Succession Planner

En succession planner arbejder med ét spørgsmål: Hvem tager over, hvis en nøgleperson stopper i morgen?

Arbejdet begynder med at finde de kritiske stillinger. Det er sjældent kun direktionen. Det kan lige så godt være en produktionschef, en it-arkitekt eller den ene specialist, der kender kunden bedst.

Typiske opgaver

• Kortlægge nøglestillinger og vurdere risikoen ved fratrædelse, pension eller langtidssygdom
• Udpege mulige afløsere og inddele dem i klar nu, klar om 1-2 år og klar om 3-5 år
• Facilitere talent review-møder, hvor ledere kalibrerer deres vurderinger af medarbejdere
• Bruge 9-box grid til at holde præstation op mod potentiale
• Lave udviklingsplaner: jobrotation, stretch-opgaver, mentorordning, lederuddannelse
• Måle bench strength, altså hvor stor en andel af nøglestillingerne der reelt har en afløser
• Skrive en beredskabsplan for akut afgang, hvor en midlertidig afløser er udpeget på forhånd
• Rapportere status til direktionen og bestyrelsens nomineringsudvalg

En almindelig arbejdsdag

Formiddagen går ofte med data. Man trækker lister over ledere tæt på pension, over medarbejdere med kort anciennitet i kritiske roller og over stillinger uden navngiven afløser.

Midt på dagen faciliteres et talent review med en afdelingsledelse. Her forsvarer hver leder sine vurderinger. Diskussionen er ofte hård, fordi vurderingerne har konsekvenser for løn, forfremmelse og budget.

Om eftermiddagen holdes en samtale med en enkelt leder om vedkommendes egne afløsere. Bagefter opdateres successionsmodulet i HR-systemet, og noter fra mødet skrives ind.

Det svære i jobbet

Ledere skjuler ofte deres bedste folk. De vil ikke miste dem til en anden afdeling. En stor del af arbejdet er derfor at gøre det attraktivt at afgive talenter.

Vurderinger af potentiale er følsomme personoplysninger i praksis. Datatilsynet stiller krav om, at oplysningerne har et sagligt formål, at medarbejderen oplyses, og at data ikke gemmes længere end nødvendigt. Mange danske virksomheder undlader derfor at vise successionslister bredt i organisationen.

Hvem har rollen

I finanssektoren er behovet størst. Finanstilsynets ledelsesbekendtgørelse og fit og proper-vurderingen betyder, at banker og forsikringsselskaber skal kunne dokumentere, at nøgleposter kan besættes forsvarligt. Komitéen for god Selskabsledelse anbefaler desuden, at børsnoterede selskaber har en plan for udskiftning i direktion og bestyrelse.

Medicinal, produktion, energi og forsvarsindustri arbejder også systematisk med det. Det samme gør kommuner og regioner, hvor mange institutionsledere nærmer sig pensionsalderen.

Rollen forveksles ofte med generationsskifte. Generationsskifte handler om ejerskab, skat og selskabsret. Successionsplanlægning handler om ledelseskraft og kompetencer, uanset hvem der ejer virksomheden.

Der findes ingen dansk uddannelse, der hedder succession planner. Man kommer ind i faget via HR, erhvervspsykologi eller ledelse.

De typiske uddannelsesveje

• Cand.merc.(psyk.) i erhvervsøkonomi og psykologi, blandt andet fra CBS og Aalborg Universitet, 5 år i alt
• Cand.psych. med speciale i arbejds- og organisationspsykologi, 5 år, ofte med efterfølgende autorisation fra Psykolognævnet
• Cand.soc. eller cand.merc. i Human Resource Management, 5 år
• HD i Organisation og Ledelse taget ved siden af job, typisk 4 år samlet for 1. og 2. del

Adgangskravene til bacheloruddannelserne er en gymnasial eksamen. Til HA-linjerne kræves normalt dansk A, engelsk B og matematik B. De præcise krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Certificeringer, der reelt forventes

Du skal kunne bruge personlighedstest og evnetest lovligt og fagligt forsvarligt. Det kræver en leverandørcertificering. De mest udbredte i Danmark er Hogan Assessments, SHL med OPQ og Verify, Master og Garuda. Et kursus varer typisk 3-5 dage.

Dansk Psykolog Forening har etiske retningslinjer for brug af test, som mange danske virksomheder følger som standard. Internationalt vægtes SHRM-SCP fra USA og CIPD Level 7 fra Storbritannien, især i koncerner med engelsk som koncernsprog.

Alternative veje ind

• Fra linjeledelse. En produktionschef eller salgschef, der skifter til HR, kender selv presset ved at miste en nøgleperson
• Fra executive search. Konsulenter hos for eksempel Mercuri Urval, Korn Ferry eller Egon Zehnder arbejder dagligt med afløserkabaler for kunder
• Fra intern HR. Den almindelige rute er HR-konsulent, derefter HR-partner, derefter talent manager med successionsansvar
• Fra konsulenthus. Organisationsrådgivning i for eksempel Deloitte eller Implement giver metoden, men ikke driften

Realistisk tidshorisont

De fleste får først ansvar for succession efter 5-8 års HR-erfaring. Grunden er enkel. Du skal kunne modsige en direktør om vedkommendes egne folk og blive i lokalet bagefter.

Hvis du skal hyre

Søg ikke kun på titlen succession planner. Den findes næsten ikke i danske stillingsopslag. Søg i stedet på talent manager, people partner, HR business partner og leadership development. Bed kandidaten fortælle om et konkret talent review, vedkommende har faciliteret, og hvordan uenighed mellem to ledere blev løst.

HR-systemer

Successionsdata ligger normalt i et modul i virksomhedens HR-system. De mest udbredte er SAP SuccessFactors med Succession and Development, Workday Talent, Oracle HCM og Cornerstone. Nordiske og danske virksomheder bruger også Sympa, HR-ON og Personio.

I mindre virksomheder ligger hele successionsplanen ofte i Excel og PowerPoint. Det er ikke nødvendigvis forkert, men det gør versionsstyring og sletning af data sværere.

Vurderingsværktøjer

• 9-box grid til at kombinere præstation og potentiale
• Personlighedstest som Hogan, SHL OPQ, Master, Garuda og NEO-PI-3
• 360-graders feedback fra leder, kolleger og medarbejdere
• Kompetencemodeller, for eksempel Korn Ferry Leadership Architect
• Assessment center med case, rollespil og interview til de sidste kandidater

Data og visning

Organisationsdiagrammer laves i orgvue, Ingentis eller Visio. Nøgletal som bench strength, dækningsgrad og gennemsnitsalder pr. nøglestilling trækkes typisk i Power BI eller Excel. Til bestyrelsen bliver det næsten altid til en enkelt PowerPoint-side.

Databeskyttelse

Potentialevurderinger og noter om medarbejdere er personoplysninger efter EU's databeskyttelsesforordning, GDPR. Datatilsynet lægger vægt på oplysningspligt, adgangsbegrænsning og sletning. I praksis betyder det, at kun få personer må se den fulde successionsliste, og at gamle vurderinger skal slettes efter en fastsat frist.