinere officiel uddannelse med praktisk arbejde i et Workday-miljø. Grundlæggende navigation kan læres relativt hurtigt, men konfiguration kræver erfaring med de afhængigheder, som findes mellem data, organisationer, sikkerhed og processer.

Workday tilbyder Learn with Workday som officiel læringsvej. Workday Basics Series giver grundlæggende forståelse af blandt andet navigation, Workday-terminologi, business processes, sikkerhedsrettigheder og sammenhængen mellem Workday-produkter.

Workday in Action Series er rettet mod praktisk brug af platformen. Her arbejdes blandt andet med business processes, worker data og produktspecifikke opgaver inden for områder som Human Capital Management, payroll, benefits, compensation, recruiting og financial management.

For administratorer og konfigurationsspecialister tilbyder Workday Education mere specialiserede Product Configuration Courses. Disse er relevante, når personen skal kunne ændre Workday frem for kun at bruge den eksisterende konfiguration.

Workday Pro er Workdays officielle certificeringsprogram for professionelle Workday-brugere og specialister. Programmet omfatter forskellige certificeringer inden for blandt andet HCM Core, Recruiting, Compensation, Benefits, Learning og tværgående platformadministration. Workday angiver, at Workday Pro-certificering er tilgængelig for kunder og partnere.

Det er en vigtig forskel for personer, der vil ind i området. De mest specialiserede Workday-uddannelser og certificeringer hænger tæt sammen med Workdays kunde- og partnerøkosystem. Man kan derfor godt begynde med Learn with Workday uden at være ansat hos en Workday-kunde, men adgang til den dybere praktiske træning bliver typisk lettere gennem arbejde hos en kunde eller Workday-partner.

Praktisk træning bør begynde med business processes. Vælg eksempelvis en ansættelsesproces og forstå, hvem der starter den, hvilke roller der udfører de enkelte trin, hvilke godkendelser der findes, og hvordan sikkerheden påvirker processen.

Derefter er Workdays organisationsmodel vigtig. Træn forståelsen af organisationer, roller og hierarkier og undersøg, hvordan de påvirker routing, rapportering og adgang.

Sikkerhed bør trænes systematisk. Lær forskellen på security groups, domain security og business process security. Øv derefter fejlsøgning på konkrete scenarier, hvor en bruger enten mangler eller har forkert adgang.

Rapportering er en god vej til at lære Workdays datamodel. Start med almindelige rapporter og gå videre til business objects, related business objects og calculated fields. Det lærer personen, hvordan Workday-data faktisk hænger sammen.

På integrationssporet bør træningen omfatte Workdays integrationsarkitektur, web services, REST API'er og sikkerhed for integrationsbrugere. Det er et selvstændigt fagområde og bør ikke forventes af enhver funktionel Workday-specialist.

En Workday-certificering kan dokumentere struktureret produktviden, men specialistniveau kræver praktisk erfaring. Den svære læring opstår, når en ændring virker korrekt i ét område, men giver en uventet effekt i en anden proces, rapport eller sikkerhedsregel.

Start med at spørge, hvilke Workday-moduler og områder personen faktisk har arbejdet med. Et svar som Workday-ekspert er for bredt til at sige ret meget. En erfaren kandidat kan præcist beskrive erfaring med eksempelvis Core HCM, Recruiting, Compensation, Reporting, Security eller Integrations.

Spørg derefter, om personen primært har været bruger, administrator eller konfigurationsspecialist. En person kan have arbejdet dagligt i Workday i lang tid uden nogensinde at have konfigureret platformen.

Bed kandidaten gennemgå en Business Process, som vedkommende selv har ændret. Spørg, hvad processen skulle løse, hvilke trin og betingelser der blev ændret, hvordan sikkerheden blev håndteret, og hvordan løsningen blev testet.

Sikkerhed er et godt testområde. Giv et eksempel, hvor en HR-medarbejder ikke kan se en bestemt rapport eller udføre en opgave. En erfaren specialist bør begynde at undersøge security groups, domain security, business process security og brugerens organisatoriske rolle frem for blot at tildele mere adgang.

Spørg også til Workdays organisationsmodel. Kandidaten bør kunne forklare, hvordan organisationer, roller og hierarkier påvirker processer og sikkerhed. Det er centralt for at forstå Workday på konfigurationsniveau.

Ved rapporteringsroller kan man spørge om business objects og calculated fields. En erfaren profil kan forklare, hvorfor et ønsket datapunkt ikke altid findes direkte på rapportens primære business object, og hvordan relaterede objekter eller calculated fields kan bruges.

Ved integrationsroller bør kandidaten kunne forklare, hvordan en integration får adgang til Workday-data. Et stærkt svar omfatter ikke kun API'et, men også integrationsbrugere, sikkerhedsgrupper og de relevante sikkerhedspolitikker.

Spørg om en Workday-ændring, der havde en uventet konsekvens. Det er ofte mere afslørende end en vellykket standardkonfiguration. En erfaren kandidat kan beskrive, hvordan afhængigheden blev fundet, rettet og testet.

Se også efter testdisciplin. En stærk Workday-specialist ændrer ikke kritiske business processes eller sikkerhed direkte uden at tænke på testscenarier, forskellige brugerroller og påvirkning af eksisterende processer.

Workday Pro-certificering kan være god dokumentation for verificeret Workday-viden inden for et specifikt område. Certificeringen bør stadig vurderes sammen med praktisk erfaring. Den stærkeste Workday-profil kan forklare ikke kun, hvordan noget konfigureres, men hvorfor løsningen er bygget sådan, og hvilke andre dele af platformen ændringen kan påvirke.