Sales Support Specialist

En sales support specialist er sælgerens bagland. Sælgeren lover kunden noget på et møde. Du er den, der får det til at ske i systemerne — og opdager, hvis løftet ikke kan holdes.

Rollen kaldes også intern salgssupport eller salgsassistent. På engelsk ser man sales coordinator og inside sales support. Indholdet er stort set det samme.

En typisk arbejdsdag

Morgenen er indbakken. Femten mails: en kunde vil have et tilbud på 40 stk., en anden spørger hvor hans ordre er, en tredje har fået en forkert faktura. Du sorterer efter, hvad der haster for kunden, ikke efter hvad der er nemmest.

Formiddagen går med tilbud. Du henter priser fra prislisten, tjekker rabataftalen på kunden og beregner fragt. Er varen ikke på lager, ringer du til indkøb for en realistisk leveringsdato, før du skriver den i tilbuddet.

Eftermiddagen går med ordrer og brande. En ordre er sendt til forkert adresse. En sælger skal bruge et datablad til i morgen. En kunde er sat i kreditstop og kan ikke bestille. Du taler med bogholderiet og finder en løsning.

Typiske opgaver

• Udarbejde tilbud og prislister ud fra sælgerens oplæg og kundens aftale.
• Oprette og rette ordrer i ERP, tjekke varenumre, mængder, priser og leveringsbetingelser.
• Ordrebekræftelser, følge restordrer og informere kunden om forsinkelser inden de spørger.
• Besvare kundeforespørgsler på telefon og mail: pris, lagerstatus, datablade, certifikater, reservedele.
• Kundeoprettelse: stamdata, CVR-nummer, betalingsbetingelser, leveringsadresser og kreditvurdering sammen med økonomi.
• Reklamationer og returvarer: oprette sager, følge op på kreditnota og erstatningslevering.
• Vedligeholde data i CRM: kontaktpersoner, aktiviteter, aftaler og dokumenter.
• Understøtte udbud og større tilbud: samle bilag, datablade, referencer og holde styr på fristerne.
• Praktisk hjælp til sælgerne: mødebooking, vareprøver, messeforberedelse og rejseaftaler.

Hvor rollen findes

Produktions- og industrivirksomheder er den største aftager i Danmark. Derefter engros og grossister, byggematerialer, medico og laboratorieudstyr, transport og spedition samt teknisk handel. Fælles træk er mange varenumre, mange ordrer og kunder, der ringer.

Du sidder som regel i et team på to til otte personer i en salgsafdeling. Ofte har hver enkelt sine egne kunder, sit eget land eller sit eget produktområde. I eksportvirksomheder er engelsk hverdagssprog, og tysk eller svensk er ofte et plus.

Ansvar og grænser

Du har ikke salgsbudget og heller ikke personaleansvar. Men du har reelt ansvar for, at der ikke ryger en forkert pris ud af huset. En tastefejl i et varenummer kan koste en fuld returlevering.

Du har typisk faste rammer for, hvor stor rabat du selv må give. Derover skal salgschefen godkende.

Det svære ved rollen

Afbrydelser. Du bliver forstyrret hele dagen, og du skal alligevel have styr på detaljerne. De dygtige laver faste rutiner: fast tid til tilbud, faste tjek før en ordre frigives, og skabeloner til det, der går igen.

Den anden udfordring er at stå imellem. Sælgeren har lovet levering på torsdag, lageret siger mandag. Du skal give kunden et ærligt svar uden at hænge sælgeren ud.

Regler du støder på

Du arbejder dagligt med personoplysninger om kundekontakter. Datatilsynet stiller krav om, at oplysninger kun bruges til det formål, de er indsamlet til, og slettes igen. Sender du salgsmails til nye kontakter, kræver markedsføringsloven som udgangspunkt samtykke, og Forbrugerombudsmanden fører tilsyn.

Ved eksport skal fakturaen have de rigtige leveringsbetingelser. Incoterms 2020 fra Det Internationale Handelskammer er standarden. Ved salg til andre EU-lande skal kundens momsnummer kontrolleres, hvilket Skattestyrelsen henviser til VIES-systemet til. Ordrer og fakturaer skal desuden kunne dokumenteres efter bogføringsloven.

Der er ingen fast uddannelse til sales support specialist. Faget er ikke lovreguleret, og der kræves hverken autorisation eller certificering. De fleste kommer ind via en handelsuddannelse eller sidevejen fra butik, lager eller kundeservice.

Erhvervsuddannelsen — den mest almindelige vej

Kontoruddannelsen med speciale i handel er den klassiske. Den består af et grundforløb og et hovedforløb med praktik i en virksomhed, samlet typisk omkring fire år efter 9. eller 10. klasse. Kommer du med en gymnasial eksamen, kan du tage EUX-vejen eller det korte grundforløb og komme hurtigere i mål.

Handelsuddannelsen med speciale i salg er et endnu mere direkte match. Den tager typisk to år som elev i en salgsafdeling. Adgangskravene til erhvervsuddannelserne står hos Uddannelsesguiden og Børne- og Undervisningsministeriet, og de kræver blandt andet bestået dansk og matematik fra folkeskolen.

Mange virksomheder ansætter elever direkte til salgssupport. Det er ofte den nemmeste vej ind, hvis du er ung.

Erhvervsakademiet

Markedsføringsøkonom eller handelsøkonom tager to år på et erhvervsakademi. Serviceøkonom og logistikøkonom ses også, især i transport og engros. Adgangskravet er typisk en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse med matematik og engelsk på fastsatte niveauer.

En akademiuddannelse i salg og markedsføring på deltid er den klassiske opgradering for dem, der allerede er i job. Den tager typisk to til tre år ved siden af arbejdet.

Sidevejen ind

• Fra detailhandel: en butiksassistent, der kender produkterne og kan tale med kunder, mangler kun systemerne.
• Fra kundeservice: du kan allerede håndtere sure kunder og et ticketsystem.
• Fra lager eller produktion: du kender varenumrene og ved, hvad der realistisk kan leveres hvornår. Det er guld værd.
• Fra bogholderi: du kender ERP'et, fakturaflowet og kreditreglerne.
• Fra en anden branche med sprog: eksportvirksomheder ansætter jævnligt folk, der taler tysk eller fransk flydende, og lærer dem produkterne.

Hvad arbejdsgivere kigger efter

Orden i detaljerne vejer tungest. Kan du fortælle om et system, du har ryddet op i, eller en fejlkilde, du har fjernet, er du foran. Derefter kommer erfaring med ERP — har du arbejdet i SAP, Navision eller Business Central, står du stærkt.

Excel bliver testet oftere, end folk regner med. Opslagsfunktioner og pivottabeller er reelt et krav i mange stillinger. Engelsk skal være til at føre en telefonsamtale på. Tysk er et stort plus i industrien.

Hvor fører rollen hen

Salgssupport er en af de bedste indgange til B2B-salg i Danmark, fordi du lærer produkter, kunder og systemer på én gang.

Typiske næste skridt:

• Indesælger eller key account manager, hvis du vil have kundeansvar og bonus.
• Sales operations, hvis du er den, der altid ender med at bygge rapporterne.
• Indkøb eller disponent, hvis leverandør- og lagerdelen tiltrækker dig.
• Teamleder for salgssupport, hvis du vil have ledelsesansvar.
• Produktspecialist eller teknisk support, hvis du bliver dygtig til sortimentet.

En sales support specialist lever i to systemer: ERP'et, hvor ordren bliver til penge, og CRM'et, hvor kunden bliver husket.

ERP er det vigtigste. Microsoft Dynamics 365 Business Central, det tidligere Navision, er meget udbredt i danske mellemstore virksomheder. SAP findes i de store, og IFS ses i teknik og industri. Mindre virksomheder bruger e-conomic eller Uniconta. Du skal kunne oprette ordrer, rette priser, se lagerstatus og finde en faktura fra sidste år.

Typiske værktøjer:

• CRM: Salesforce, HubSpot, Dynamics 365 Sales eller SuperOffice. Bruges til kontaktpersoner, aktiviteter og tilbudshistorik.
• Excel: prissammenligninger, ordrelister og importfiler til systemet. Opslagsfunktioner og pivottabeller bruges hver uge.
• Tilbudsværktøj: en konfigurator eller CPQ i tekniske brancher, ellers en Word- eller PDF-skabelon direkte fra ERP'et.
• Ticketsystem: Zendesk, Freshdesk eller en fælles postkasse i Outlook med kategorier. Sikrer at ingen mail falder mellem to stole.
• Produktdata: et PIM-system eller et delt drev med datablade, sikkerhedsdatablade og certifikater.
• Fragt: portaler hos DSV, GLS eller PostNord til booking og sporing af forsendelser.
• Kundetjek: CVR-registret hos Erhvervsstyrelsen til selskabsdata og regnskaber. VIES til kontrol af momsnumre ved EU-handel, som Skattestyrelsen henviser til.
• Kommunikation: Outlook og Teams. Meget koordinering med lager og økonomi sker på Teams i løbet af dagen.

Et praktisk råd: byg dine egne skabeloner. Har du faste svar til de ti hyppigste spørgsmål og en tjekliste før ordrefrigivelse, sparer du timer hver uge og laver færre fejl.

Husk at CRM og mailarkiv indeholder personoplysninger om kundernes medarbejdere. Datatilsynet forventer, at der er styr på adgang og på, hvor længe data gemmes.