Alumni Network Manager

En alumni network manager arbejder med folk, der er gået. Tidligere medarbejdere, eller tidligere studerende fra en uddannelsesinstitution.

Pointen er, at kontakten har værdi bagefter. En tidligere medarbejder kan komme tilbage, anbefale en kandidat, blive kunde eller tale pænt om stedet. En tidligere studerende kan blive mentor, aftager af praktikanter eller donor.

Rollen findes derfor i to varianter, og de ligner ikke hinanden i hverdagen.

I virksomheder handler det om rekruttering og forretning. Boomerang-ansættelser, altså tidligere medarbejdere der vender tilbage, er billigere og hurtigere end nye. Konsulenthusene har haft alumninetværk i årtier, fordi de tidligere ansatte ender som kunder hos klienter.

På universiteter og erhvervsakademier handler det om samarbejde og fundraising. Mentorordninger, gæsteoplæg, praktikpladser, karrieredage og i nogle tilfælde donationer.

Typiske opgaver

• Bygge og vedligeholde selve alumnedatabasen og holde kontaktoplysninger nogenlunde opdaterede
• Invitere folk ind i netværket, når de stopper eller dimitterer — timingen er afgørende
• Skrive nyhedsbreve, som folk faktisk åbner, typisk med nyheder, jobopslag og portrætter
• Arrangere møder: netværksaftener, faglige oplæg, årsfester, jubilæer, regionale grupper
• Drive online-fællesskabet, ofte en LinkedIn-gruppe eller en dedikeret platform
• Køre henvisningsprogrammer, hvor alumner anbefaler kandidater til ledige stillinger
• Følge og fremme boomerang-ansættelser sammen med rekrutteringsteamet
• Matche alumner med studerende eller yngre medarbejdere i mentorordninger
• Måle effekten: aktive medlemmer, åbningsrater, deltagere, antal henvisninger, antal genansættelser
• Rapportere til HR-chef, kommunikationschef eller rektorat, afhængigt af hvor rollen er placeret

En almindelig arbejdsdag

Meget af dagen er kommunikation og logistik. Du skriver næste nyhedsbrev, retter en deltagerliste, booker et lokale og rykker en oplægsholder.

En del af tiden går med datavedligehold. Folk skifter job, mail og navn, og en alumnedatabase forfalder hurtigt. Uden løbende oprydning bliver den ubrugelig på få år.

Om eftermiddagen kan du sidde med rekrutteringsteamet og finde tidligere medarbejdere, der kunne passe til en åben stilling. Eller ringe til en alumne og bede hende holde et oplæg — gratis.

Og så er der arrangementerne selv. De ligger om aftenen. Det er en reel del af arbejdsvilkårene.

Det svære i jobbet

Du kan ikke tvinge nogen. Alumner er ikke ansatte og har ingen forpligtelse. Deltager de ikke, er det fordi indholdet ikke er værd at bruge en aften på.

Du skal også kunne forsvare rollen økonomisk. Netværk føles som et gode og skæres let væk i en spareplan. Kan du vise antal genansættelser og antal henvisninger, står du stærkere.

Og der er en ærlighedsprøve. Et alumninetværk, hvor virksomheden kun tager og aldrig giver, tømmes stille. Folk mærker, når nyhedsbrevet kun indeholder jobopslag.

Hvem har rollen

I erhvervslivet er det især revisions- og rådgivningshusene: Deloitte, EY, PwC, KPMG, McKinsey og BCG. Derudover it-konsulenthuse, advokatkontorer, medicinal og de store banker. Fælles er høj udskiftning og et fag, hvor tidligere ansatte bliver kunder.

I uddannelsessektoren har CBS, DTU, Aarhus Universitet, Københavns Universitet, SDU og flere erhvervsakademier alumnefunktioner, ofte placeret i kommunikations- eller erhvervssamarbejdsafdelingen.

I mindre virksomheder er alumnearbejdet en del af employer branding-ansvarliges eller HR-partnerens opgaver.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Et alumnenetværk er en database over personer, der ikke længere er ansatte eller studerende, og oplysningerne er personoplysninger efter EU's databeskyttelsesforordning, GDPR. Der skal derfor være et selvstændigt behandlingsgrundlag, og i praksis bygger de fleste netværk på samtykke, som indhentes ved fratræden eller dimission. Samtykket skal være frivilligt og kan trækkes tilbage når som helst, og Datatilsynet lægger vægt på, at det er lige så let at melde sig ud som ind. Nyhedsbreve og invitationer med kommercielt indhold er desuden omfattet af markedsføringslovens § 10 om uanmodede henvendelser, som Forbrugerombudsmanden håndhæver — det kræver forudgående samtykke, og hver henvendelse skal indeholde en afmeldingsmulighed. Personaledata må ikke uden videre flyttes fra personalesystemet over i alumnedatabasen; det er en ny behandling til et nyt formål.

Der findes ingen uddannelse i alumnearbejde. Faget ligger mellem kommunikation, relationsarbejde og eventkoordinering.

De typiske uddannelsesveje

• Cand.ling.merc. eller cand.comm. i kommunikation, 5 år
• Cand.merc. i marketing eller i brand and communications management, 5 år
• Cand.soc. eller cand.merc. i HRM, 5 år, hvis rollen ligger i HR
• Professionsbachelor i kommunikation eller i international handel og markedsføring, 3,5 år
• Erhvervsakademiuddannelse i serviceøkonomi eller markedsføringsøkonomi, 2 år
• En humanistisk kandidat, hvis rollen ligger på et universitet — det er en almindelig baggrund i den del af sektoren

Adgangskravene til de videregående uddannelser er typisk en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse. De aktuelle krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

En særlig genvej findes her: at være alumne selv. Mange bliver ansat i deres tidligere virksomheds eller universitets alumnefunktion, fordi de kender kulturen og allerede har netværket.

Kurser, der reelt bruges

• GDPR-kursus med fokus på samtykke, databaser og nyhedsbreve
• Kursus i markedsføringsloven og e-mailmarkedsføring, fordi udsendelser er reguleret
• CRM-kursus i det system, organisationen bruger
• Eventledelse og facilitering, fordi arrangementer fylder meget
• Fundraising-kursus, hvis rollen ligger på en uddannelsesinstitution med donationsarbejde

Alternative veje ind

• Fra kommunikation. Den mest almindelige vej. Nyhedsbreve, indhold og LinkedIn er kernen i arbejdet
• Fra employer branding eller rekruttering. Her er koblingen til genansættelser og henvisninger allerede kendt
• Fra eventkoordinering. Arrangementerne er logistik, og de bærer hele netværket
• Fra medlemsorganisationer eller fagforeninger, hvor man har drevet netværk og medlemsdata i forvejen
• Fra fundraising, især til universiteternes alumnefunktioner

Karriereveje videre

Den typiske rute i erhvervslivet er employer branding manager eller talent acquisition manager. I uddannelsessektoren går vejen ofte mod erhvervssamarbejde, karrierecenter eller kommunikationsledelse. Nogle går videre til medlemsorganisationer og brancheforeninger, hvor netværksdrift er hele forretningen. En tredje vej er intern kommunikation, fordi håndværket er det samme.

Realistisk tidshorisont

Du kan drive et eksisterende netværk efter få måneder. Det tager et til to år at bygge et op fra bunden, fordi tilslutning kræver, at folk har set programmet virke nogle gange.

Hvis du skal hyre

Bed kandidaten fortælle om et netværk, hun har drevet: hvor mange medlemmer, hvor mange var aktive, og hvad blev der målt på. Spørg til et arrangement, hvor der kom for få, og hvad der blev ændret. Spørg også, hvordan hun ville skaffe samtykke fra folk, der stopper, uden at det bliver en tvungen underskrift. Vær skeptisk over for kandidater, der kun taler om medlemstal — et netværk med 4.000 passive medlemmer er mindre værd end et med 300 aktive.

Alumneplatforme og CRM

• Dedikerede alumneplatforme som Graduway, Almabase og Hivebrite, der bruges af større universiteter og konsulenthuse
• CRM-systemer som HubSpot, Salesforce eller Microsoft Dynamics, hvis netværket køres som en kontaktdatabase
• Medlemssystemer som Membersite, Nemtilmeld og Wild Apricot i mindre organisationer
• I mange danske virksomheder er hele netværket i praksis en LinkedIn-gruppe plus et regneark. Det virker til en vis størrelse, men gør samtykkestyring og afmelding svær

Udsendelser

Nyhedsbreve sendes i Mailchimp, HubSpot, Ubivox eller det system, organisationen i forvejen bruger. Åbningsrate og klikrate er de nøgletal, der først viser, om netværket lever. Alle udsendelser skal have afmeldingsmulighed efter markedsføringslovens § 10.

Arrangementer

Tilmeldinger håndteres i Nemtilmeld, Eventbrite, Billetto eller Forms. Deltagerlister, navneskilte og påmindelser er en fast del af arbejdet. Til online-arrangementer bruges Teams, Zoom eller LinkedIn Live.

Indhold

Portrætter, opslag og små videoer laves i Canva, Adobe Express, CapCut eller Loom. Alumnesider ligger typisk i WordPress, Umbraco eller på platformens eget site. LinkedIn er den vigtigste kanal, både til gruppen og til at finde ud af, hvor folk er havnet nu.

Kobling til rekruttering

Skal netværket give ansættelser, kobles det til virksomhedens rekrutteringssystem. I Danmark oftest Teamtailor, HR-ON, Emply eller Talentech, i koncerner Workday Recruiting eller SmartRecruiters. Tidligere medarbejdere markeres, så en recruiter kan søge dem frem, og henvisninger registreres på den enkelte stilling.

Måling

Nøgletal samles i Excel eller Power BI: aktive medlemmer, åbningsrate, deltagere pr. arrangement, antal henvisninger, antal genansættelser og hvor mange praktikanter eller mentorer netværket har leveret. Uden de sidste tal er rollen svær at forsvare i et budget.

Samtykke og data

Alumnedata er personoplysninger efter GDPR, og de fleste netværk bygger på samtykke indhentet ved fratræden eller dimission. Datatilsynet lægger vægt på, at samtykket er frivilligt, at det kan trækkes tilbage let, og at data slettes derefter. Et regneark med gamle privatadresser er den hyppigste fejl i faget.