Onboarding Journey Designer

En onboarding journey designer designer den rejse, en ny medarbejder gennemgår. Ikke velkomstblomsten, men hele forløbet: hvad sker der hvornår, hvem gør det, og hvordan ved vi, at det virkede.

Titlen er relativt ny og bruges mest i større virksomheder og i HR-tech. I mange danske organisationer hedder rollen HR-konsulent med onboarding-ansvar. Kernen er den samme: du bygger et system, ikke et enkelt kursus.

Et konkret eksempel. En virksomhed ansætter 200 nye om året, og en femtedel siger op inden for et år. Designeren kortlægger, hvad der reelt sker på dag 1, uge 1 og måned 3. Det viser sig, at halvdelen ikke har en computer den første dag, og at ingen ved, hvem der er buddy. Løsningen er automatiske opgaver i HR-systemet til IT, leder og buddy — udløst allerede ved kontraktunderskrift.

Typiske opgaver

• Kortlægge den nuværende rejse: fra tilbud til dag 1, uge 1, dag 30, 90 og 180.
• Interviewe nyansatte, ledere og buddyer om, hvad der reelt gik galt.
• Designe forløb pr. medarbejdergruppe — kontor, produktion, butik og ledere har vidt forskellige behov.
• Bygge automatiske flows i HR-systemet: opgaver til IT, bygningsdrift, løn og nærmeste leder.
• Skrive og producere indhold: velkomstmails, e-læring, videoer, tjeklister og buddy-guides.
• Klæde ledere på med en konkret drejebog for de første 90 dage.
• Sætte målepunkter op: time-to-productivity, tilfredshed på dag 30, opsigelser i prøvetiden.
• Køre pilot på én afdeling, justere og rulle ud.
• Koordinere med arbejdsmiljøorganisationen om den lovpligtige instruktion af nyansatte.
• Vedligeholde forløbet, når organisationen ændrer sig — ellers forældes det på et år.

En almindelig dag
Formiddagen kan gå med tre interviews af folk, der startede for to måneder siden. Du noterer, hvor de var i tvivl. Efter frokost sidder du i HR-systemet og bygger et flow, der udløser fem opgaver, når en kontrakt underskrives. Sidst på dagen et møde med IT om adgange og en gennemgang af en video, du har fået klippet. Andre dage går med workshop for ledere.

Hvad du bliver målt på

• Frivillige opsigelser inden for de første 6-12 måneder.
• Andel af nye med udstyr og adgange klar på dag 1. Et ubehageligt konkret tal.
• Tilfredshed målt på dag 30 og dag 90.
• Time-to-productivity: hvornår leverer den nye på fuldt niveau.
• Andel af ledere, der gennemfører forløbets faste samtaler.

Hvad rollen ikke er
Det er ikke rekruttering. Din opgave starter, når kontrakten er skrevet under. Det er heller ikke ren e-læringsudvikling, selvom du producerer indhold: du designer processen, ikke bare kurset. Og det er ikke HR-administration — du opretter ikke medarbejdere i lønsystemet, du designer flowet, der gør det.

Hvor findes rollen
Der, hvor der ansættes mange, eller hvor oplæringen er dyr. I Danmark ses den hos Novo Nordisk, Vestas, Danske Bank, Netcompany, Salling Group, PostNord og DSB, i regioner og større kommuner, hos revisions- og konsulenthuse med store studenteroptag, og i HR-tech-virksomheder som Emply, HR-ON og TeamTailor, hvor rollen handler om at bygge onboarding-produktet for kunderne. Konsulenthuse sælger også ydelsen udefra.

Til dig, der skal hyre
Vær tydelig på, om kandidaten skal designe, producere indhold eller konfigurere systemet. De tre ting kræver forskellige folk, og opslagene beder ofte om alle tre. Bed om et onboarding-forløb, kandidaten har bygget, og tallene før og efter. Spørg til, hvordan hun fik travle ledere til at følge forløbet — det er den svære del. Afklar også, om rollen er et tidsbegrænset projekt eller en fast funktion. Onboarding forældes hurtigt, og uden en fast ejer forfalder forløbet igen.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?
Titlen kræver ingen autorisation, men onboarding rører ved bunden regulering. Arbejdsmiljøloven kræver, at arbejdsgiveren giver nyansatte tilstrækkelig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet sikkert, og Arbejdstilsynet fører tilsyn; instruktionen skal ske før arbejdet begynder og gentages ved nye opgaver. Ansættelsesbevisloven kræver, at den ansatte får skriftlige oplysninger om væsentlige vilkår senest syv dage efter start for de vigtigste punkter — det påvirker, hvad der skal ligge klar i forløbets første uge. Prøvetid og opsigelse i de første måneder følger funktionærloven, hvor prøvetiden højst kan være tre måneder. Personoplysninger i onboarding-systemet er omfattet af EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), og Datatilsynet fører tilsyn med, at der er et lovligt grundlag og en databehandleraftale med leverandøren.

Der er ingen autorisation, certificering eller lovkrav. Titlen er fri, og der findes ingen dansk uddannelse med det navn. Rollen bygges af erfaring fra HR, læring eller procesdesign.

Almindelige uddannelsesveje

• Cand.soc. i HRM eller cand.merc.(psyk.) fra CBS, AAU eller SDU (3 + 2 år).
• Cand.mag. i pædagogik, læring eller kommunikation fra AU, KU, RUC eller AAU (3 + 2 år) — stærk baggrund til indholds- og læringsdelen.
• Cand.it. i digital design eller interaktionsdesign fra ITU eller AAU, hvis tyngden ligger i procesdesign og systemer.
• Professionsbachelor i offentlig administration, i kommunikation eller i multimediedesign med overbygning.
• Cand.psych. med arbejds- og organisationspsykologi.
• Adgangskravene til de videregående uddannelser er en gymnasial eksamen med bestemte niveauer i matematik og engelsk. Uddannelses- og Forskningsministeriet fastsætter kravene i adgangsbekendtgørelsen.

Den typiske vej ind

• 2-4 år som HR-konsulent, HR-koordinator, læringskonsulent eller intern kommunikationsmedarbejder.
• Derefter ansvar for onboarding som en del af jobbet — det er sådan de fleste starter.
• Så en dedikeret rolle, ofte fordi virksomheden har et konkret problem med opsigelser i prøvetiden.
• Samlet 3-7 års erfaring i de fleste opslag.

Alternative veje ind

• Fra service design eller UX: du kan kortlægge rejser og lave interviews. Metoden er den samme, brugeren er bare en medarbejder.
• Fra e-læring og L&D: du kan producere indhold og kender læringsplatformene.
• Fra HR-systemer: har du konfigureret Workday, SuccessFactors eller Emply, kan du bygge automatikken selv. Det er en stærk kombination.
• Fra ledelse: har du selv modtaget mange nye i et team, kender du hullerne indefra.
• Fra HR-tech: konsulenter hos systemleverandører skifter ofte til kundesiden.

Efteruddannelse
Ingen er lovkrav, men går igen i opslag:

• Kurser i service design og journey mapping, fx fra Dansk Design Center eller Designskolen Kolding.
• Certificering i det HR-system, virksomheden bruger — Workday, SuccessFactors, Sympa eller TeamTailor.
• Kurser i e-læringsproduktion, fx Articulate Storyline eller Rise.
• Faciliterings- og procesledelseskurser, fordi workshops med ledere fylder.
• Diplom i HR eller i ledelse på deltid.
• Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse på tre dage, hvis du indgår i arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdstilsynet fastsætter kravene efter arbejdsmiljøloven.

Praktiske vilkår
Engelsk er reelt et krav i internationale virksomheder, hvor forløbet skal fungere på tværs af lande og sprog. Regn med rejsedage til fabrikker, butikker og afdelinger — du kan ikke designe et forløb for produktionen fra et kontor i København. Rollen er ofte projektbaseret det første år og bliver derefter driftsopgave. Vær opmærksom på, om stillingen er tidsbegrænset.

Værktøjerne deler sig i tre: kortlægning, systemer og indholdsproduktion. Du bruger alle tre i samme uge.

Kortlægning og design
Miro eller FigJam til at tegne rejsen sammen med ledere og nyansatte. Smaply, TheyDo eller UXPressia, hvis virksomheden allerede bruger journey-værktøjer fra kundesiden. I praksis tegner de fleste i Miro, fordi resten af organisationen er der.

HR- og onboarding-systemer
Workday, SAP SuccessFactors, Sympa, Emply, HR-ON, TeamTailor, Talentech eller Personalezonen. Her bygger du de automatiske opgaver og tidsudløste mails. Kendskab til netop det system, virksomheden bruger, vejer meget tungt i et jobopslag.

Læringsplatforme og e-læring
LMS som Cornerstone, Docebo, Learningbank, Litmos eller Moodle. Articulate Rise og Storyline til e-læringsmoduler. Til video bruges Premiere Pro, CapCut eller Camtasia — ofte laver du det selv.

Medarbejderapps og kommunikation
Microsoft Teams og SharePoint. Relesys, Haiilo eller Staffbase, hvis mange medarbejdere ikke sidder ved en skærm. For produktion, butik og transport er en app ofte eneste realistiske kanal til nye.

Opgaver og udrulning
Planner, Asana, Monday.com eller Jira til selve projektet. Excel til tjeklister, tidsplaner og opgaveoversigter pr. rolle. En simpel oversigt over, hvem der gør hvad på dag 1, er rollens vigtigste dokument.

Måling
Spørgeskemaer på dag 30 og 90 i Forms, SurveyMonkey, Peakon eller Culture Amp. Excel eller Power BI til opsigelser i prøvetid, tid til fuld produktivitet og andel med udstyr klar dag 1. Data hentes typisk fra HR-systemet og skal ofte samles manuelt.

Regler i værktøjerne
Oplysninger om nye medarbejdere i onboarding-systemet er personoplysninger. EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) kræver lovligt behandlingsgrundlag, databehandleraftale med leverandøren og sletning efter formålet, og Datatilsynet fører tilsyn. Vær særligt opmærksom ved billeder af nye medarbejdere til intranet eller app — det kræver som udgangspunkt samtykke, der kan trækkes tilbage.