Salesforce Administrator

Salesforce er et CRM-system. Sælgere, kundeservice og marketing arbejder i det hver dag. Administratoren bygger og passer opsætningen bag deres skærme. Rollen sidder mellem forretningen og systemet.

Det meste foregår i Setup, som er Salesforces administrationsmenu. Du klikker dig frem i stedet for at programmere.

Typiske opgaver

• Oprette og lukke brugere og tildele profiler, roller og permission sets
• Bygge nye felter, objekter, sidelayouts og record types
• Sætte valideringsregler op, så et lead ikke kan gemmes halvt udfyldt
• Automatisere arbejdsgange i Flow Builder: godkendelser, opgaver, e-mails, notifikationer
• Bygge rapporter og dashboards over pipeline, hitrate, sagsbehandlingstid og aktivitet
• Rydde op i data: dubletter, døde leads, forkerte CVR-numre, tomme felter
• Masseimportere og masseopdatere data med Data Loader
• Teste ændringer i en sandbox og udrulle dem til produktion
• Installere og vedligeholde pakker fra AppExchange, fx til e-signatur eller fakturering
• Svare på spørgsmål fra kolleger og lære nye brugere op

En almindelig arbejdsdag starter oftest i en supportkø. En sælger kan ikke se sin egen kunde. Kundeservice mangler et felt på sagen. Derefter kommer projektarbejdet: en ny salgsproces skal bygges, eller marketing vil have leads fordelt anderledes. Sidst på dagen trækkes tal til ledelsen.

Tre gange om året sender Salesforce en stor platformopdatering: Spring, Summer og Winter. Administratoren læser release notes, tester i sandbox og slår nye funktioner til eller fra. Nogle ændringer er obligatoriske og skal planlægges i god tid.

En stor del af jobbet handler om adgang til persondata. Du bestemmer, hvem der må se, rette og eksportere kundeoplysninger. Det skal holdes op mod EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), som kræver, at adgang begrænses til det nødvendige. Datatilsynet lægger vægt på netop rettighedsstyring og sletning, og i praksis er det administratorens bord.

Hvem har rollen ansat? Softwarevirksomheder, medicinal og life science, engroshandel, finans og forsikring, energi og rejsebranchen. Dertil kommer konsulenthuse, der implementerer Salesforce hos danske kunder. I mindre virksomheder er rollen ofte kombineret med salgssupport, marketing automation eller it-drift. I større virksomheder findes hele Salesforce-teams med administratorer, udviklere og en platformejer.

Det er lige så meget et forretningsjob som et it-job. Du siger tit nej til ønsker, der vil gøre systemet uoverskueligt. Og du skal kunne forklare en salgschef, hvorfor et felt ikke bare kan tilføjes.

Der findes ingen dansk uddannelse, der hedder Salesforce Administrator. Folk kommer typisk ind ad en af tre veje.

Fra superbruger til administrator. Det er den mest almindelige vej. Du sidder i salg, kundeservice eller marketing og bliver den, kollegerne spørger. Efterhånden overtager du opsætningen. I Salesforce-miljøet kalder man det en "accidental admin".

Fra en it-uddannelse. Datamatiker er den typiske: en erhvervsakademiuddannelse på 2½ år. Adgangskravene er en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse plus matematik C. Kravene fastsættes i adgangsbekendtgørelsen under Uddannelses- og Forskningsministeriet. Andre kommer fra it-teknolog, professionsbachelor i softwareudvikling eller en cand.merc.-linje inden for it.

Fra et konsulenthus. Flere danske Salesforce-partnere ansætter nyuddannede og lærer dem op internt i graduate- eller akademiforløb. Du arbejder på kundeprojekter fra start og ser mange forskellige opsætninger hurtigt.

Trailhead og certificering

Salesforce har en gratis læringsplatform, Trailhead, med moduler og gratis øvelsesmiljøer (Trailhead Playground). Du kan bygge alt fra jobbet i din egen playground uden at røre produktionsdata.

Den centrale prøve hedder Salesforce Certified Administrator. Den består af multiple choice-spørgsmål og tages online eller i testcenter. Der er et prøvegebyr og et lavere gebyr ved omprøve. Certificeringen skal vedligeholdes med et kort maintenance-modul på Trailhead, ellers udløber den.

De fleste bruger nogle måneders målrettet træning ved siden af et fuldtidsjob. Selve prøven er overkommelig at læse op til. Det svære er ikke prøven, men at have rørt et rigtigt system med rigtige brugere.

Videre herfra

• Advanced Administrator og Platform App Builder som næste certificeringer
• Salesforce-konsulent inden for Sales Cloud eller Service Cloud
• Business analyst eller løsningsarkitekt
• Udvikler, hvis du får smag for Apex og Lightning Web Components
• CRM-manager eller RevOps-ansvarlig med ansvar for hele salgsstakken

Engelsk er arbejdssprog i faget. Dokumentation, release notes og Trailblazer Community er på engelsk.

Til dig, der skal hyre: kig efter en, der kan forklare en Flow, de selv har bygget, og hvorfor. Certificeringen viser, at grundbegreberne sidder. Den viser ikke, om personen kan sige nej til et dårligt ønske fra salgschefen.

Kerneværktøjet er Salesforce selv, især Setup og Object Manager. Resten er lag oven på.

Bygge og automatisere

• Flow Builder til automatisering. Den har afløst Workflow Rules og Process Builder, som Salesforce har udfaset
• Lightning App Builder til sider og apps
• Valideringsregler, formelfelter og permission set groups

Data

• Data Loader til store mængder og Data Import Wizard til mindre
• Duplicate Rules og Matching Rules mod dubletter
• SOQL-forespørgsler i Developer Console eller en browserudvidelse
• Salesforce Inspector Reloaded, som mange administratorer bruger dagligt
• Excel eller Google Sheets til at forberede filer

Test og udrulning

• Sandboxes til test
• Change Sets eller DevOps Center til at flytte ændringer
• Salesforce CLI i teams med udviklere. Større setups bruger Gearset eller Copado

Omkringliggende Salesforce-produkter

• Sales Cloud, Service Cloud og Experience Cloud
• Marketing Cloud Account Engagement, tidligere Pardot
• CPQ eller Revenue Cloud i virksomheder med komplekse priser
• Einstein- og Agentforce-funktioner, som administratoren skal sætte op og afgrænse

Uden for platformen

• Jira eller ServiceNow til sager og ønsker
• Confluence eller Notion til dokumentation af opsætningen
• Slack og Teams til den daglige brugersupport
• Integrationsværktøjer som MuleSoft, Make eller Zapier mod ERP og webshop
• Trailhead og Trailblazer Community til opslag og læring