Udbudskonsulent (Offentlig)

En udbudskonsulent styrer offentlige indkøb fra behov til underskrevet kontrakt. Det starter, når en afdeling mangler noget konkret. Det kan være rengøring, et fagsystem, kørestole eller asfalt. Konsulenten oversætter behovet til et udbudsmateriale, som leverandører kan byde på.

En almindelig dag er delt mellem skrivearbejde og møder. Formiddagen går ofte med at hente krav ud af fagpersoner. En terapeut ved, hvad en god kørestol kan. Konsulenten ved, hvordan kravet må formuleres uden at pege på ét mærke. Om eftermiddagen besvares spørgsmål fra tilbudsgivere i udbudssystemet. Alle svar sendes til alle bydende samtidig. Ligebehandling og gennemsigtighed er ikke til forhandling.

Typiske opgaver

• Markedsdialog før udbuddet: hvad kan leverandørerne egentlig levere?
• Vælge udbudsform: offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog
• Skrive udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast
• Sætte CPV-koder på og offentliggøre i TED og på Udbud.dk
• Bygge en evalueringsmodel, der kan holde til en klagesag
• Åbne, kontrollere og evaluere tilbud sammen med fagfolk og økonomer
• Sende tildelingsbeslutning og holde standstill-perioden
• Følge op på kontrakten: leverandørmøder, prisregulering, optioner og forlængelse

Meget af arbejdet handler om rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer. Man køber sjældent én ting én gang. Man laver en aftale, som mange enheder skal bruge i fire år. Derfor fylder kontraktopfølgning mere, end nye udbudskonsulenter regner med.

Opgaverne er meget forskellige alt efter arbejdsplads. I regionerne fylder sygehusindkøb, medicinsk udstyr og implantater. I kommunerne fylder velfærd: hjælpemidler, madservice, vikarydelser og befordring. I staten kan det være IT-kontrakter, byggeri eller forsvarsmateriel. Forsyningsselskaber køber ledningsarbejde, målere og entrepriser.

Et element fylder mere år for år: krav ud over pris. Sociale klausuler om lærlinge, arbejdsklausuler om løn- og arbejdsvilkår, miljøkrav og totalomkostninger. Udbudskonsulenten skal kunne omsætte politiske ønsker til krav, der kan kontrolleres bagefter.

Jobbet har to slags pres. Fagfolkene vil have præcis det produkt, de kender. Leverandørerne læser materialet efter fejl, de kan klage over. Konsulenten står i midten og skal sige nej begge veje. Det kræver tålmodighed og en meget ordentlig dokumentation.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Faget findes på grund af EU's udbudsdirektiv 2014/24/EU, der i Danmark er gennemført i udbudsloven. Udbudsloven bestemmer, hvornår et indkøb skal i EU-udbud, og hvordan tilbud må evalueres. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vejleder om reglerne, mens Klagenævnet for Udbud behandler klager fra leverandører. Alvorlige fejl kan koste myndigheden en bøde eller gøre kontrakten uden virkning. Bygge- og anlægsopgaver under EU's tærskelværdi følger tilbudsloven, og forsyningsselskaber følger forsyningsvirksomhedsdirektivet. Rollen kræver ingen autorisation.

Der er ingen fast uddannelse til udbudskonsulent. De fleste kommer ind via en videregående uddannelse og lærer resten på jobbet.

De mest almindelige veje

• Cand.merc.jur. eller jura, typisk fem år efter gymnasiet. Stærkest til udbudsjura og kontrakter.
• HA(jur.) eller cand.merc. i supply chain og indkøb. Stærkest til markedet, priser og kategoristyring.
• Professionsbachelor i offentlig administration, tre og et halvt år. Bygger på kendskab til forvaltning og politiske processer.
• Cand.scient.pol. eller cand.soc., ofte i staten og regionerne.

Adgangskravet til de fleste af uddannelserne er en gymnasial eksamen. Optag sker via kvote 1 og kvote 2 efter Uddannelses- og Forskningsministeriets regler. Enkelte uddannelser kræver bestemte niveauer i matematik eller engelsk.

Alternative veje ind

Mange erfarne udbudskonsulenter er skiftet fra et andet job i huset. En sagsbehandler, en økonomikonsulent eller en driftsleder kender allerede behovene. Kontoruddannelsen med speciale i offentlig administration er også en klassisk indgang. Den tager typisk to år som elev efter en gymnasial eksamen eller EUD.

En anden vej går fra leverandørsiden. Har du skrevet tilbud som bid manager eller salgskonsulent, kender du materialet indefra. Den erfaring er meget værd, når du selv skal skrive kravene.

Efteruddannelse, der tæller i praksis

• Kurser hos IKA, Foreningen af Offentlige Indkøbere, som er fagets største netværk i Danmark
• Udbudsretlige kurser hos Djøf og hos advokatbranchens kursusudbydere
• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger om blandt andet evalueringsmodeller, som bruges som opslagsværk i hverdagen
• Diplomuddannelse i offentlig forvaltning eller i vurdering og indkøb
• Internationale certificeringer fra CIPS, mest relevant i store indkøbsafdelinger

Det tager typisk et til to år at blive rimeligt selvkørende. Første udbud laver man sammen med en erfaren kollega. Reglerne kan læres på et kursus. Det svære er skønnet: hvor detaljeret skal kravet være, og hvad kan markedet levere?

Hvor det fører hen

Typiske næste skridt er teamleder, indkøbschef eller kategoriansvarlig. Andre specialiserer sig som udbudsjurist eller kontraktmanager. Nogle går til SKI eller Økonomistyrelsen og laver fællesoffentlige aftaler. Andre skifter til rådgiverside i et advokatfirma eller konsulenthus. Endelig er der god efterspørgsel den anden vej: leverandører betaler for folk, der ved, hvordan det offentlige tænker.

Udbudskonsulenten arbejder mest i et elektronisk udbudssystem. Det er lovpligtigt at gennemføre EU-udbud elektronisk efter udbudsloven. De mest udbredte systemer i Danmark er Mercell, EU-Supply, Comdia og Ethics. Systemet holder styr på tidsfrister, spørgsmål og svar, tilbudsaflevering og evaluering.

Typiske værktøjer

• TED, EU's udbudsdatabase, hvor udbud over tærskelværdien skal offentliggøres. Bekendtgørelser sendes i eForms-formatet fra EU-Kommissionen.
• Udbud.dk, den danske portal for offentlige udbud
• ESPD, det fælles europæiske udbudsdokument, som tilbudsgivere bruger som foreløbigt bevis
• CPV-koderne, EU's fælles varenomenklatur, der bestemmer hvem der får besked om udbuddet
• Excel til evalueringsmodeller, pointmodeller og totalomkostningsberegninger
• Kontraktstyringssystemer og aftaledatabaser til opfølgning, priser, optioner og udløbsdatoer
• SKI's og Økonomistyrelsens fællesoffentlige aftaler, som ofte er alternativet til selv at udbyde
• Byggeweb, RIB og lignende projektweb ved bygge- og anlægsudbud
• Word-skabeloner til udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontrakt, ofte med husets faste paradigmer

Dertil kommer helt almindelige kontorværktøjer: Teams, SharePoint og myndighedens ESDH-system. Alt skal journaliseres, fordi et udbud kan ende i Klagenævnet for Udbud. Nyere afdelinger bruger også spend-analyse og BI-værktøjer til at se, hvad huset faktisk køber. Den analyse afgør ofte, hvilket område der skal udbydes næste gang.