HR Compliance Officer

En HR compliance officer holder styr på reglerne omkring medarbejdere. Rollen sidder som regel i HR, men arbejder tæt sammen med jura, løn og arbejdsmiljøorganisationen. Fokus er hverken rekruttering eller trivsel. Fokus er dokumentation, kontrol og regler, der kan bevises udadtil.

Typiske opgaver:

• Gennemgå ansættelseskontrakter og tillæg, så de lever op til ansættelsesbevisloven.
• Vedligeholde fortegnelsen over behandlingsaktiviteter, som GDPR artikel 30 kræver af arbejdsgiveren.
• Sætte og håndhæve slettefrister på ansøgninger, personalesager, sygefravær og advarsler.
• Drive whistleblowerordningen: modtage anmeldelser, logge dem og sikre fortrolighed for anmelderen.
• Lave stikprøvekontroller af, om ledere reelt følger politikkerne i hverdagen.
• Undervise ledere i ferieloven, arbejdstidsregistrering, ligebehandling og advarselsprocedurer.

En almindelig dag starter tit med indbakken. En leder vil fyre en medarbejder på barsel og skal have at vide, hvad ligebehandlingsloven siger. Bagefter et møde med lønafdelingen om et nyt HR-system og en databehandleraftale, der mangler. Efter frokost gennemgang af 20 tilfældige personalesager for at se, om der ligger helbredsoplysninger, som ikke må ligge der. Sidst på dagen et udkast til en opdateret personalepolitik.

Rollen er stærkest i brancher med mange ansatte eller skrappe tilsyn. Det gælder banker og forsikring, hvor egnetheds- og hæderlighedskrav rammer HR direkte. Det gælder medicinal, produktion, transport og vikarbureauer med udenlandsk arbejdskraft og krav om opholds- og arbejdstilladelser fra SIRI. Det gælder også store detailkæder med tusindvis af timelønnede og skiftende vagtplaner.

Rollen kaldes i praksis også HR-jurist, People Compliance Partner eller HR Governance-ansvarlig, afhængigt af hvor tungt det juridiske vejer. I mindre virksomheder ligger opgaverne oftest hos en HR-chef eller en ekstern advokat.

En HR compliance officer siger nej flere gange om ugen. Det er en del af jobbet. Man skal kunne holde fast, når en direktør har travlt og reglen er ubelejlig.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?
Rollen findes, fordi ansættelser og medarbejderdata er tungt reguleret. GDPR og databeskyttelsesloven styrer, hvordan personaleoplysninger må behandles, og Datatilsynet fører tilsyn og udsteder bøder. Lov om beskyttelse af whistleblowere kræver en intern ordning i virksomheder med mindst 50 ansatte. Ansættelsesbevisloven stiller krav til kontraktens indhold, og arbejdstidsloven kræver et objektivt system til registrering af arbejdstid. Dertil kommer ligebehandlingsloven, forskelsbehandlingsloven og arbejdsmiljøloven, som Arbejdstilsynet håndhæver, samt EU's løntransparensdirektiv, der pålægger arbejdsgivere at kunne dokumentere lønforskelle mellem kønnene.

Der findes ingen uddannelse, der hedder HR compliance officer. Folk kommer ind ad tre veje.

Den juridiske vej er cand.merc.(jur.) eller cand.jur. Begge tager fem år og kræver en gymnasial eksamen med de rette niveauer. Cand.merc.(jur.) er den mest brugte, fordi den blander ansættelsesret med virksomhedsforståelse.

Den erhvervsøkonomiske vej er HA(jur.) eller en cand.merc. i HRM. Herfra bygger man selv personalejuraen på med kurser.

Den praktiske vej er den mest almindelige. Man starter som HR-assistent, lønmedarbejder eller HR-konsulent og overtager compliance-opgaverne gradvist. Mange kommer fra en professionsbachelor i offentlig administration eller fra en kontoruddannelse med speciale i administration.

Efteruddannelse betyder meget i denne rolle:

• HD i Organisation eller en diplomuddannelse i HR, begge på deltid over cirka tre år ved siden af jobbet.
• DPO-uddannelse, hvis man også skal have databeskyttelsesrollen.
• CIPP/E-certificeringen fra IAPP, som er den mest anerkendte inden for europæisk persondataret.
• Kurser i ansættelsesret hos Djøf, Dansk HR eller advokathuse.

Adgangskravet til jobbet er sjældent en bestemt titel. Det er dokumenteret kendskab til ansættelsesret og GDPR i praksis. En ansøger, der har bygget en whistleblowerordning op fra bunden, står stærkere end en nyuddannet jurist uden HR-erfaring.

Karrierevejen videre går typisk til HR-chef, Data Protection Officer, Compliance Manager eller People Operations-ansvarlig. Nogle går den anden vej og bliver rådgivere i et advokatfirma eller konsulenthus. En del ender med også at få ESG-ansvar, fordi CSRD-rapporteringen om egen arbejdsstyrke kræver samme slags data og kontroller.

Det tager typisk to til fire år at blive selvkørende i rollen. Reglerne ændrer sig hvert år, så læsning af nye regler og domme er en fast del af arbejdet.

En HR compliance officer arbejder i tre slags systemer: HR-systemet, dokumentationen og kontrollen.

HR- og lønsystemer er fundamentet. Det er typisk Workday, SAP SuccessFactors, Sympa, HR-ON, Emply eller Talentech, koblet til lønsystemer som Danløn, Zenegy eller Visma. Rollen bruger dem ikke til at administrere, men til at tjekke rettigheder, adgange og slettefrister.

Til persondata bruges danske GRC-værktøjer som ComplyCloud eller Wired Relations. De holder styr på fortegnelsen, databehandleraftaler og risikovurderinger. Mange kører det stadig i Excel og SharePoint, især i mindre virksomheder.

Whistleblowerordningen kræver en sikker platform. De mest udbredte i Danmark er Whistleblower Software, GotEthics og EQS Integrity Line. Nogle virksomheder køber ordningen som en ydelse hos et advokatfirma i stedet.

Til træning af ledere bruges et LMS som Cornerstone eller Learningbank, hvor gennemførelse kan dokumenteres. Netop dokumentationen er pointen — et kursus uden log tæller ikke ved et tilsyn.

Dertil kommer opslagsværker og kilder, der bruges dagligt: Datatilsynets vejledninger, Arbejdstilsynets bekendtgørelser, retsinformation.dk og afgørelser fra Ligebehandlingsnævnet. Mange har også et abonnement på et juridisk opslagsværk som Karnov.

Excel og Power BI bruges til stikprøver og til at vise ledelsen, hvor mange sager der mangler dokumentation.