Value Stream Manager

En value stream manager ejer et flow på tværs af afdelinger. En value stream, altså en værdistrøm, er alle de skridt, der skal til fra et behov opstår, til kunden har noget i hånden.

Pointen er, at ingen normalt ejer helheden. Udvikling ejer sin del, test sin, drift sin, og compliance sin. Hver afdeling optimerer sig selv, og arbejdet står stille imellem dem.

Det er der, tiden går. Måler man et typisk flow, viser det sig ofte, at arbejdet ligger stille i ventetid det meste af den samlede gennemløbstid. Selve arbejdet tager kort tid.

Value stream manageren ejer den samlede tid, ikke de enkelte led.

Typiske opgaver

• Kortlægge værdistrømmen: hvilke skridt findes, hvem udfører dem, hvor lang tid tager hvert, og hvor ligger arbejdet stille
• Måle gennemløbstid, ventetid, mængden af igangværende arbejde og hvor stor en andel af arbejdet der laves om
• Finde flaskehalsen — den er som regel ét sted, og alt andet er spild af indsats
• Sætte grænser for igangværende arbejde, så der ikke startes mere op end der bliver færdigt
• Fjerne godkendelsestrin, ventepositioner og manuelle overleveringer
• Automatisere det, der kan automatiseres, ofte test, deployment og miljøopsætning
• Prioritere på tværs af de teams, der indgår i strømmen
• Rapportere flowtal til ledelsen og oversætte dem til penge og leveringsevne
• Facilitere workshops, hvor de involverede afdelinger selv finder spildet
• Følge op på, om forbedringen holdt, tre og seks måneder efter

En almindelig arbejdsdag

Meget af tiden går i data og i møder med folk fra forskellige afdelinger.

En typisk formiddag: du trækker flowdata fra Jira og fra et process mining-værktøj og finder ud af, at ændringsgodkendelser i gennemsnit ligger og venter i ni dage. Det tal tager du med videre.

Midt på dagen faciliterer du en workshop med udvikling, test, drift og informationssikkerhed. Alle fire er enige om, at de andre er problemet. Din opgave er at få dem til at se den samlede tid frem for deres egen.

Om eftermiddagen kan der ligge et møde med en afdelingschef, hvis kontroltrin du foreslår at fjerne. Det er den svære samtale, og den kræver tal frem for holdninger.

Resten går med opfølgning. En stor del af rollen er at tjekke, om det, der blev besluttet for to måneder siden, faktisk blev gennemført.

Det svære i jobbet

Du har ansvar for et flow, men ikke chefansvar for nogen af de afdelinger, det løber igennem. Uden opbakning fra en direktør bliver rollen tandløs.

Du foreslår også ofte at fjerne noget, en anden afdeling har bygget for at beskytte sig. Et godkendelsestrin er sjældent opstået tilfældigt — nogen blev brændt engang. Du skal kunne foreslå en anden løsning på den samme risiko, ikke bare fjerne kontrollen.

Og tallene mangler. De færreste organisationer kan i dag måle deres gennemløbstid, og de første måneder går ofte med at få data overhovedet.

Hvem har rollen

Titlen bruges to steder, og det er værd at kende forskellen.

I it kommer den fra SAFe, hvor der skelnes mellem udviklingsstrømme og operationelle strømme, og hvor rollen ofte hedder value stream manager eller solution train engineer. Den findes i finans og pension, hvor Danske Bank, Nykredit, Nordea, PFA og Bankdata har store SAFe-organisationer, samt i telekommunikation, energi, medicinal og hos de større softwarevirksomheder. Den offentlige sektor bruger den også, især i styrelser og regioner med flerårige it-programmer.

I produktion kommer begrebet fra Lean og Toyota Production System. Der er value stream manager en klassisk rolle med ansvar for en produktlinje fra råvare til levering, og den findes hos blandt andre danske produktionsvirksomheder inden for medicinal, fødevarer og industri.

De to varianter deler metode og tankegang, men hverdagen er forskellig. Læs opslaget, ikke titlen.

En ærlig bemærkning: rollen er ikke særlig udbredt i Danmark som selvstændig titel. Ofte ligger opgaven hos en agil coach, en programleder eller en driftschef.

Der findes ingen uddannelse til value stream manager. Man kommer til rollen med en blanding af flowforståelse, teknisk indsigt og evnen til at få uenige afdelinger til at samarbejde.

De typiske uddannelsesveje

• Cand.polyt. i produktion, teknisk ledelse eller software, 5 år
• Cand.it. eller cand.merc.it., 5 år
• Cand.merc. i supply chain eller økonomistyring, 5 år
• Diplomingeniør i produktion eller i softwareteknologi, 3,5 år
• Datamatiker, 2,5 år, eller professionsbachelor i softwareudvikling, hvis man kommer fra udviklersiden
• Professionsbachelor i produktionsteknologi, 2 år, som en almindelig vej i industrien

Adgangskravene til de tekniske uddannelser kræver typisk matematik A eller B afhængigt af uddannelsen. De aktuelle krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Certificeringer

Dette felt lever i høj grad på certificeringer, fordi metoderne er standardiserede.

• Lean Six Sigma Green Belt og Black Belt, som er selve grundlaget for værdistrømsanalyse
• SAFe Release Train Engineer eller SAFe Lean Portfolio Management, hvis organisationen kører SAFe
• Kanban Management Professional og Team Kanban Practitioner fra Kanban University, som er den mest direkte match på flowstyring
• DevOps-certificeringer, for eksempel DevOps Institute's DevOps Leader, hvis strømmen er teknisk
• Certificering i process mining fra Celonis eller UiPath, hvis værktøjet bruges i organisationen

Six Sigma-bæltene er de mest anerkendte i dansk industri. I it vejer SAFe og Kanban tungest.

Alternative veje ind

• Fra Lean-arbejde i produktion. Den mest direkte vej i industrien. Metoderne er præcis de samme, kun feltet er nyt
• Fra agil coaching eller scrum master-rollen. Man kender teamene og faciliteringen, men skal lære at måle flow ordentligt
• Fra DevOps eller platform engineering. Man kender flaskehalsene i leveringskæden teknisk, men skal lære forbedringsmetodikken
• Fra programledelse. Man kan tværgående koordinering, men skal aflære at styre efter milepæle frem for efter flow
• Fra drift og ITSM. Man har set, hvor ændringer strander, og hvorfor godkendelser tager tid

Karriereveje videre

Den typiske rute i it er head of engineering, udviklingschef, porteføljechef eller en rolle i lean portfolio management. I produktion går vejen mod produktionschef, fabrikschef eller Lean-direktør. En tredje mulighed er transformationsrådgivning i et konsulenthus, hvor erfaringen kan sælges direkte og timeprisen er høj.

Realistisk tidshorisont

Regn med otte til femten år. Du skal have arbejdet i mindst to af de led, strømmen består af, ellers bliver dine forslag teoretiske.

Det er en vigtig pointe. En value stream manager, der aldrig selv har stået i driften eller i testleddet, bliver ikke taget alvorligt af dem, der gør.

Hvis du skal hyre

Bed kandidaten tegne en værdistrøm, hun har arbejdet med, og sætte tal på hvert skridt. Kan hun ikke det, har hun ikke målt noget.

Spørg til gennemløbstiden før og efter, og hvor lang tid der gik, før forbedringen holdt. Spørg også til et kontroltrin, hun foreslog at fjerne, og hvordan risikoen så blev håndteret i stedet. Og afklar mandatet i opslaget: har personen ledelsesopbakning på tværs af afdelinger, eller er det en anbefalingsrolle? Uden opbakning ansætter du nogen, der ikke kan lykkes.

Måling af flow

Dette er det centrale værktøjsområde. Uden tal er rollen holdninger.

Jira og Azure DevOps leverer rådata om, hvor længe opgaver ligger i hvert trin. Kontroldiagrammer og cumulative flow-diagrammer trækkes i Jira eller i tillæg som Nave, Actionable Agile eller eazyBI.

De nøgletal, der reelt bruges, er gennemløbstid, ventetid mellem trin, mængden af igangværende arbejde, flow efficiency — altså hvor stor en andel af tiden der reelt arbejdes — og hvor meget der laves om.

Process mining

Celonis, UiPath Process Mining og Signavio Process Intelligence læser den faktiske proces ud af systemernes logfiler. Det har ændret faget, fordi diskussionen nu starter med fakta i stedet for med hvad folk tror, der sker.

Er strømmen teknisk, bruges også data fra leveringskæden: hvor lang tid der går fra kode er skrevet til den er i produktion, hvor ofte der fejler noget, og hvor lang tid en fejlretning tager.

DevOps-målinger

De fire DORA-metrikker fra Googles DevOps Research and Assessment bruges bredt: hvor ofte der leveres, hvor lang tid en ændring tager fra kode til produktion, hvor stor en andel af ændringer der fejler, og hvor hurtigt drift genoprettes. Data hentes fra GitHub, GitLab, Jenkins, Azure DevOps og fra overvågning i Grafana, Datadog eller Prometheus.

Kortlægning og facilitering

Værdistrømskort tegnes i Miro, Mural, Lucidchart eller Visio. I produktion foregår det stadig ofte på papir på gulvet, hvilket er både billigere og mere effektivt, når alle er i samme rum.

Rapportering

Power BI eller Tableau til dashboards, som ledelsen ser jævnligt. Pointen er at oversætte flowtal til noget, en direktør bruger: hvor meget hurtigere kommer en ny funktion ud, og hvad koster ventetiden.

I produktion

MES- og ERP-systemer som SAP, Infor eller Microsoft Dynamics leverer data om produktionsflow, lager og gennemløbstid. Kanban-tavler, både fysiske og digitale, styrer det igangværende arbejde.

Krav der ikke må fjernes

Nogle kontroltrin kan ikke automatiseres væk. I finanssektoren stiller EU's DORA-forordning krav til ændringshåndtering og it-modstandsdygtighed, og Finanstilsynet fører tilsyn. I medicinalproduktion gælder GMP-reglerne, som Lægemiddelstyrelsen håndhæver, og enhver ændring i en valideret proces kræver dokumentation. Behandles personoplysninger, kræver EU's databeskyttelsesforordning, GDPR, databeskyttelse gennem design. Opgaven er at gøre kontrollerne hurtigere og automatiserede, ikke at fjerne dem.