Alumni-koordinator (Uddannelse)

Alumner er tidligere studerende. En alumni-koordinator sørger for, at de ikke forsvinder ud af syne, når eksamensbeviset er udleveret.

Arbejdet ligger typisk i en kommunikations-, karriere- eller erhvervsserviceenhed. Nogle steder hører det under fundraising, andre steder under studieadministrationen.

Typiske opgaver:

• Holde alumnedatabasen ved lige. Folk skifter mail, job og navn, og listen forfalder hurtigt.
• Skrive og udsende nyhedsbrevet til alumner, ofte månedligt eller hvert kvartal.
• Planlægge arrangementer: karrieredag, jubilarfest for et årgangshold, fyraftensoplæg med en tidligere studerende.
• Rekruttere alumner som mentorer og matche dem med studerende i en mentorordning.
• Finde oplægsholdere og cases til undervisningen blandt tidligere studerende.
• Drive alumnegruppen på LinkedIn og holde den i live med indhold.
• Lave dimittendundersøgelser og samle tal på beskæftigelse og relevans.
• Koordinere med studievejledning, karrierecenter og aftagerpaneler.

En almindelig arbejdsdag er meget skrivebord og lidt event. Formiddag med mailflette og opdatering af kontaktdata. Efter frokost et møde med studielederen om, hvem der skal på scenen til karrieredagen. Sidst på dagen opfølgning på de ti alumner, der lovede at melde tilbage, men ikke gjorde det.

Omkring dimission, semesterstart og de store arrangementer er der spidsbelastning med aftenarbejde. Resten af året er rytmen rolig og planlagt langt frem.

Det svære er, at ingen skal noget. Alumner er ikke ansatte og ikke kunder. De møder op, hvis det er relevant nok, og ellers ikke. Derfor bruger man meget tid på at gøre invitationen konkret: hvem taler, hvor længe varer det, hvad får jeg ud af det.

Dataarbejdet fylder mere end folk tror. Institutionen skal kunne svare på, hvor kandidaterne får job. Det tal kommer dels fra Uddannelses- og Forskningsministeriets registerdata, dels fra egne dimittendundersøgelser, som ofte er koordinatorens ansvar at få gennemført og rapporteret.

Du skriver også en del til ledelsen. Hvor mange alumner har vi kontakt til? Hvor mange åbner nyhedsbrevet? Hvor mange mentorpar kom i gang? Tallene bruges i akkreditering, i studieordningsarbejde og i argumenter for budgettet til enheden.

På business schools og enkelte private institutioner er alumnearbejdet tættere på fundraising. Der handler kontakten også om donationer, legater og sponsorater til huset.

Rollen er ofte alene i funktionen. Man er den eneste, der arbejder med alumner, og skal selv skabe rammen. Det giver frihed, men også lidt ensomhed fagligt.

Der er ingen autorisation, ingen certificering og ingen fast uddannelse. Institutionerne slår typisk stillingen op som en AC-fuldmægtig eller en koordinatorstilling med krav om erfaring, ikke om et bestemt eksamensbevis.

Typiske uddannelsesbaggrunde:

• Cand.mag. i kommunikation, medievidenskab eller et sprogfag. Meget almindelig baggrund.
• Cand.merc. i marketing eller kommunikation, hvis stillingen ligger tæt på erhvervskontakt.
• Cand.scient.pol., cand.soc. eller cand.public., hvor analysedelen vejer tungt.
• Professionsbachelor i kommunikation eller i international handel og markedsføring.
• Serviceøkonom eller professionsbachelor i oplevelsesøkonomi, hvis eventdelen fylder mest.

Adgangskravene følger den enkelte uddannelse. Kandidatuddannelserne kræver en relevant bachelor. Erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelserne kræver ifølge UddannelsesGuiden en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse med bestemte niveauer i dansk, matematik og engelsk.

En del stillinger på erhvervsakademier og professionshøjskoler er HK-stillinger. Der er en kontoruddannelse med speciale i administration, 2 år som elev, en reel vej ind.

Alternative veje ind:

• Fra et studiejob i institutionens kommunikationsafdeling eller studievejledning. Den mest almindelige genvej.
• Fra studenterpolitik eller en studenterforening, hvor du har arrangeret events for hundredvis af mennesker.
• Fra en eventkoordinatorstilling i en forening, en messe eller et konferencehus.
• Fra en medlemsorganisation eller fagforening, hvor arbejdet med medlemsdata og nyhedsbreve ligner meget.
• Fra studieadministrationen på samme institution.

At være dimittend fra huset selv er ofte en fordel. Du kender uddannelserne, underviserne og kulturen, og du kan tale med alumnerne som en af deres egne.

Kompetencer der reelt efterspørges:

• At kunne skrive kort og indbydende på både dansk og engelsk.
• At kunne holde styr på persondata efter databeskyttelsesforordningen (GDPR). Alumnelister er personoplysninger, og samtykke til nyhedsbreve er reguleret i markedsføringsloven, som Forbrugerombudsmanden fører tilsyn med.
• Excel på et niveau, hvor du kan rense en liste med tusindvis af navne.
• Praktisk eventerfaring: budget, leverandører, tilmeldinger, navneskilte, aflysninger.

Karriereveje videre:

• Til kommunikationskonsulent eller webredaktør på samme institution.
• Til karrierevejleder eller leder af et karrierecenter.
• Til erhvervskontakt og virksomhedssamarbejde, hvor praktikaftaler og projekter formidles.
• Til fundraising eller sekretariatsledelse på en business school eller en privat institution.
• Til medlems- eller communityarbejde i en fagforening, en brancheforening eller en NGO.
• Til community manager i det private, hvor mange af metoderne er de samme.

Der er få af stillingerne i Danmark, og de bliver sjældent ledige. Til gengæld er kompetencerne — data, nyhedsbreve, events og netværk — nemme at flytte til andre organisationer med medlemmer.

Data og register:

• Et CRM eller medlemssystem til alumnedata, fx Salesforce, HubSpot, Membersite eller institutionens egen løsning.
• Studieadministrative systemer som STADS, hvor dimittendlisterne kommer fra.
• Excel med opslagsfunktioner og dublettjek. Det vigtigste enkeltværktøj i praksis.
• Slettefrister og samtykkeregistrering, fordi alumnelisten er personoplysninger efter GDPR.

Kommunikation:

• Nyhedsbrevsværktøj som MailChimp, Ubivox, HeyLoyalty eller Apsis, med åbnings- og klikstatistik.
• LinkedIn, hvor de fleste alumnenetværk reelt lever. Både en gruppe og en side.
• Institutionens CMS til alumnesider, typisk Umbraco, WordPress eller Sitecore.
• Canva eller Adobe Express til invitationer og opslag.

Arrangementer:

• Tilmeldingssystem som Nemtilmeld, Billetto, Conference Manager eller Eventbrite.
• Navneskilte, deltagerlister og afbudshåndtering. Lavpraktisk, men det er dét, der afgør en god dag.
• Teams eller Zoom til online oplæg og hybride arrangementer.

Undersøgelser og rapport:

• SurveyXact eller Microsoft Forms til dimittendundersøgelser.
• Power BI eller Excel-grafer til ledelsesrapportering.
• Registerdata fra Uddannelses- og Forskningsministeriet som sammenligningsgrundlag for beskæftigelsestal.

Dertil kommer institutionens ESDH-system til sager og aftaler, og en årsplan i Outlook, hvor dimission, semesterstart og karrieredag er lagt ind lang tid i forvejen.