PIM Specialist

PIM står for Product Information Management. En PIM specialist passer det system, hvor alle oplysninger om virksomhedens varer bor.

Det er navn, beskrivelse, mål, vægt, materiale, energiklasse, varenummer, billeder, videoer, manualer og tilbehør. Data kommer ind fra leverandører og fra ERP-systemet. De skal renses, oversættes og sendes videre til webshop, tryksager, marketplaces og forhandlere.

Arbejdet er en blanding af struktur og detaljer. Man bygger reglerne for, hvordan data skal se ud. Og man retter tusindvis af små fejl.

Typiske opgaver

• Oprette varer og vedligeholde attributter og attributgrupper i PIM-systemet
• Importere leverandørfiler i Excel, CSV eller XML og mappe felterne rigtigt
• Rette fejl i mål, vægtenheder, farvenavne og GTIN-numre
• Skrive eller redigere produkttekster og styre oversættelser til flere sprog
• Sætte completeness-regler, så en vare først må gå live med fuld data
• Bygge kategorier, filtre og produktrelationer til webshoppens navigation
• Klargøre datafeeds til Google Shopping, marketplaces og forhandlerportaler
• Rydde op i dubletter, døde varer og udgåede varianter
• Sidde med indkøb, marketing, e-handel og udviklere om datamodellen

En almindelig arbejdsdag
Dagen starter ofte i fejlloggen. Nattens synkronisering fra ERP fejlede på 40 varer. Tre af dem mangler et mål, resten har en enhed, systemet ikke kender.

Derefter kommer en leverandørfil med 800 nye varer. Kolonnerne hedder noget andet end sidst. Du bygger mappingen om og kører en testimport.

Efter frokost er der møde med indkøb. De vil have en ny attribut på alle boremaskiner inden kampagnen. Du forklarer, hvad det betyder for de 2.000 varer, der allerede ligger i systemet.

Resten af dagen går med at gennemgå varer, der venter på godkendelse. Nogen har skrevet "ca. 40 cm" i et talfelt. Det slår filtrene i webshoppen i stykker.

Regler, der styrer produktdata
En stor del af arbejdet handler om at overholde krav udefra. EU's produktsikkerhedsforordning GPSR kræver, at webshoppen viser producentens navn og kontaktoplysninger på varen. EU's energimærkningsforordning kræver energimærke og produktdatablad, når blandt andet hvidevarer annonceres. EU's ecodesignforordning ESPR indfører digitalt produktpas for flere varegrupper i de kommende år. Alle de oplysninger skal ligge et struktureret sted, og det sted er typisk PIM-systemet. Forbrugerombudsmanden fører tilsyn med markedsføringsloven, og den gælder også produkttekster og sammenligningspriser.

Hvem ansætter en PIM specialist?
Grossister i el, VVS, byggematerialer og industri har flest varer og størst behov. Det samme gælder producenter med mange varianter og reservedele. Detailkæder og rene webshops ansætter typisk, når varekataloget passerer nogle tusinde varer. Bureauer og implementeringspartnere ansætter konsulenter, der sætter PIM op for andre.

Hvor fører jobbet hen?
Mange starter som produktdatakoordinator eller webshop-medarbejder. Derfra går vejen mod PIM specialist og siden PIM manager eller master data manager. Nogle drejer mod e-commerce manager eller mod en mere teknisk rolle som integrations- eller MDM-arkitekt. Andre bliver konsulent hos en implementeringspartner eller hos en systemleverandør. Erfarne folk med to-tre systemer på cv'et arbejder ofte freelance.

Der findes ingen dansk uddannelse, der hedder PIM specialist. Alle kommer ind ad en omvej.

De typiske uddannelsesveje

• Datamatiker, 2½ år på erhvervsakademi. Stærk vej, hvis du vil arbejde med import, integrationer og datamodeller.
• Multimediedesigner, 2 år, ofte med overbygningen e-designer eller digital konceptudvikling på 1½ år.
• Handelsøkonom eller markedsføringsøkonom, 2 år, typisk efterfulgt af et job i en webshop.
• HA eller cand.merc. i marketing, supply chain eller informationsmanagement.
• Informationsvidenskab, digital design eller biblioteks- og informationsvidenskab. Taksonomi og metadata er præcis det, faget lever af.

Adgangskravene er forskellige fra uddannelse til uddannelse. De fleste erhvervsakademiuddannelser kræver en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse plus matematik på et bestemt niveau. Uddannelsesguiden oplyser det gældende krav for hver enkelt uddannelse.

Vejen ind uden en it-uddannelse
Mange PIM specialister er rykket internt. De kom fra kundeservice, indkøb, lager, marketing eller oversættelse. De blev sat til at rydde op i varedata, og så voksede opgaven.

Den vej er stadig helt normal. Ansættende ledere spørger sjældent til eksamensbeviset. De spørger, om du kan Excel på et højt niveau, om du forstår en datamodel, og hvordan du griber 8.000 varer med huller an.

En god måde at komme i gang på er at bede om ansvaret for ét varekatalog. Byg reglerne. Dokumentér dem. Så har du en case at søge på.

Kurser og certificeringer

• Akeneo har officielle certificeringer for både brugere og udviklere.
• inriver tilbyder kurser og certificering gennem inriver Academy.
• Stibo Systems underviser i STEP gennem egne kurser og partnerforløb.
• Pimcore certificerer udviklere og partnere.
• GS1 Denmark holder kurser i GTIN, stregkoder og datadeling via GDSN.

Certificeringerne er leverandørernes egne. De er ikke lovkrav, og ingen myndighed står bag dem. De vejer mest, når virksomheden i forvejen bruger netop det system.

Hvor lang tid tager det?
Du kan lære grundprincipperne på få uger. Regn med et halvt til et helt år, før du er selvkørende i et nyt PIM-system. Det er ikke systemet, der tager tid. Det er at forstå virksomhedens varer og de folk, der leverer data.

PIM-systemer

• Akeneo, inriver, Pimcore, Salsify, Contentserv og Plytix er de mest udbredte internationalt.
• Struct PIM og Perfion er danske og bruges meget i danske B2B-virksomheder.
• Stibo Systems' STEP er udviklet i Aarhus og bruges af store koncerner til master data.

Systemerne omkring PIM

• ERP: Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV og AX samt SAP.
• DAM til billeder, video og manualer: Bynder, Canto eller Cloudinary.
• Webshop og CMS: Shopify, Adobe Commerce (Magento), Dynamicweb, Bizzkit og Umbraco Commerce.
• Feed- og kanalstyring: Channable, Productsup og Google Merchant Center.
• Oversættelse: Phrase, Smartling eller faste eksportfiler til et oversætterbureau.

Standarder og varedatabaser

• GTIN og EAN-numre udstedes i Danmark af GS1 Denmark.
• GDSN bruges til at dele varedata med dagligvarekæder.
• ETIM klassificerer tekniske produkter og er standard i el- og VVS-branchen.
• Elbranchen arbejder med el-numre i Elnummerbanken, VVS-branchen med VVS-numre.
• UNSPSC og eCl@ss bruges, når kunder køber ind gennem indkøbssystemer.
• BMEcat er et fast filformat til udveksling af kataloger i B2B.

Hverdagsværktøjer

• Excel og Power Query til at rydde op i filer med tusindvis af rækker.
• SQL til at trække og sammenligne data direkte i databasen.
• CSV, XML, JSON og REST API'er til integrationer, ofte testet i Postman.
• Regulære udtryk til at rette samme fejl i mange tekster på én gang.
• Jira og Confluence til opgaver, datamodeller og dokumentation.

De fleste stillinger nævner ét bestemt PIM-system. Kender du et andet, kan du som regel lære det nye hurtigt. Principperne om attributter, varianter, kanaler og completeness går igen.