Workplace Experience Manager

En workplace experience manager har ansvar for medarbejdernes praktiske oplevelse af arbejdspladsen. Fokus ligger især på kontorer, fællesområder, services og den daglige drift.

Rollen findes især i større virksomheder, techvirksomheder, hovedkontorer, konsulenthuse og organisationer med hybride arbejdsformer.

Typiske opgaver er:

• Planlægge arbejdspladser, møderum, fællesområder og fleksible kontorzoner.
• Følge brugen af kontoret og justere kapacitet efter fremmøde.
• Koordinere reception, rengøring, kantine, kaffe, adgangskort og andre services.
• Styre leverandører, serviceaftaler, budgetter og praktiske driftsproblemer.
• Arrangere interne events, onboarding-dage og aktiviteter på kontoret.
• Indsamle feedback om kontormiljø, faciliteter og medarbejderoplevelse.

En arbejdsdag kan starte med problemer omkring møderum eller adgangskort. Senere kan der være møder med rengøring eller kantineleverandører.

Eftermiddagen kan bruges på kontorindretning, medarbejderfeedback eller planlægning af næste interne arrangement.

Mange arbejder tæt sammen med HR, Facilities, IT, reception, arbejdsmiljøorganisationen og virksomhedens ledelse.

Rollen adskiller sig fra traditionel facility management. Facility management fokuserer mere på bygninger, installationer og teknisk drift.

Workplace experience fokuserer mere på, hvordan medarbejdere faktisk bruger og oplever arbejdspladsen.

Ved ændringer i arbejdsmiljøet kan rollen samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdstilsynet beskriver APV som virksomhedens værktøj til systematisk arbejdsmiljøarbejde.

Der findes ingen bestemt uddannelse, som kræves for at blive workplace experience manager.

Mange kommer fra HR, facility management, hospitality, kontorledelse, event management eller administration.

Relevante uddannelsesretninger kan være HR, service management, hospitality, organisation, kommunikation eller facility management.

En professionsbachelor eller akademiuddannelse kan være relevant. Det er dog praktisk erfaring, som ofte vejer tungest.

En almindelig vej kan være:

• Office coordinator eller receptionist.
• Office manager eller workplace coordinator.
• Workplace experience manager.
• Head of Workplace eller workplace director.

En anden vej går gennem facility management. Herfra kan man bevæge sig mod den mere medarbejderorienterede del af arbejdspladsdriften.

HR-profiler kan også gå ind i rollen. Det gælder især personer med erfaring inden for onboarding, engagement og medarbejderoplevelse.

Erfaring med leverandørstyring, budgetter og kontordrift er værdifuld. Det samme gælder erfaring med hybride arbejdspladser og større kontormiljøer.

Kurser i projektledelse, arbejdsmiljø, service management eller change management kan styrke profilen.

Workplace experience managers arbejder ofte med flere typer systemer samtidig.

Workplace management-systemer bruges til skriveborde, møderum, besøgende og kapacitetsmåling. Eksempler er Envoy, Condeco, Robin og Eptura.

Microsoft 365 bruges ofte til kommunikation, kalenderstyring, dokumenter og interne processer. Microsoft Teams og Outlook fylder typisk meget.

ServiceNow, Jira Service Management eller andre ticketsystemer kan bruges til fejlmeldinger og workplace-service.

Medarbejderfeedback kan indsamles gennem Culture Amp, Microsoft Forms, Qualtrics eller lignende værktøjer.

Excel eller Power BI bruges ofte til budgetter, leverandørdata, fremmøde og analyse af kontorbrug.

Adgangssystemer og visitor management-systemer kan også være en del af ansvaret.