RPA Process Analyst

En RPA process analyst afgør, hvad der skal automatiseres — ikke hvordan robotten kodes. RPA står for Robotic Process Automation. Analytikeren finder de manuelle arbejdsgange, måler dem, regner på dem og beskriver dem. Først derefter overtager en RPA developer og bygger robotten.

Det meste af arbejdet foregår i mødelokaler og ved siden af medarbejdere, ikke i et udviklingsværktøj.

Typiske opgaver

• Holde workshops med en afdeling for at finde kandidater til automatisering
• Sidde ved siden af en medarbejder og filme eller notere hvert klik i opgaven
• Måle hvor lang tid opgaven tager, og hvor mange gange den udføres om måneden
• Regne en business case: sparede timer, fejlrate, svartid over for udvikling og drift
• Vurdere om processen er stabil nok, eller om systemet skifter for tit
• Tegne AS-IS og TO-BE i BPMN eller i et flowdiagram, forretningen kan forstå
• Skrive et Process Design Document med alle undtagelser, også de sjældne
• Få processejeren til at skrive under på beskrivelsen, før udvikling går i gang
• Prioritere backloggen af kandidater sammen med et Center of Excellence
• Teste robotten sammen med forretningen og godkende den før idriftsættelse
• Følge op bagefter: sparer robotten reelt det, business casen lovede?

En almindelig arbejdsdag
Dagen kan starte med en workshop i en økonomiafdeling om debitorafstemning. Derefter en time med at gennemgå tal fra process mining. Så et møde med en RPA developer, der har fundet fem undtagelser, beskrivelsen ikke nævner. Eftermiddagen går med at skrive dokumentationen om og opdatere business casen. Meget af tiden går med at stille de samme spørgsmål på nye måder, indtil processen er forstået.

Det svære i jobbet
Den vigtigste kompetence er at sige nej. Mange processer bør laves om eller afskaffes i stedet for at automatiseres. Nogle gange er svaret et felt mindre i en blanket, ikke en robot. En analytiker, der automatiserer alt, hvad forretningen peger på, skaber robotter, ingen bruger.

Det andet svære er mennesker. Medarbejdere er ofte bange for at automatisere sig selv væk. De fortæller derfor ikke altid, hvordan opgaven virkelig udføres. Analytikeren skal kunne skabe tryghed nok til at få den ærlige version frem.

Hvor findes jobbene i Danmark?
Rollen findes der, hvor der er mange transaktioner og gamle systemer. Det vil sige banker, pension, forsikring, kommuner, regioner, statslige styrelser, shipping og logistik samt shared service-centre for løn og bogholderi. Konsulent- og revisionshusene har egne automatiseringsteams, der sælger analytikertimer. I mindre virksomheder er rollen ofte kun en del af et job, fx hos en økonomichef eller digitaliseringskonsulent.

Karriereveje videre

• Videre til RPA developer, hvis man får lyst til selv at bygge
• Til solution architect eller CoE-lead med ansvar for hele automatiseringsporteføljen
• Til forretningsanalytiker eller produktejer uden for automatisering
• Til process mining-konsulent med fokus på dataanalyse af arbejdsgange

Regler man skal kende
Analytikeren beslutter reelt, hvilke persondata robotten får adgang til. Derfor skal kortlægningen tage højde for databeskyttelsesforordningen (GDPR), som Datatilsynet fører tilsyn med i Danmark. Efter GDPR artikel 22 må afgørelser med væsentlig betydning for en borger som udgangspunkt ikke træffes udelukkende automatisk. Bruger løsningen AI-modeller, kan EU's AI-forordning (AI Act) stille yderligere krav. Større teknologiske ændringer på arbejdspladsen skal desuden drøftes i samarbejdsudvalget efter Samarbejdsaftalen mellem Dansk Arbejdsgiverforening og Fagbevægelsens Hovedorganisation, og i det offentlige efter MED-aftalen.

Der findes ingen dansk uddannelse med titlen RPA process analyst. Rollen besættes typisk af folk, der allerede kender enten forretningen eller processer.

Vejen fra forretningen
Den mest almindelige vej. Man har arbejdet i bogholderi, løn, kundeservice, indkøb eller sagsbehandling. Man kender opgaverne indefra og ved, hvor undtagelserne gemmer sig. Den viden er svær at læse sig til. Mange bliver først superbruger, så procesansvarlig, så analytiker.

Vejen gennem en uddannelse

• HD i regnskab og økonomistyring eller HD i organisation, ofte taget ved siden af job
• HA eller cand.merc., gerne med linje i it, supply chain eller økonomistyring
• Professionsbachelor i økonomi og informationsteknologi, som netop kombinerer forretning og it
• Datamatiker, hvis man vil kunne tale teknisk med udviklerne. Adgangskravene til erhvervsakademiuddannelserne fastsættes af Uddannelses- og Forskningsministeriet og er typisk en gymnasial eksamen med matematik C.
• Offentligt ansatte kommer ofte via en forvaltningsuddannelse plus intern digitaliseringsopgave

Kurser og certificeringer der reelt bruges

• Lean Six Sigma Green Belt eller Yellow Belt til procesforbedring og måling
• Business analysis-certificering fra IIBA, fx ECBA for nye i faget
• BPMN-kursus, hvor notationen ejes af standardorganisationen OMG
• UiPath Academy er gratis og har spor målrettet business analysts
• Celonis har gratis onlinetræning i process mining

Du skal ikke kunne kode. Du skal kunne forstå, hvad en udvikler siger nej til, og hvorfor.

Hvor lang tid tager det?
En erfaren forretningsmedarbejder kan lære håndværket på tre til seks måneder ved siden af arbejdet. At blive god til at vurdere en business case realistisk tager længere. De fleste overvurderer besparelsen på deres første fem processer.

Hvordan får man det første job?
Kortlæg en proces på din nuværende arbejdsplads. Mål den, tegn den, og skriv hvad en robot kunne overtage. Tag også stilling til, hvad der ikke kan automatiseres. Det dokument er et bedre ansøgningsbilag end et kursusbevis. Mange kommer ind som junior i et Center of Excellence eller som procesansvarlig i et shared service-center.

Kortlægning og dokumentation
BPMN-diagrammer tegnes i fx Microsoft Visio, Lucidchart eller draw.io. Process Design Documents skrives i Word eller Confluence efter en fast skabelon. Skærmoptagelser laves med UiPath Task Capture eller Microsofts Process Advisor, som optager klik og laver et udkast til beskrivelsen.

Måling af processen
Process mining i Celonis, UiPath Process Mining eller Microsoft Power Automate Process Mining trækker de faktiske forløb ud af logdata i fx SAP eller ServiceNow. Det viser, hvor sager reelt går i stå, i stedet for hvad folk tror. Task mining måler klik på medarbejdernes maskiner og kræver særlig omhu med samtykke og persondata.

Regnestykker og prioritering
Excel er stadig det vigtigste værktøj. Business casen bygger på volumen, håndteringstid, fejlrate og sæsonudsving. Backloggen af kandidater styres i Jira, Azure DevOps eller ServiceNow. Resultater vises i Power BI, når ledelsen skal se, hvad porteføljen har givet.

Værktøjer man skal kende, men ikke bygge i
Analytikeren skal kunne læse en robot i UiPath Studio eller Power Automate Desktop uden at bygge den. Det gør det muligt at vurdere, om en undtagelse er dyr eller billig at håndtere. Kendskab til Orchestrator hjælper med at forstå, hvad drift og overvågning koster.

Systemerne processerne lever i
Typisk SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, kommunale fagsystemer, ESDH, lønsystemer, Outlook, Excel og SharePoint. Kendskab til, hvornår en API-integration er et bedre svar end en robot, er en central del af vurderingen.