Whistleblower-koordinator (Offentlig)

En whistleblower-koordinator driver myndighedens interne whistleblowerordning. Du er den, der åbner indberetningen først. Du vurderer, om sagen er omfattet af whistleblowerloven, og hvad der skal ske med den.

En stor del af arbejdet er sortering. Mange indberetninger handler om dårligt arbejdsmiljø, ledelsesstil eller en konkret personalesag. Det er som udgangspunkt ikke whistleblowersager. Du skal afvise dem venligt og henvise til HR, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljøorganisationen. Sager om svindel, bestikkelse, misbrug af offentlige midler, brud på udbudsreglerne, databrud eller magtmisbrug hører derimod hjemme i ordningen.

Typiske opgaver:

• Læse nye indberetninger i whistleblowersystemet og kvittere for modtagelsen inden for 7 dage, som whistleblowerloven kræver
• Stille uddybende spørgsmål til whistlebloweren i systemets anonyme tovejsdialog
• Vurdere din egen habilitet — er den udpegede person selv nævnt i sagen, skal en anden overtage
• Lave den indledende undersøgelse: indhente bilag, fakturaer, logs, mødereferater
• Holde fortrolige samtaler med involverede medarbejdere og skrive referat
• Indstille til direktion eller kommunaldirektør, om sagen skal undersøges videre, henlægges eller politianmeldes
• Give whistlebloweren feedback inden for 3 måneder, som loven kræver
• Skrive den årlige offentliggørelse om ordningens virksomhed, som offentlige arbejdsgivere er forpligtet til efter whistleblowerloven
• Holde oplæg for medarbejdere, så de kender ordningen og forskellen på en klage og en indberetning

En almindelig arbejdsdag ser sjældent dramatisk ud. De fleste danske kommuner og styrelser får kun en håndfuld indberetninger om året. Derfor er rollen næsten altid kombineret med et andet job. Ofte er koordinatoren jurist, chefkonsulent, DPO eller intern revisor ved siden af.

Når en sag først lander, kan den til gengæld fylde alt. Du arbejder isoleret. Du må ikke drøfte identiteten med kolleger, og du kan ikke lufte sagen over frokosten. Presset kommer typisk fra to sider: en whistleblower, der vil have handling nu, og en ledelse, der gerne vil vide, hvem der har indberettet. Det må du ikke fortælle dem.

Det stiller krav til rygrad. Du skal kunne sige nej til din egen direktør. Mange myndigheder løser det ved at lægge ordningen hos en ekstern advokat, eller ved at lade koordinatoren referere direkte til øverste ledelse eller til et politisk udvalg.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Rollen findes på grund af lov om beskyttelse af whistleblowere, kaldet whistleblowerloven, som gennemfører EU's whistleblowerdirektiv 2019/1937. Loven kræver, at offentlige arbejdsgivere med mindst 50 ansatte har en intern whistleblowerordning med en uafhængig og upartisk person eller enhed. Datatilsynet fører tilsyn med ordningerne og driver samtidig Justitsministeriets eksterne whistleblowerordning, som en whistleblower altid kan gå til i stedet. Loven indeholder et forbud mod repressalier, og en whistleblower kan tilkendes godtgørelse, hvis forbuddet brydes. Ud over whistleblowerloven arbejder du med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, med tavshedspligten i forvaltningsloven og straffeloven, og med offentlighedsloven, hvor indberetninger til en whistleblowerordning er undtaget fra aktindsigt.

Der er ingen autorisation og ingen fast uddannelse til jobbet. Whistleblowerloven stiller krav til uafhængighed og upartiskhed, ikke til et bestemt eksamensbevis.

Den mest almindelige vej er en juridisk kandidatuddannelse, cand.jur. eller cand.merc.jur., på fem år. Derefter nogle år i en offentlig forvaltning, hos Kammeradvokaten eller i et advokatfirma. Mange koordinatorer i kommuner og regioner kommer fra en juridisk afdeling eller fra direktionssekretariatet.

Andre veje ind:

• Forvaltning eller statskundskab, hvor du kender forvaltningsloven og den politiske organisation
• Revision eller økonomi, typisk cand.merc.aud. eller en baggrund i intern revision — stærkt i sager om svindel og misbrug af midler
• HR- eller arbejdsretlig baggrund, som er nyttig i de mange sager, der viser sig at være personalesager
• Politi eller anklagemyndighed, hvor afhøringsteknik og bevissikring allerede sidder i fingrene
• DPO-rollen, som i mange mindre myndigheder er den samme person

De fleste bliver udpeget internt, ikke ansat udefra. Ledelsen peger på en betroet medarbejder, som får opgaven oven i sit eget job. Derfor er stillingen sjældent slået op som en selvstændig fuldtidsstilling.

Efteruddannelse foregår som kurser, ikke som grader. Djøf, KL, Danske Regioner og de store advokatfirmaer udbyder kurser i whistleblowerordninger, undersøgelsesteknik og fortrolig sagsbehandling. Datatilsynet udgiver desuden en vejledning om whistleblowerordninger, som er obligatorisk læsning. Nogle tager en DPO-uddannelse eller en certificering som CIPP/E for at styrke databeskyttelsesdelen.

Skal du hyre en, så se efter tre ting. Kan personen tåle at være upopulær hos ledelsen? Kan personen holde tæt, også over for kolleger og pressen? Og er personen placeret organisatorisk, så uafhængigheden er reel? En HR-chef eller en økonomichef er ofte en dårlig kandidat, netop fordi mange sager peger ind i deres eget område.

Kernen i arbejdet er et whistleblowersystem. Det er en krypteret indberetningsportal, hvor whistlebloweren kan skrive anonymt og stadig få svar. Systemet gemmer ingen IP-adresser eller metadata, der kan afsløre afsenderen. Kendte udbydere på det danske marked er blandt andre Whistleblower Software, Got Ethics, Walor og EQS Integrity Line. Mange kommuner køber løsningen gennem et fælles udbud eller lader et advokatfirma drive ordningen.

Systemet giver dig typisk:

• En anonym tovejs-postkasse med en kode, whistlebloweren bruger til at logge ind igen
• Automatiske frister for 7-dages kvittering og 3-måneders feedback
• Sagslog, så det kan dokumenteres, hvem der har set hvad
• Adgangsstyring, så kun koordinatoren og eventuelle stedfortrædere kan åbne sagen
• Statistikudtræk til den årlige offentliggørelse

Uden om systemet arbejder du med almindelige forvaltningsværktøjer. ESDH-systemer som WorkZone, SBSYS, cBrain F2 eller Acadre bruges til journalisering, men whistleblowersager holdes ofte i et adskilt arkiv med skarp adgangsbegrænsning. Sikker post og Digital Post bruges, når du skal kommunikere med politiet, Rigsrevisionen eller en ekstern advokat.

Dataminimering og sletning fylder mere end i andre jobfunktioner. Du skal have slettefrister, en fortegnelse over behandlingsaktiviteter efter databeskyttelsesforordningen og typisk en konsekvensanalyse for ordningen. Datatilsynet har haft fokus på netop dokumentationen omkring whistleblowerordninger.

Dertil kommer det lavpraktiske: et aflåst skab, et separat mødelokale til samtaler, og en telefon der ikke deles. Fortroligheden brydes oftest ved en åben skærm eller en samtale i en gang, ikke ved et hackerangreb.