Administrative Assistant

En administrativ assistent er den, der får hverdagen til at hænge sammen for andre. Rollen kaldes både administrativ assistent og administrative assistant, afhængigt af om arbejdspladsen kører på dansk eller engelsk.

Opgaverne varierer meget efter arbejdssted. Fælles er, at du løser mange små ting parallelt og bliver afbrudt hele dagen.

Typiske opgaver

• Booke og koordinere møder på tværs af mange kalendere og tidszoner
• Bestille mødelokaler, forplejning, rejser og hotel
• Forberede mødemateriale og skrive referat med opfølgningspunkter
• Besvare og fordele mails i en fælles postkasse
• Oprette og journalisere dokumenter i sags- eller dokumentsystem
• Behandle fakturaer: kontere, sende til godkendelse og følge op på forfaldne
• Registrere rejseafregninger og udlæg
• Oprette nye medarbejdere praktisk: adgang, udstyr, nøglekort og introprogram
• Vedligeholde lister over kontrakter, aftaler og fornyelsesdatoer
• Bestille kontorartikler og håndtere leverandørkontakt
• Planlægge personalearrangementer, kurser og seminarer
• Skrive og korrekturlæse breve, præsentationer og interne beskeder
• Holde styr på frister og minde chefen om dem i god tid

En typisk dag starter med indbakken og kalenderen. Derefter kommer der noget uventet: en aflysning, en gæst der skal modtages, en faktura der haster. Det er normen, ikke undtagelsen.

Den usynlige del af jobbet er hukommelse og overblik. Du er ofte den eneste, der ved, hvor et bilag ligger, hvornår kontrakten udløber, og hvem der skal spørges om hvad.

Der er forskel på arbejdspladserne:

• I det offentlige er der journalisering, aktindsigt og faste sagsgange
• I advokat- og revisionsfirmaer er der frister, dokumentproduktion og klientkontakt
• I produktions- og handelsvirksomheder er der ordrer, fakturaer og leverandører
• På sygehuse og i klinikker er der booking, patientadministration og indkaldelser
• I internationale koncerner foregår meget på engelsk med kolleger i flere lande

Diskretion er en del af jobbet. Du ser løndata, sygemeldinger, kontrakter og ledelsesmateriale, før andre gør. Det er ikke noget, du taler om i frokoststuen.

Titlen dækker et bredt spænd. En assistent i en lille virksomhed laver alt fra bogføring til nøglestyring. En assistent i en stor koncern kan have en snæver, specialiseret funktion.

Karrierevejen går ofte mod ledelsessekretær, executive assistant, koordinator eller teamleder for en administrativ funktion. Andre specialiserer sig i økonomi, HR eller indkøb og fortsætter der. Nogle læser videre til akademiuddannelse ved siden af jobbet.

Skal du hyre, så vær konkret om, hvad rollen faktisk indeholder. Stillingsopslag i denne kategori er ofte så brede, at ansøgerne ikke ved, hvad de søger. Test Excel og skriftlighed frem for kun at tale om orden og struktur.

Der er intet formelt krav. Men de fleste arbejdsgivere forventer en kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring.

Den almindelige vej: erhvervsuddannelse
Kontoruddannelsen med speciale i administration er den klassiske baggrund. Der findes også specialer i økonomi, offentlig administration, revision, advokatsekretær og lægesekretær.

Forløbet er:

• Grundforløb 1 på et halvt år efter 9. eller 10. klasse
• Grundforløb 2 på et halvt år
• To års elevtid i en virksomhed med uddannelsesaftale

Kommer du fra hhx eller eux, går du direkte til de to års elevtid. Adgangskravet er bestået 9. eller 10. klasse med mindst 02 i dansk og matematik, eller optagelse efter en samtale og prøve på skolen.

Er du over 25, kan du tage forløbet som euv. Har du erfaring fra kontor, butik eller kundeservice, bliver det kortere.

Elevtiden afsluttes med en fagprøve, hvor du løser en konkret opgave i virksomheden og fremlægger den.

Uden uddannelse
Mange kommer ind uden papir på det. Almindelige indgange er:

• Fra butik eller kundeservice, hvor du allerede har systemerne og kundekontakten
• Fra receptionen i samme virksomhed
• Fra vikarbureau, som er en meget udbredt vej ind på det administrative område
• Fra en anden branche efter et jobskifte, ofte i 30'erne eller 40'erne

Vikarbureauer er værd at tage alvorligt. Mange faste administrative stillinger besættes af en vikar, der allerede sidder i huset.

Videregående uddannelser i feltet

• Serviceøkonom eller handelsøkonom, to år
• Akademiuddannelse i ledelse, HR eller økonomi ved siden af jobbet
• Professionsbachelor i offentlig administration, hvis du sigter mod kommunen

Disse uddannelser er ikke krav, men de åbner vejen mod koordinator- og konsulentstillinger senere.

Kurser, der reelt tæller

• Excel på mellem eller højt niveau, blandt andet gennem AMU
• Kurser i det system, arbejdspladsen bruger, for eksempel WorkZone eller SBSYS
• GDPR-kurser, fordi du håndterer personoplysninger dagligt
• Kurser i skriftlig kommunikation og korrektur
• Regnskabskurser, hvis stillingen har bogholderiopgaver

Hvad der reelt kræves

• Ordentlig skriftlig dansk uden stavefejl
• Excel på et niveau, hvor du kan filtrere, lave opslag og bygge en simpel oversigt
• Overblik, når fem ting kommer samtidig
• Diskretion om det, du ser i mails og dokumenter
• Evne til at sige fra, når kalenderen ikke kan rumme mere
• Engelsk, hvis virksomheden er international

Det sidste er værd at tage alvorligt. Rollen har en tendens til at vokse, fordi det er let at lægge nye småopgaver hos den, der siger ja. Gode assistenter er dygtige til at prioritere højt og lavt.

Værktøjerne er kontorsystemer. Jo bedre du er i dem, jo mindre tid går med rutinen.

Office og samarbejde

• Outlook med kalender, delte kalendere og regler i indbakken
• Word med skabeloner, typografier og fletning af breve
• Excel med filtre, OPSLAG, pivottabeller og betinget formatering
• PowerPoint til møde- og ledelsesmateriale
• Teams og SharePoint til møder, filer og fælles kanaler
• OneNote eller Planner til opgavelister og opfølgning

Sags- og dokumentsystemer

• WorkZone i staten
• SBSYS og Acadre i kommuner og regioner
• Journalisering, fristovervågning og aktindsigt i det offentlige
• Dokumenthåndteringssystemer i advokat- og revisionsfirmaer

Økonomi og indkøb

• e-conomic, Dinero eller Navision i mindre virksomheder
• SAP eller Business Central i større
• Fakturagodkendelse og elektroniske bilag via NemHandel
• Rejseafregning i systemer som Zexpense eller Rejsud

HR og personale

• Rekrutteringssystemer som HR-Manager eller Emply
• Tidsregistrering og ferieplanlægning
• Onboarding-tjeklister og adgangsstyring

Andet i hverdagen

• Rejsebooking gennem virksomhedens rejsebureau
• Mødebooking på tværs af tidszoner i internationale huse
• Digital signatur og sikker mail, når dokumenter indeholder personoplysninger
• Simple automatiseringer i Power Automate, som sparer meget rutine

Excel er stadig det, der oftest bliver testet ved samtalen. Kan du lave et opslag mellem to lister og bygge en pivottabel, står du bedre end de fleste andre ansøgere.