Regler for overarbejde og afspadsering

Find den aftalte arbejdstid i hver enkelt kontrakt. Timer ud over den aftalte norm er overarbejde for fuldtidsansatte. For deltidsansatte kaldes timerne op til fuldtid normalt merarbejde. Merarbejde udløser oftest kun almindelig timeløn, ikke overarbejdstillæg. Deltidsansatte kan som udgangspunkt ikke pålægges merarbejde — det kræver en aftale.

Har I medarbejdere på funktionsløn eller jobløn, er ekstra timer ofte dækket af den faste løn. ⚠️ Det skal stå tydeligt i kontrakten, og lønnen skal stå i rimeligt forhold til arbejdsmængden. Er formuleringen uklar, kan medarbejderen kræve betaling for timerne bagefter.

Overenskomsten går forud for jeres egne regler. Den fastsætter typisk tillæg for overarbejde, hvornår afspadsering udløses, og hvilket varsel afspadsering kræver. Flere overenskomster giver ret til afspadsering, når overarbejdet bliver systematisk eller overstiger et bestemt timetal over nogle uger.

Er I ikke omfattet af en overenskomst, er det kontrakten og personalehåndbogen, der gælder. Brug altid den nyeste udgave af overenskomsten — satser og varsler ændres ved fornyelse.

Skriv ned, hvem der vælger mellem udbetaling og afspadsering. Som udgangspunkt er det jer som arbejdsgiver, hvis intet andet er aftalt. Fastlæg også omregningen. Nogle virksomheder giver time for time. Andre giver mere frihed end den arbejdede tid, typisk i det offentlige. Tag stilling til, om selve overarbejdstillægget kan konverteres til frihed i stedet for løn.

Formulering til kontrakt eller håndbog: "Beordret overarbejde afspadseres som udgangspunkt. Virksomheden fastlægger tidspunktet efter dialog med medarbejderen. Udbetaling sker kun efter aftale med nærmeste leder."

Overarbejde skal være pålagt af en leder. Ellers kan medarbejdere selv bygge en saldo op, I ikke har bestilt. Brug en fast formulering i mail eller vagtplan: "Du bedes arbejde til kl. 18 torsdag. Timerne registreres som beordret overarbejde."

Giv besked så tidligt som muligt, gerne senest dagen før. Overarbejdet skal være midlertidigt og begrundet i driften, ikke en fast udvidelse af arbejdsugen. En medarbejder kan sige nej med tungtvejende grunde, fx akut pasning af små børn. ⚠️ Ser I nogen arbejde over uden ordre, så reagér samme uge. Passivitet kan blive opfattet som accept og udløse et krav.

I skal kunne dokumentere hver medarbejders samlede arbejdstid pr. dag. Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. I en lille virksomhed kan et fælles regneark være nok, hvis det bruges konsekvent. Medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer.

Har I fast arbejdstid, kan I nøjes med at registrere afvigelser fra normen. Registreringerne skal gemmes i fem år. Ledere og andre, der reelt selv tilrettelægger arbejdstiden, kan undtages — men undtagelsen skal stå eksplicit i kontrakten. Tjek de aktuelle krav hos Arbejdstilsynet, før I sætter systemet op.

Arbejdstiden må i gennemsnit højst være 48 timer om ugen målt over fire måneder. Overarbejde tæller med i gennemsnittet. Medarbejderen skal have mindst 11 sammenhængende timers hvile i døgnet og et ugentligt fridøgn.

Sæt en fast månedlig kontrol af lange dage og høje saldi. Det er langt lettere at flytte en vagt end at rette op på et brud bagefter. Afvigelser fra hviletidsreglerne skal dokumenteres særskilt.

Beslut, hvor mange timer en medarbejder må have stående. Sæt en frist for, hvornår timerne skal være afviklet, fx inden for et kvartal eller et halvår. Aftal hvad der sker, når fristen nås: udbetaling eller planlagt frihed.

Store saldi bliver et problem, når nogen siger op eller bliver syg i længere tid. Gennemgå saldi ved hver lønkørsel, og tag fat i de tre-fire medarbejdere, der ligger højest.

I bestemmer som udgangspunkt, hvornår afspadsering placeres. Følg det varsel, der står i overenskomst eller kontrakt — det kan være flere døgn. Læg gerne afspadsering i stille perioder, fx mellem jul og nytår eller i sommerugerne.

⚠️ Afspadsering, der stammer fra systematisk overarbejde, kan typisk ikke placeres i et opsigelsesvarsel, medmindre begge parter er enige. Varsl skriftligt, og skriv timetallet med.

Bliver medarbejderen syg, inden afspadseringen starter, flyttes friheden som regel. Bliver medarbejderen syg midt i en afspadseringsperiode, er der oftest ikke ret til erstatningsfrihed. Det afhænger af overenskomsten.

Skriv jeres praksis ind i personalehåndbogen, så svaret ikke opfindes fra sag til sag. Kræv at medarbejdere også sygemelder og raskmelder sig på afspadseringsdage. Ellers bliver registreringen forkert.

Træk saldoen frem, så snart en opsigelse ligger på bordet. Beslut, om timerne kan afvikles i opsigelsesperioden, eller om de skal udbetales. Er medarbejderen fritstillet, kan optjent frihed ofte modregnes i perioden — men det kræver varsel og hjemmel i aftalen.

Skriv opgørelsen ind i fratrædelsesmailen: antal timer, hvordan de afvikles, og hvornår. Så undgår I efterkrav måneder senere.

Én side er nok. Send den til alle, og henvis til den i ansættelseskontrakten.

Skabelon:

• Overarbejde er timer ud over den aftalte arbejdstid, og skal godkendes af nærmeste leder på forhånd.
• Registrering sker samme dag i [system]. Medarbejderen har adgang til egne registreringer.
• Kompensation gives som afspadsering i forholdet [x:y]. Udbetaling kræver aftale med lederen.
• Afvikling sker senest [frist]. Saldoen må højst være [antal] timer.
• Varsel for afspadsering er [antal] dage. Virksomheden fastlægger tidspunktet.
• Sygdom under planlagt afspadsering meldes som ved en almindelig arbejdsdag.

Tag politikken op igen, når overenskomsten fornys, eller når I ændrer vagtplaner.