Preboarding Coordinator

En preboarding coordinator arbejder i det hul, mange virksomheder glemmer: tiden mellem underskrift og første arbejdsdag.

Hullet er langt i Danmark. Funktionærloven giver typisk en til tre måneders opsigelsesvarsel, og for erfarne medarbejdere kan det være seks. I den periode er den nye stadig på sin gamle arbejdsplads og kan blive modbudt eller lokket videre.

Det er det, rollen findes for. Frafald før første dag koster hele rekrutteringen om igen.

Typiske opgaver

• Sende kontrakt til digital underskrift og rykke, indtil den er retur
• Indhente straffeattest, børneattest, referencer, eksamensbeviser og eventuelt autorisationsbevis
• Holde kontakten i ventetiden: velkomstmail, hilsen fra kommende leder, invitation til fredagsbar eller sommerfest
• Sende praktisk info om parkering, kantine, dresscode og hvor man møder første dag
• Bestille pc, telefon, adgangskort, arbejdstøj og sikkerhedssko i god tid
• Oprette sagen i HR-system og lønsystem og bestille adgange hos it
• Åbne portal eller app, hvor den nye kan udfylde stamdata, pårørende, kontonummer og skatteoplysninger
• Koordinere startdatoer, så flere nye kan starte samme dag med fælles introduktion
• Håndtere ændringer: udskudt startdato, opsagt aftale eller ændret stillingsindhold
• Følge tallet for frafald før start og finde ud af hvorfor

En almindelig arbejdsdag

Meget af dagen er koordinering og rykkere. Du gennemgår listen over kommende starter, tjekker hvad der mangler, og skriver til it, leder eller den nye selv.

En typisk formiddag: tre kontrakter mangler underskrift, en straffeattest er ikke kommet retur fra Rigspolitiet, og en leder har ikke svaret på, hvem der skal være buddy.

Om eftermiddagen skriver du velkomstmails og opdaterer preboardingforløbet. Måske ringer du til en, der starter om seks uger, bare for at høre hvordan det går. Den samtale er ofte den, der afslører, at nogen overvejer at blive i sit gamle job.

Det svære i jobbet

Du skal holde kontakt uden at presse. Den nye er stadig ansat et andet sted og må ikke kompromitteres over for sin nuværende arbejdsgiver. Skriv til privat mail, ikke arbejdsmail.

Du har heller ikke magt over dem, du er afhængig af. It bestiller udstyret, lederen skal skrive velkomsthilsenen, og facility laver adgangskortet.

Og du opdager for sent, når noget går galt. En, der er faldet fra, siger det sjældent selv. Derfor er faste kontaktpunkter vigtigere end gode intentioner.

Hvem har rollen

En ren preboarding-stilling er sjælden i Danmark. Den findes typisk i store virksomheder med mange månedlige ansættelser, eller hvor frafald før start har været et konkret problem.

Brancherne er især konsulenthuse, it, rådgivende ingeniørvirksomheder, finans, medicinal, transport og vikarbureauer. Rekrutteringsbureauer og RPO-leverandører som Randstad, Hays og Adecco har også rollen, fordi de leverer preboarding som en del af ydelsen. I sundhed og pleje fylder attester og autorisation mest.

I mindre virksomheder er preboarding en del af onboarding specialistens eller HR-konsulentens arbejde.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Ansættelsesbevisloven kræver, at medarbejderen får skriftlige oplysninger om de væsentligste vilkår, som hovedregel senest syv kalenderdage efter start. Loven bygger på EU's arbejdsvilkårsdirektiv og omfatter blandt andet arbejdssted, arbejdstid, prøvetid, løn og opsigelsesvarsler. Funktionærloven fastsætter opsigelsesvarslerne, der bestemmer, hvor lang preboardingperioden reelt bliver. Alle oplysninger indsamlet før start er personoplysninger efter EU's databeskyttelsesforordning, GDPR, og Datatilsynet stiller krav om oplysningspligt, saglig adgang og sletning, blandt andet af straffeattester. Skal medarbejderen arbejde med børn, kræver børneattestloven, at børneattest indhentes hos Rigspolitiet før start.

Der findes ingen uddannelse i preboarding. Faget læres i praksis, og adgangen er bred.

De typiske uddannelsesveje

• Professionsbachelor i administration eller offentlig administration, 3,5 år
• Erhvervsakademiuddannelse i serviceøkonomi eller administration, 2 år
• Kontoruddannelse med speciale i administration, 2-4 år som erhvervsuddannelse
• Professionsbachelor i kommunikation, 3,5 år, hvis man vil arbejde med indholdet i velkomstforløbet
• Cand.soc. eller cand.merc. i HRM, 5 år, hvis målet er en HR-karriere længere frem

Adgangskravene til erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelserne er normalt en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse. De aktuelle krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

En HR-uddannelse er ikke et krav. Arbejdsgivere vægter oftere orden i detaljerne og evnen til at følge op.

Kurser, der reelt bruges

• Grundkursus i ansættelsesret hos Dansk Erhverv, Dansk Industri eller DJØF
• GDPR-kursus, fordi du håndterer cpr-numre, attester og kontooplysninger før ansættelsen er begyndt
• Systemkursus i virksomhedens HR- eller rekrutteringssystem, typisk fra leverandøren
• Skrivekursus eller kursus i kundekommunikation, fordi jobbet i praksis er skriftlig kontakt

Alternative veje ind

• Fra rekrutteringskoordinator. Den mest almindelige vej. Du kender allerede kandidaterne, systemet og processen
• Fra HR-administration. Kontrakter, attester og lønoprettelse er hverdag i forvejen
• Fra vikarbureau eller bemanding. Her koordineres mange starter hver uge, ofte med kort varsel
• Fra kundeservice eller reception. God træning i tempo, tone og at holde styr på mange tråde
• Fra projektkoordinering. Preboarding er i praksis deadlinestyring med mange afhængigheder

Karriereveje videre

Den naturlige næste rolle er onboarding specialist, hvor ansvaret følger med hele vejen ind i de første måneder. Derfra går vejen typisk til HR-konsulent eller HR-partner. Andre går mod employer branding, fordi preboarding i høj grad er kommunikation og oplevelse. En fjerde vej er HR-systemer og procesautomatisering, fordi preboarding er den proces, der oftest bliver digitaliseret først.

Realistisk tidshorisont

Du kan køre forløbene selv efter to til fire måneder. Det tager omkring et år, før du kan bygge et preboardingprogram op fra bunden og få it, ledere og løn til at levere til tiden.

Hvis du skal hyre

Bed kandidaten beskrive tidslinjen fra underskrift til dag ét, uge for uge. Spørg til en kandidat, der faldt fra før start, og hvad der blev ændret bagefter. Spørg også, hvordan de holder kontakt uden at genere en, der stadig er ansat et andet sted. Test systemdisciplinen, for jobbet står og falder med, at ingen bliver glemt på listen.

Rekrutterings- og HR-systemer

• Danske systemer som HR-ON, Emply, Peoplemate, Sympa og Personio
• Rekrutteringssystemer som Teamtailor, HR Manager, Talentech og Workable, hvor preboarding ofte startes direkte fra kandidatens sag
• Større platforme som Workday, SAP SuccessFactors og Cornerstone i koncerner
• Dedikerede preboardingværktøjer som Talmundo, Enboarder og Appical, der sender automatiske forløb over uger

Pointen med værktøjerne er drypvis kontakt. Systemet sender selv en hilsen efter tre dage, en video efter to uger og en praktisk mail ugen før start.

Underskrift og dokumenter

Kontrakter sendes til digital underskrift med Penneo, Visma Addo eller DocuSign. Straffeattest bestilles hos Rigspolitiet via borger.dk med MitID og samtykke. Børneattest indhentes samme sted. Autorisationsbevis for sundhedspersonale kontrolleres i Styrelsen for Patientsikkerheds autorisationsregister.

Bestilling og adgange

Udstyr bestilles gennem et servicedesk-system som Jira Service Management, TOPdesk eller ServiceNow. Brugeroprettelse sker i Microsoft Entra ID, tidligere Azure AD. Du bestiller og følger op, selvom du ikke selv udfører opgaven.

Løn og indberetning

Stamdata oprettes i lønsystemer som Visma Enterprise, Zenegy, Danløn, Lessor eller Silkeborg Data. Ansættelsen indberettes til eIndkomst hos Skattestyrelsen, og skattekortet trækkes automatisk. Pensionsordningen oprettes typisk hos PFA, Danica, Velliv eller Industriens Pension.

Indhold og overblik

Velkomstmateriale og små videoer laves i Canva, PowerPoint eller Loom. Overblikket over kommende starter holdes ofte i Excel, Planner, Asana eller monday.com ved siden af systemet. Frafald før start måles typisk manuelt, fordi få systemer gør det af sig selv.

Fortrolighed

Cpr-numre, attester og kontooplysninger er personoplysninger efter GDPR. Datatilsynet lægger vægt på begrænset adgang og på sletning, når formålet er opfyldt. Skriv til privat mail frem for kandidatens nuværende arbejdsmail, og undgå at gemme dokumenter i fælles mapper.