Agile HR Specialist

En agile HR coach arbejder med HR-afdelingen selv. Ikke med udviklingsteams — det er en anden rolle.

Problemet, rollen findes for, er velkendt. HR arbejder i årshjul: MUS i februar, lønrunde i marts, medarbejderundersøgelse i oktober, ny HR-politik efter et års forarbejde. Imens er resten af virksomheden begyndt at levere hver anden uge.

Resultatet er, at HR bliver den langsomme part. En ny lederuddannelse tager atten måneder at udvikle og er forældet, når den lanceres.

Agile HR handler om at ændre den arbejdsform. Ikke om at kalde HR-medarbejdere for et team og holde stand-up.

Typiske opgaver

• Bygge et prioriteret backlog for HR-afdelingen, så det bliver synligt, hvad der er i gang, og hvad der venter
• Skære store HR-projekter op i mindre leverancer, der kan afprøves på én afdeling først
• Køre pilotforsøg: ny onboardingform på ét team, ny feedbackmodel i én afdeling, og måle før og efter
• Erstatte eller supplere den årlige MUS med kortere, hyppigere samtaler og løbende feedback
• Lægge medarbejdermålinger om fra én årlig undersøgelse til hyppige, korte pulsmålinger
• Facilitere HR-teamets egne retrospektiver, hvor afdelingen ser på sin egen arbejdsform
• Coache HR-partnere i at arbejde iterativt frem for at aflevere færdige politikker
• Hjælpe med at omskrive rekrutterings- og performanceprocesser, så de passer til teams frem for til enkeltpersoner
• Rådgive om, hvordan man vurderer og belønner præstation i selvorganiserende teams, hvor der ikke er en klassisk chef
• Måle gennemløbstid på HR-leverancer: hvor lang tid går der fra en leder beder om noget, til hun har det

En almindelig arbejdsdag

Meget af dagen er faciliteret arbejde. Du står foran HR-kolleger, ikke foran udviklere.

En typisk formiddag: du faciliterer en workshop, hvor HR-teamet gennemgår sit backlog og skal blive enige om at udskyde tre ting. Det er sværere, end det lyder, fordi hver opgave har en chef bag sig.

Midt på dagen sidder du med HR-direktøren om, hvorvidt næste års lederudviklingsprogram kan udvikles i tre måneder i stedet for atten.

Om eftermiddagen kan der ligge en samtale med en afdelingsleder, der har fået lov at afprøve en ny form for teamfeedback. Du hjælper med at sætte den op og med at måle, om den virker.

En del af tiden går også med data. Har pulsmålingerne rykket sig, tager det nu kortere tid at få en ny medarbejder produktiv, og hvor mange af HR's opgaver ligger stille?

Det svære i jobbet

HR er den funktion, der har sværest ved at arbejde iterativt, og der er en reel grund til det. Løn, ansættelsesret og persondata tåler ikke at man prøver sig frem. Man kan ikke lave en minimumsversion af en lønrunde.

Du skal derfor kunne skelne skarpt. Læring, feedback, onboarding, rekrutteringsprocesser og intern kommunikation kan udvikles iterativt. Kontrakter, overenskomster, lønindberetning og databehandling kan ikke.

En agile HR coach, der ikke kender den grænse, gør skade.

Den anden vanskelighed er troværdighed. Kommer du fra HR uden agil erfaring, tror ingen på metoderne. Kommer du fra it uden HR-erfaring, kender du ikke faget. De færreste har begge dele.

Og rollen er svær at måle. Kan du ikke vise, at HR leverer hurtigere eller bedre, ryger stillingen først, når der spares.

Hvem har rollen

Titlen er ikke udbredt i Danmark. Den findes stort set kun i organisationer, der allerede har kørt en større agil omlægning i it, og hvor HR har fulgt efter.

Brancherne er især finans og pension, hvor store agile organisationer er normen, samt telekommunikation, energi, medicinal med digitale afdelinger og de større softwarevirksomheder. Enkelte styrelser og regioner arbejder med det, ofte som en del af et bredere digitaliseringsprogram.

I de fleste virksomheder er opgaven ikke en selvstændig stilling. Den ligger hos en HR-udviklingskonsulent, en HR business partner med særligt ansvar eller hos en agil coach, der også dækker HR.

Konsulenthuse leverer også ydelsen i forløb, ofte på seks til tolv måneder.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Omlægning af HR-processer rører ved reguleret område. Ændres MUS eller performanceprocessen, skal ansættelsesretlige krav stadig overholdes, og forskelsbehandlingsloven forbyder, at vurderingssystemer stiller grupper ringere på grund af blandt andet alder, køn, handicap eller etnisk oprindelse — Ligebehandlingsnævnet behandler klager. Nye målinger og feedbackværktøjer behandler personoplysninger efter EU's databeskyttelsesforordning, GDPR, og Datatilsynet lægger vægt på dataminimering, oplysningspligt og på, at pulsmålinger ikke må kunne henføres til enkeltpersoner. Er virksomheden dækket af en overenskomst, kan ændringer i løn- og vurderingssystemer kræve forhandling med tillidsrepræsentanten. EU's lønttransparensdirektiv stiller desuden krav om, at kriterier for løn og lønudvikling er objektive og tilgængelige, hvilket sætter grænser for, hvor uformel en performanceproces må blive.

Der findes ingen uddannelse i agile HR. Rollen kræver to fagligheder, og de fleste har kun den ene, når de starter.

De typiske uddannelsesveje

• Cand.soc. eller cand.merc. i HRM, 5 år
• Cand.merc.(psyk.) fra CBS eller Aalborg Universitet, 5 år
• Cand.psych. med arbejds- og organisationspsykologi, 5 år
• Cand.merc. i organisation og ledelse, 5 år
• HD i Organisation og Ledelse, taget ved siden af job
• Professionsbachelor i offentlig administration eller i kommunikation, 3,5 år

Adgangskravene til de videregående uddannelser er typisk en gymnasial eksamen. De aktuelle krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Certificeringer

Der findes efterhånden certificeringer rettet direkte mod dette felt, men de vejer mindre end i den tekniske del af agil verden.

• ICAgile's ICP-AHR, Agile HR, som er den mest direkte match
• SAFe Agile HR, hvis organisationen kører SAFe
• PSM I fra Scrum.org eller CSM fra Scrum Alliance for at forstå grundmetoden
• Team Kanban Practitioner fra Kanban University, som er meget anvendelig, fordi HR-arbejde egner sig bedre til Kanban end til Scrum
• ICP-ATF i facilitering eller en ICF-akkrediteret coachuddannelse, hvis coachdelen skal være reel

Et certifikat gør ingen troværdig over for en HR-direktør. Det, der virker, er at kunne vise en konkret HR-proces, du har lagt om, og hvad det gav.

Alternative veje ind

• Fra HR-udvikling eller learning and development. Den mest almindelige vej. Man kender faget og lærer metoden
• Fra HR business partner-rollen. Man kender lederne og processerne indefra
• Fra agil coaching. Man kan metoden og faciliteringen, men skal lære ansættelsesret, løn og persondata — og især hvor grænserne går
• Fra organisationsudvikling eller intern konsulentfunktion
• Fra konsulenthus, hvor man har rådgivet flere HR-afdelinger om det samme

Karriereveje videre

Den typiske rute er HR-udviklingschef, head of people and culture eller HR-direktør i en mindre virksomhed. En anden vej er organisationsudvikling bredt, altså ud over HR. En tredje er selvstændig eller konsulenthus, hvilket flere gør, fordi ydelsen sælges i afgrænsede forløb. Nogle går til people analytics, fordi målingerne er en stor del af arbejdet.

Realistisk tidshorisont

Regn med otte til femten år samlet. Du skal have arbejdet i HR længe nok til at kende faldgruberne, og du skal have set en agil organisation fungere indefra.

Hvis du skal hyre

Bed kandidaten beskrive en HR-proces, hun har lagt om, med tal før og efter. Var det MUS, onboarding eller rekruttering, og hvad ændrede sig konkret?

Spørg til noget, hun bevidst lod være med at gøre agilt, og hvorfor. Kan hun ikke svare på det, kender hun ikke grænserne, og det er farligt i en HR-funktion.

Spørg også, hvordan hun ville håndtere en tillidsrepræsentant, der modsætter sig en ny vurderingsmodel. Og afklar i opslaget, om rollen har mandat til at ændre HR's egne processer, eller kun må rådgive. De to jobs er ikke det samme.

HR-systemer

Du arbejder i de systemer, HR-afdelingen allerede har. I Danmark oftest Sympa, Personio, HR-ON og Peoplemate. I større koncerner Workday, SAP SuccessFactors, Cornerstone eller Oracle HCM.

En typisk opgave er at skrue ned for systemets indbyggede årscyklus. De fleste HR-systemer er bygget til én årlig performanceproces, og det tager tid at få dem til at understøtte hyppigere samtaler.

Målinger

Pulsmålinger er den mest konkrete ændring, rollen står for. De køres typisk i Peakon, Ennova, Officevibe eller Forms. Pointen er hyppige, korte målinger frem for én stor årlig undersøgelse.

Her er en juridisk grænse værd at kende: svarene må ikke kunne henføres til enkeltpersoner, og Datatilsynet lægger vægt på det. Er et team på fem personer, giver en pulsmåling reelt ikke anonymitet.

Feedback og udvikling

Løbende feedback og målsætning håndteres i Leapsome, Lattice, 15Five eller i modulet i det eksisterende HR-system. Læringsforløb bygges i en LMS som Learningbank, Cornerstone eller Moodle, ofte i mindre bidder end tidligere.

HR's eget arbejde

HR-afdelingens backlog og opgaver styres i Trello, Jira, Asana, monday.com eller Planner. Kanban-tavler passer bedre til HR end sprint, fordi arbejdet sjældent kan skæres i lige store bidder.

Facilitering og workshops køres i Miro eller Mural, dokumentation i Confluence, Notion eller SharePoint.

Data

Excel og Power BI bruges til at vise, om ændringerne virker. De nøgletal, der reelt bruges, er gennemløbstid på HR-opgaver, hvor lang tid der går fra en leder beder om noget til hun har det, deltagelse i pulsmålinger og udvikling i trivsel og fastholdelse over tid.

Fortrolighed

Alt i HR er personoplysninger efter GDPR, og noget af det er følsomt. Værktøjer indkøbt uden om it, for eksempel et feedbackværktøj bestilt direkte af HR, er en klassisk fejl — der skal være en databehandleraftale, og data skal blive inden for lovlige rammer. Ved overførsel til lande uden for EU stiller Datatilsynet skærpede krav.