HR Digitalization Project Manager

En HR digitalization project manager står for, at et nyt HR-system rent faktisk kommer i luften. Det kan være et skift fra regneark og mails til Workday. Det kan være en ny lønleverandør, en selvbetjeningsportal eller robotter, der laver kontraktudkast.

Rollen er hverken ren it eller ren HR. Man oversætter mellem de to. HR ved, hvad de vil have, men ikke hvad det koster i systemet. It ved, hvad der kan bygges, men ikke hvad ferieloven kræver.

Typiske opgaver

• Kortlægge nuværende processer og finde ud af, hvad der reelt gøres i praksis
• Skrive kravspecifikation sammen med HR, løn, it og databeskyttelsesrådgiveren
• Køre leverandørvalg: markedsafdækning, demoer, referencebesøg og forhandling
• Styre budget, tidsplan, risici og styregruppemateriale
• Designe datamodellen: organisationsstruktur, medarbejdertyper, stillingskoder
• Lede datamigrering fra gamle systemer, inklusive oprydning i beskidte data
• Specificere integrationer til løn, økonomi, Active Directory, vagtplan og adgangsstyring
• Planlægge og gennemføre test: systemtest, integrationstest og brugertest med rigtige lønberegninger
• Køre parallelkørsel af løn, hvor gammelt og nyt system sammenlignes måned for måned
• Lave uddannelsesmateriale og træne superbrugere, ledere og medarbejdere
• Håndtere go-live, hypercare og overdragelse til drift
• Sikre dokumentation til revision og til databeskyttelsesreglerne

En almindelig arbejdsdag
Dagen starter med et standup med it og leverandørens konsulenter. To integrationer fejler i testmiljøet. Formiddagen går med at afklare, om en dansk overenskomsttillæg skal beregnes i lønsystemet eller i HR-systemet. Efter frokost et møde med HR om, hvor mange undtagelser der må bygges, og hvad hver enkelt koster. Sidst på dagen opdateres risikologgen og et beslutningsoplæg til styregruppen om at udskyde go-live fire uger.

Hvor rollen findes
I koncerner, kommuner, regioner og scale-ups, der er vokset ud af deres systemer. Typiske brancher: produktion, transport, detail, hospitaler, energi, pharma og store it-huse. Rollen findes også hos leverandører og konsulenthuse som Deloitte, KPMG, PwC, Accenture, Implement Consulting Group, Netcompany og hos systempartnerne selv.

Fast eller projektansat
Mange stillinger er tidsbegrænsede eller interim. Et systemskift tager typisk 9 til 24 måneder. Nogle bliver bagefter systemejer eller HRIS-ansvarlig. Andre går videre til næste projekt i en anden virksomhed.

Det svære ved rollen
Løn tåler ikke fejl. En forkert opsætning rammer kollegers privatøkonomi den 1. Samtidig vil hver afdeling have sin egen undtagelse bevaret. Standardisering er derfor den største konflikt i projektet, ikke teknikken.

Regler projektet skal overholde
Rollen er ikke lovreguleret, men projektet er bundet af flere regelsæt. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) kræver, at nye systemer designes med databeskyttelse indbygget, at der laves en databehandleraftale med leverandøren, og ved høj risiko en konsekvensanalyse. Datatilsynet fører tilsyn og har givet påbud i sager om HR-data. Lønoplysninger skal fortsat indberettes til eIndkomst hos Skattestyrelsen inden for de lovbestemte frister, og systemet skal kunne håndtere det fra dag ét. Ferieloven og ansættelsesbevisloven stiller krav til beregninger og dokumenter, som systemet skal understøtte. Ved offentlige indkøb skal udbuddet følge udbudsloven. Ligger data uden for EU, kræver overførslen et gyldigt grundlag, og EU's NIS2-direktiv kan stille krav til leverandørsikkerheden i kritiske sektorer.

For dig der skal hyre en
Spørg til konkrete implementeringer: hvilket system, hvor mange medarbejdere, hvor mange lande. Bed om et eksempel på en go-live, der blev udskudt, og hvorfor. Spørg hvordan parallelkørslen af løn blev håndteret. En stærk profil kender datamodellen og kan forklare en integration. En svag profil har kun siddet i styregruppen og kan ikke beskrive en testcase.

Der er ingen autorisation og ingen fast uddannelse. Rollen kræver en kombination af projektledelse og faglig forståelse for HR og løn. Den kombination opbygges næsten altid gennem erfaring.

De mest almindelige uddannelsesveje

• Cand.merc. i økonomistyring, informatik eller organisation fra Copenhagen Business School eller Aarhus BSS
• Cand.it. eller cand.polyt. i softwareteknologi, hvis man kommer fra it-siden
• Professionsbachelor i it-arkitektur, softwareudvikling eller offentlig administration, tre til fire år
• HD i organisation og ledelse eller HD i regnskab, fire år på deltid
• Cand.soc. i Human Resource Management, hvis man kommer fra HR-siden

Adgang til bachelor- og professionsbacheloruddannelser kræver gymnasial eksamen eller relevant erhvervsuddannelse. Optag sker via kvote 1 og kvote 2 gennem Den Koordinerede Tilmelding.

Den realistiske vej ind
De fleste kommer en af fire veje:

• Superbruger på HR- eller lønsystemet, der bliver projektdeltager og derefter projektleder
• HR Operations Team Lead eller lønansvarlig, der har stået for en implementering
• It-projektleder, der får HR som forretningsområde
• Konsulent hos en systempartner eller et konsulenthus, der skifter til kundesiden

Regn med fem til ti års erfaring. Mindst én gennemført implementering er i praksis adgangsbilletten. Den første får man typisk som deltager, ikke som leder.

Certificeringer der reelt efterspørges

• PRINCE2 Foundation eller Practitioner, mest udbredt i danske stillingsopslag
• IPMA level D eller C, brugt i større danske virksomheder
• Professional Scrum Master eller SAFe, hvis projektet køres agilt
• ITIL Foundation til overdragelsen fra projekt til drift
• Produktcertificering i Workday, SAP SuccessFactors eller Oracle HCM. Tages ofte gennem arbejdsgiveren, da leverandørerne begrænser adgangen
• Prosci Change Management Certification, fordi brugermodstand er den hyppigste årsag til, at systemer ikke bruges

Ingen af dem er lovkrav. PRINCE2 og en produktcertificering er dem, der oftest står som ønske i opslagene.

Hvad man skal kunne fagligt
Man behøver ikke kunne kode. Man skal kunne læse en datamodel, forstå hvad en API-integration gør, og selv kontrollere en lønberegning i Excel. Man skal kende ferieloven og reglerne om ansættelsesbeviser godt nok til at udfordre leverandørens standardopsætning.

Karriereveje videre
Typiske næste skridt er HRIS Manager, HR Systems Owner eller programleder for flere parallelle projekter. Nogle går mod People Shared Services Manager eller Head of People Operations. Andre skifter til leverandørsiden som leveranceansvarlig eller løsningsarkitekt. En del bliver selvstændige interim-projektledere, fordi efterspørgslen svinger med systemskiftenes cyklus.

Rollen bruger tre slags værktøjer: HR-systemerne selv, projektværktøjer og de ting, man tester og migrerer data med.

HR-systemer der implementeres
Workday, SAP SuccessFactors og Oracle HCM i koncerner. HiBob, Personio, Sympa og Cornerstone i mellemstore virksomheder. Silkeborg Data og KMD Opus i kommuner og regioner. Talentsoft og Teamtailor på rekrutteringssiden.

Løn og tid
Dataløn, Zenegy, Visma Løn og Lessor i Danmark. ADP, SD Worx og Zalaris ved flerlandsløn. Planday, Quinyx og Tamigo på vagtplansiden. Integrationen mellem vagtplan, HR-system og løn er det sted, hvor flest projekter går galt.

Integration og data

• API-dokumentation og testværktøjer som Postman
• Filoverførsler i SFTP med faste formater, stadig meget brugt i lønintegrationer
• Integrationsplatforme som Mulesoft, Boomi eller Azure Logic Apps
• SQL på grundniveau til at kontrollere migrerede data
• Excel og Power Query til dataoprydning og afstemning før migrering

Projektstyring

• Jira eller Azure DevOps til opgaver, fejl og sprints
• Microsoft Project eller Smartsheet til tidsplan og milepæle
• Confluence eller SharePoint til kravspecifikation og beslutningslog
• Risikolog og beslutningslog i Excel, som stadig er standard i styregrupper
• PowerPoint til styregruppemateriale. Det fylder mere, end nye i faget forventer

Test og træning
Testcases i Jira eller Excel. Testmiljøer med anonymiserede data. Skærmoptagelser og korte videoer til superbrugere. WalkMe eller lignende til vejledning direkte i systemet.

De tal, man styres på, er budgetforbrug, antal åbne fejl før go-live, andel bestået i brugertest, afvigelse i parallelkørslen af løn og antal supportsager i ugerne efter go-live.