Guide til virksomheder · Arbejdsret og personalejura
GDPR-regler for opbevaring af personalesager
Der findes ingen fast slettefrist for personalesager. I skal selv sætte en frist for hver type oplysning og slette, når formålet er væk. Kontrakter og lønbilag har som regel den længste levetid, mens straffeattester og afviste ansøgninger skal væk hurtigt. Del personalemappen op i typer, sæt en begrundet frist på hver, og ryd op efter en fast rutine, hver gang en medarbejder fratræder.
Det gør du — overblikket
- 1.Kortlæg hvor personalesagerne faktisk ligger
- 2.Del personalesagen op i typer
- 3.Sæt en slettefrist på hver type
- 4.Skriv sletteskemaet ned
- 5.Luk adgangen ned
- 6.Fortæl medarbejderne hvad I gemmer
- 7.Lav en fast tjekliste til fratrædelser
- 8.Ryd i selve personalemappen ved fratrædelse
- 9.Vær klar til en indsigtsanmodning
- 10.Skriv fortegnelsen for personaleområdet
- 11.Få databehandleraftalerne på plads
- 12.Sæt oprydningen i kalenderen
Det skal du bruge
- Oversigt over alle steder, medarbejderdata ligger (også fysiske mapper)
- Et regneark eller dokument til sletteskemaet
- Adgang til lønsystem, HR-system og mailadministration
- Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold
- Databehandleraftaler fra jeres leverandører
- En navngiven ansvarlig og en fast dato i kalenderen
Sikkerhed og regler — læs først
En personalesag rummer ofte følsomme oplysninger om sygdom, fravær og private forhold. Går den til den forkerte, rammer det et menneske, ikke et system. Derfor er adgangsbegrænsning vigtigere end selve arkivets format. Sender I ved en fejl en personalemappe til den forkerte, skal I vurdere hændelsen med det samme — der gælder en kort frist for at anmelde brud til Datatilsynet.
Sådan gør du — trin for trin
Kortlæg hvor personalesagerne faktisk ligger
Find alle steder, I har oplysninger om medarbejdere. Typisk lønsystemet, en mappe i SharePoint eller Google Drev, mailtråde hos lederen, fysiske ringbind og et HR-system. Husk skyggearkiverne: lederens egne noter, gamle Excel-ark med cpr-numre og vedhæftede filer i indbakken. Skriv listen ned, før I gør noget andet. ⚠️ Det er de glemte kopier, der giver problemer — ikke hovedarkivet.
Del personalesagen op i typer
En personalesag er ikke én ting. Del den i grupper: ansættelseskontrakt og tillæg, lønbilag, MUS og udviklingsplaner, advarsler, sygefravær og helbredsoplysninger, straffe- eller børneattest, ansøgning og CV, samt fotos. Hver gruppe har sit eget formål og sin egen levetid. Uden opdelingen ender I med at gemme alt lige længe. Det er netop det, reglerne ikke tillader.
Sæt en slettefrist på hver type
Fristen skal begrundes i et formål, ikke i en fornemmelse. Kontrakter og dokumentation for forløbet gemmes typisk nogle år efter fratrædelse, fordi krav mellem jer kan rejses i den periode. Lønbilag er samtidig regnskabsmateriale og følger bogføringsreglerne. Straffe- og børneattester slettes derimod straks, når beslutningen er truffet. Er der en arbejdsskade eller en verserende tvist, gemmer I længere. Tjek de aktuelle frister hos Datatilsynet, før I låser skemaet fast.
Skriv sletteskemaet ned
Skemaet skal kunne bruges af en vikar, ikke kun af den der lavede det. Én linje pr. type, fx:
- Type: Ansættelseskontrakt og tillæg
- Formål: Dokumentere aftalen ved uenighed
- Frist: X år efter fratrædelse
- Hvor ligger det: HR-mappen, undermappe pr. medarbejder
- Hvem sletter: Navn eller rolle
Gentag for hver type fra trin 2. Skemaet er både jeres arbejdsredskab og jeres dokumentation.
Luk adgangen ned
Personalesager hører ikke hjemme på et fællesdrev, alle kan åbne. Giv adgang til nærmeste leder, løn og ejer — ikke til hele kontoret. Læg helbredsoplysninger og referater fra sygesamtaler for sig, med endnu færre adgange. Tjek også de gamle mapper fra før oprydningen. ⚠️ Arvede adgange fra tidligere ledere er den hyppigste fejl i små virksomheder.
Fortæl medarbejderne hvad I gemmer
I skal oplyse om det af jer selv. Medarbejderen behøver ikke spørge. Et kort afsnit i personalehåndbogen er nok for de fleste. Formulering til genbrug:
"Vi behandler oplysninger om dig, fordi vi har en ansættelsesaftale og pligter efter lovgivningen. Oplysningerne bruges til løn, ferie, fravær, udvikling og dokumentation. Vi sletter dem efter vores sletteplan, som du kan få udleveret. Du kan altid bede om indsigt i, hvad vi har registreret om dig."
Giv teksten til nye medarbejdere sammen med kontrakten.
Lav en fast tjekliste til fratrædelser
Oprydningen starter den dag, medarbejderen stopper. Fjern personen fra hjemmeside, telefonliste og fælles profiler. Sæt autosvar på mailkontoen med besked om fratrædelsen og hvem der overtager. Hold kun kontoen åben så kort tid som muligt, og lad kun én betroet person tilgå den. Videresend tydeligt private mails uåbnet til personens egen adresse. ⚠️ At læse en fratrådt medarbejders private mails kan udløse kritik, selv om kontoen er virksomhedens.
Ryd i selve personalemappen ved fratrædelse
Gå mappen igennem, når alle mellemværender er afregnet. Slet det, der kun gav mening under ansættelsen: adgangskort, nødkontakter, kørselsskemaer, vagtplaner, feriekalendere, interne kontaktlister. Behold kun det, I reelt skal kunne dokumentere. Noter kort i mappen, hvad der blev slettet og hvornår.
Vær klar til en indsigtsanmodning
En nuværende eller tidligere medarbejder kan bede om at se, hvad I har registreret. I har som udgangspunkt en måned til at svare. Aftal på forhånd, hvem der samler materialet, og hvor der skal ledes: HR-mappe, lønsystem, mail, chat. ⚠️ Slet aldrig noget, efter anmodningen er kommet ind. Det gør en lille sag til en stor.
Skriv fortegnelsen for personaleområdet
I skal kunne vise, hvad I behandler og hvorfor. Fortegnelsen er ét dokument: hvilke oplysninger, til hvilket formål, hvem får dem, hvor længe gemmes de. Genbrug sletteskemaet fra trin 4 — så er halvdelen skrevet. Datatilsynet har en skabelon, I kan tage udgangspunkt i.
Få databehandleraftalerne på plads
Lønbureau, HR-system, rekrutteringsplatform og it-leverandør håndterer medarbejderdata for jer. Der skal være en skriftlig databehandleraftale med hver af dem. Bed om den, hvis I ikke har den liggende. Spørg samtidig, hvor længe systemet selv gemmer data, om I kan slette manuelt, og hvor data er placeret.
Sæt oprydningen i kalenderen
En sletteplan uden en dato bliver aldrig udført. Læg en tilbagevendende opgave, fx to gange om året, hos en navngiven person. Gå sletteskemaet igennem, slet det udløbne, og skriv en linje om at det er gjort. Den linje er jeres bevis, hvis nogen spørger et år senere.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor længe må vi gemme en personalesag efter fratrædelse?
Der er ingen fast frist i reglerne. I må gemme, så længe der er et sagligt formål — typisk at kunne dokumentere forløbet, hvis der senere rejses krav. Kontrakt- og lønrelateret materiale gemmes derfor ofte i nogle år efter fratrædelsen. Er der en arbejdsskade eller en uafklaret tvist, kan perioden være væsentligt længere. Fastlæg jeres egen frist, skriv begrundelsen ned, og tjek de aktuelle rammer hos Datatilsynet.
Skal vi slette ansøgninger fra dem, vi ikke ansatte?
Ja, når formålet er væk. Mange virksomheder gemmer afslagsmateriale et stykke tid for at kunne dokumentere forløbet, hvis en ansøger klager over forskelsbehandling. Datatilsynet har accepteret perioder i den størrelsesorden, men kræver en konkret vurdering — ikke en vane. Vil I gemme en ansøgning til fremtidige stillinger, skal I spørge ansøgeren først.
Må vi holde den fratrådte medarbejders mailkonto åben?
Kun så kort tid som muligt, og der er en klar ydre grænse i Datatilsynets praksis. Sæt autosvar på med det samme, fjern adressen fra hjemmesiden, og lad kun én betroet person have adgang. Kontoen bruges til at modtage mails — ikke til at gennemgå medarbejderens korrespondance. Private mails videresendes i stedet for at blive læst.
Skal vi bede medarbejderne om samtykke til at gemme deres data?
Som regel nej — og det er en almindelig misforståelse. Fordi forholdet mellem arbejdsgiver og ansat er ulige, holder et samtykke sjældent som grundlag. I bygger i stedet på ansættelsesaftalen og jeres pligter efter lovgivningen. Samtykke bruges typisk kun til det frivillige, fx billeder til markedsføring — og det kan trækkes tilbage når som helst.
En medarbejder vil se hele sin personalesag. Skal vi udlevere alt?
Medarbejderen har ret til at se de oplysninger, I behandler om vedkommende, og til at få at vide hvorfor. Det er ikke det samme som ret til hvert eneste internt dokument, og der findes undtagelser. Svar inden for fristen, vær åben om hvad I har, og forklar hvis noget holdes tilbage. Er sagen konfliktfyldt, så få en jurist til at se materialet igennem inden udlevering.
Må vi gemme lægeerklæringer og referater fra sygesamtaler?
Ja, hvis I har brug for dem til at håndtere fraværet, refusion eller en tilpasning af arbejdet. Gem kun det nødvendige — I skal typisk kende varighed og skånebehov, ikke diagnosen. Læg materialet et sted med meget begrænset adgang. Slet det, når formålet er opfyldt, i stedet for at lade det følge med resten af mappen.
Hvad gør vi, hvis en personalemappe sendes til den forkerte?
Reagér med det samme. Bed modtageren om at slette, og vurdér hvor alvorligt det er for den, oplysningerne handler om. Er der risiko for personen, skal bruddet anmeldes til Datatilsynet inden for en kort frist, og i alvorlige tilfælde skal medarbejderen selv orienteres. Skriv altid hændelsen ned internt — også hvis I vurderer, at den ikke skal anmeldes.
Hvornår skal vi IKKE gøre det selv?
Selve oprydningen, sletteskemaet og fratrædelsestjeklisten kan I sagtens lave internt. Hent hjælp, når der er en konkret sag i luften: en opsigelse der kan ende i en tvist, en arbejdsskade, en mistanke om illoyalitet eller en indsigtsanmodning fra en tidligere medarbejder med en advokat. Der er også grund til at få hjælp, hvis I behandler mange følsomme oplysninger, bruger overvågning eller automatiske vurderinger af medarbejdere. En advokat med personalejura klarer tvisterne, en revisor kender opbevaringskravene til lønbilag, og en HR- eller GDPR-konsulent kan bygge selve strukturen. Er I i tvivl om en enkeltstående regel, er Datatilsynets vejledning gratis og et godt sted at starte.
Jeres næste medarbejder vælger mennesker, ikke et logo.
Vis folkene bag jeres virksomhed — det er dem, kunder og kandidater tror på.
Gratis. Verificeret med CVR. Ingen binding.
Vift People er bygget til jer der ansætter
Find kandidater på evner og beviser, slå jobbet op gratis, og brug de gratis skabeloner i prompt-værkstedet. Ingen skjulte priser, ingen binding.
Flere guides inden for arbejdsret og personalejura
Vift Peoples guides er til oplysning og uddannelse. Du følger dem på eget ansvar — vurdér altid din egen situation, og rådfør dig med fagfolk og gældende lovgivning, før du udfører noget selv.
Guide fra Vift People. Udgivet juli 2026. Senest opdateret juli 2026. Se alle guides