HR Operations Team Lead

En HR operations team lead er chef for maskinrummet. Lønnen skal ud til tiden. Kontrakter skal være juridisk korrekte. Data i HR-systemet skal kunne bruges til rapportering. Og teamet skal kunne holde til det, måned efter måned.

Forskellen på denne rolle og en specialist er ansvaret for andre mennesker og for processen som helhed. Man laver færre kontrakter selv. Man svarer til gengæld for de fejl, teamet laver.

Typiske opgaver

• Personaleledelse for tre til ti HR-koordinatorer, People Ops-specialister eller lønmedarbejdere
• Sikre at lønkørslen kommer igennem: kontrolpunkter, godkendelse, fejlhåndtering, backup ved sygdom
• Fordele sager og bemande op i spidsbelastninger som årsskifte, ferieafregning og lønregulering
• Sætte servicemål for svartid på HR-henvendelser og følge op på dem
• Eje processerne: onboarding, offboarding, kontraktændringer, barsel, jubilæer
• Være eskaleringspunkt, når en leder er utilfreds, eller en sag er gået galt
• Drive implementering og opgraderinger af HR-system sammen med it og leverandøren
• Sikre compliance: sletteregler, adgangsstyring, dokumentation af behandlinger
• Levere data til direktion, revision og overenskomstforhandlinger
• Styre leverandører: lønbureau, pensionsselskab, systemleverandør og deres serviceaftaler
• Ansætte, oplære og udvikle egne medarbejdere, inklusive MUS og lønsamtaler

En almindelig arbejdsdag
Dagen begynder med en kort statusrunde i teamet. Hvor mange sager ligger i køen, og er der noget, der brænder. Formiddagen går med godkendelse af lønkørslen og en fejl på et tillæg til 40 medarbejdere. Efter frokost et møde med systemleverandøren om en integration, der ikke overfører fraværsdata korrekt. Sidst på dagen en 1-til-1 med en medarbejder, der er ved at brænde ud op til årsskiftet, og et udkast til bemandingsplan for december.

Hvor rollen findes
Mest i virksomheder med over 300 ansatte. Typisk i koncerner med et shared service-center, i kommuner og regioner, i produktion med mange timelønnede og i scale-ups, der er vokset forbi ét HR-team. Brancher hvor rollen fylder: transport, detail, hotel og restauration, produktion, hospitaler og store it-huse. Fælles træk er mange ansættelser, mange overenskomster og mange vagtplaner.

Det svære ved rollen
Man sidder mellem tre pres. Ledere vil have hurtige svar. Økonomi vil have færre fejl og lavere omkostninger. Teamet er ofte underbemandet i toppe. Rollen har sjældent stor synlighed, når det går godt, og fuld synlighed, når en lønkørsel fejler.

Regler man har ansvar for
Rollen er ikke lovreguleret, men den bærer ansvaret for, at reglerne følges i praksis. Ansættelsesbevisloven fastsætter, hvilke oplysninger en kontrakt skal indeholde og hvornår. Ferieloven styrer optjening, overførsel og udbetaling. Barselsloven og sygedagpengeloven afgør refusion, som søges via Nemrefusion. Lønoplysninger indberettes til eIndkomst hos Skattestyrelsen inden for lovbestemte frister. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) kræver dokumenterede sletteregler og adgangsstyring, og Datatilsynet fører tilsyn. EU's lønttransparensdirektiv stiller nye krav til, at virksomheder kan opgøre og rapportere lønforskelle, hvilket i praksis lander i HR-driften.

For dig der skal hyre en
Spørg til antal lønsedler om måneden og antal overenskomster. Bed om et eksempel på en lønfejl, der ramte medarbejdere, og hvad der blev ændret bagefter. Spørg hvordan personen har håndteret en systemimplementering, og hvad der gik galt. Spørg til personaleomsætning i eget team. En stærk profil taler om kontrolpunkter, dokumentation og bemanding. En svag profil taler kun om egne fagkundskaber uden at nævne teamet.

Der er ingen autorisation og ingen fast uddannelse. Rollen besættes næsten altid af en, der først har arbejdet flere år i HR-driften selv. Ledelse læres typisk på jobbet og suppleres bagefter med kurser.

De mest almindelige uddannelsesveje

• Kontoruddannelse med speciale i administration eller økonomi, to år som elev efter grundforløb
• Erhvervsakademiuddannelse som administrationsøkonom eller financial controller, to år
• Professionsbachelor i offentlig administration eller i finans, tre til fire år
• HD i organisation og ledelse eller HD i regnskab fra Copenhagen Business School eller Aarhus BSS, fire år på deltid
• Cand.merc. eller cand.soc. i HRM, typisk hos dem der sigter videre mod HR-chef

Adgang til erhvervsakademi og professionsbachelor kræver gymnasial eksamen eller relevant erhvervsuddannelse. Optag sker via kvote 1 og kvote 2 gennem Den Koordinerede Tilmelding.

Den realistiske vej ind
De fleste kommer indefra. Typiske spring:

• People Operations Specialist eller HR-koordinator, der får ansvar for teamet
• Lønmedarbejder eller lønansvarlig, der overtager hele HR-driften
• Teamleder fra kundeservice eller backoffice med stærk procesforståelse
• HR-konsulent i det offentlige, der bliver funktionsleder
• Superbruger på HR-systemet, der driver en implementering og derefter får ledelsesansvaret

Regn med fem til otte års erfaring i HR-drift eller løn, før man er en realistisk kandidat. Det tæller mere at have stået med en kompliceret lønkørsel end at have læst om ledelse.

Kurser og efteruddannelse der vejer

• Lederuddannelse på akademiniveau, Akademiuddannelsen i Ledelse, tages på deltid over to til tre år
• Diplomuddannelse i ledelse for dem, der vil videre mod chefniveau
• Lønkurser hos Dataløn, Zenegy, Visma eller Lessor, typisk et par dage
• Ansættelsesretlige kurser hos DJØF, Dansk Erhverv, DI eller Lederne
• Overenskomstkurser, hvis virksomheden er dækket af en overenskomst. Reglerne om tillæg og arbejdstid er den hyppigste kilde til lønfejl
• GDPR-kursus med fokus på HR-data, sletteregler og adgangsstyring
• Projektledelse på grundniveau, fordi systemskift fylder meget i rollen

Ingen af dem er lovkrav. Men dokumenteret ledelseserfaring og styr på lønprocessen er de to ting, arbejdsgivere reelt screener på.

Karriereveje videre
Typiske næste skridt er HR Operations Manager, Head of People Operations eller lønchef. Nogle går mod HRIS-området og bliver ansvarlige for HR-systemlandskabet, hvilket er en efterspurgt niche. Andre bevæger sig mod HR-chef i en mindre virksomhed eller mod compensation and benefits. En del skifter helt væk fra HR til shared service-ledelse eller til leverandørsiden hos et lønbureau.

Rollen bruger de samme systemer som teamet, men set fra oven: opsætning, integrationer, adgange og rapporter.

HR-systemer
Workday, SAP SuccessFactors og Oracle HCM i koncerner. HiBob, Personio og Sympa i mellemstore virksomheder. Silkeborg Data og KMD Opus i kommuner og regioner. Team leaden er ofte den, der ejer opsætningen og godkender ændringer.

Løn
Dataløn, Zenegy, Visma Løn, Bluegarden og Lessor. Ved outsourcet løn styres samarbejdet med et bureau som Azets, BDO eller Zalaris gennem en serviceaftale med aftalte frister og fejlgrænser.

Tid og vagtplan
Planday, Quinyx, Tamigo eller Workday Scheduling i virksomheder med skiftehold. Integrationen mellem vagtplan og løn er det sted, hvor flest fejl opstår.

Sagsstyring
Jira Service Management, Freshservice, ServiceNow eller Workday Help. Bruges til at måle svartid, fordele sager og dokumentere, hvad der blev svaret hvornår.

Rapportering

• Excel med pivottabeller og opslagsfunktioner. Stadig det mest brugte
• Power BI eller Tableau til faste ledelsesrapporter
• Rapportmodulet i HR-systemet til headcount, fravær og personaleomsætning

Offentlige portaler
Nemrefusion til syge- og barselsrefusion. eIndkomst hos Skattestyrelsen til lønindberetning. Virk til øvrige indberetninger. MitID Erhverv til adgang og fuldmagter.

Øvrigt
Penneo eller Visma Addo til digital underskrift. Notion eller Confluence til procesbeskrivelser. Microsoft Teams eller Slack til teamet.

De nøgletal, man skal kunne forsvare, er antal lønsedler pr. måned, fejlprocent i lønkørslen, svartid på HR-sager, sagsmængde pr. medarbejder og personaleomsætning i eget team.