Dokumentationsmedarbejder — løn 2026: 53.622 kr. om måneden

En dokumentationsmedarbejder sørger for, at en organisations materiale er ordnet, findbart og korrekt.

• Systematikken: materiale registreres efter faste principper, så det kan findes af andre end den, der lagde det ind
• Søgbarhed: emneord og beskrivelser afgør, om noget kan genfindes om fem år
• Kvaliteten: dubletter, forældede udgaver og forkerte henvisninger ryddes op
• Brugerne: kolleger og eksterne skal hjælpes til det, de leder efter — ofte uden at kunne beskrive det præcist
• Versionsstyring: hvilken udgave gælder, og hvem har godkendt den
• Lovpligtig dokumentation: i sundhed, byggeri og industri er dokumentationen et krav frem for en service
• Digitalisering: papir bliver til filer, og filformater skal kunne læses om mange år

Den faglige kerne er at beskrive for den, der ikke ved, hvad der findes. Den, der lagde materialet ind, kan altid finde det igen — kunsten er at beskrive det, så en fremmed kan.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle? I det offentlige er journalisering lovpligtig efter offentlighedsloven, som også giver adgang til aktindsigt, og arkivloven regulerer bevaring og kassation med Rigsarkivet som myndighed. Behandling af personoplysninger er omfattet af databeskyttelsesforordningen med krav om sletning, når formålet ophører — Datatilsynet fører tilsyn. Ophavsretsloven regulerer kopiering og videregivelse af materiale. I regulerede brancher stiller lovgivningen selvstændige krav til, hvad der skal dokumenteres og hvor længe det skal gemmes.

Materialet registreres i dokumenthåndteringssystemer, hvor hver fil har sine emneord, sin version og sin godkendelse — i det offentlige er systemet også journal.

Søgning og emneordssystemer er fagets håndværk, og kvaliteten af beskrivelserne afgør, hvad der kan findes.

Dertil kommer skanningsudstyr til digitalisering af papir, formater der er valgt, fordi de kan læses om mange år, og de retningslinjer for bevaring og sletning, som lovgivningen på området fastlægger.