Onboarding Specialist

En onboarding specialist tager over, når kontrakten er underskrevet, og recruiteren er videre til næste stilling.

Arbejdet handler om to ting. Det praktiske skal virke fra dag ét. Og den nye skal føle sig ventet, ikke som en, der forstyrrer.

Typiske opgaver

• Sende kontrakt til underskrift og indhente straffeattest, børneattest, referencer og eventuelt eksamensbeviser
• Bestille pc, telefon, adgangskort, arbejdstøj og sikkerhedssko i god tid før første dag
• Oprette den nye i HR-system, lønsystem og AD, så adgange og mailkonto virker fra morgenstunden
• Køre preboarding: velkomstmail, praktisk info, adgang til intranet og en hilsen fra teamet inden start
• Planlægge de første to uger time for time sammen med lederen
• Afholde introdag: præsentation af virksomheden, arbejdsmiljø, it-sikkerhed, GDPR og personalehåndbog
• Udpege og klæde en buddy eller mentor på
• Følge op efter 30, 90 og 180 dage med samtaler og korte spørgeskemaer
• Måle time to productivity og frafald i prøvetiden, og rapportere til HR-chefen
• Vedligeholde tjeklister og materiale, så det samme ikke skal opfindes hver gang

En almindelig arbejdsdag

Mandag er ofte startdag. Morgenen går med at tage imod, udlevere udstyr, tjekke at logins virker og præsentere den nye for teamet. Noget går altid galt. Pc'en er ikke klargjort, eller adgangskortet mangler en rettighed.

Resten af dagen går med det, der starter om to uger: rykke it for bestillinger, aftale introprogram med en leder og skrive velkomstmails.

Om eftermiddagen ligger typisk en 90-dages samtale. Her kommer den ærlige feedback frem. Var oplæringen god nok, og passer jobbet til det, der stod i opslaget.

Det svære i jobbet

Du har ansvaret, men ikke magten. It bestiller udstyret, lederen skal afsætte tid, og facility laver adgangskortet. Du skal rykke uden at have nogen af dem som medarbejdere.

Den hyppigste årsag til dårlig onboarding er, at lederen ikke har tid første uge. Det er en samtale, du skal turde tage på forhånd.

Du skal også kunne skalere. Fem starter om måneden kan klares manuelt. Halvtreds kan ikke.

Hvem har rollen

En ren onboarding-stilling ses typisk fra omkring 300 ansatte og opefter, eller i virksomheder med høj udskiftning. Under den størrelse ligger opgaven hos HR-konsulenten eller HR-partneren.

Brancherne er især konsulenthuse, it, detail, hotel og restauration, transport, produktion, vikarbureauer og callcentre. I sundhedsvæsenet og på plejeområdet er onboarding tungere, fordi der skal indhentes autorisation og attester, og fordi oplæring i medicinhåndtering tager uger. I banker og forsikring fylder compliance-delen meget, blandt andet fit og proper-vurdering af nøglepersoner efter Finanstilsynets regler.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Ansættelsesbevisloven kræver, at medarbejderen får skriftlige oplysninger om de væsentligste vilkår, som hovedregel senest syv kalenderdage efter start. Loven bygger på EU's arbejdsvilkårsdirektiv og stiller krav til blandt andet arbejdssted, arbejdstid, prøvetid og opsigelsesvarsler. Arbejdstilsynet kræver desuden efter arbejdsmiljøloven, at nye medarbejdere får tilstrækkelig instruktion og oplæring, før de udfører arbejdet, og at arbejdsmiljøorganisationen inddrages. Personoplysninger indsamlet i onboarding behandles efter EU's databeskyttelsesforordning, GDPR, og Datatilsynet stiller krav om oplysningspligt og om, at fx straffeattester ikke gemmes længere end nødvendigt. Arbejder virksomheden med børn, kræver børneattestloven indhentning af børneattest fra Rigspolitiet, før medarbejderen starter.

Der findes ingen uddannelse, der hedder onboarding. Faget læres i praksis, og adgangen er bredere end i de fleste HR-roller.

De typiske uddannelsesveje

• Professionsbachelor i administration eller offentlig administration, 3,5 år
• Professionsbachelor i kommunikation eller i innovation og entrepreneurship, 3,5 år
• Cand.merc. i HRM eller cand.merc.(psyk.), 5 år, hvis man vil videre til HR-partner eller HR-chef
• Cand.soc. i HRM fra CBS eller Aalborg Universitet, 5 år
• Kontoruddannelse med speciale i administration, 2-4 år som erhvervsuddannelse

Adgangskravene til erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelserne er typisk en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse. De aktuelle krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

En HR-uddannelse er ikke et krav. Mange arbejdsgivere vægter organisering og tempo højere end teori.

Kurser, der reelt bruges

• Grundkursus i ansættelsesret hos fx Dansk Erhverv, Dansk Industri eller DJØF
• GDPR-kursus, fordi du håndterer attester, cpr-numre og helbredsoplysninger
• Systemkurser i det HR-system, virksomheden bruger, typisk fra leverandøren selv
• Facilitering og præsentationsteknik, fordi du står foran nye hold hver måned

Alternative veje ind

• Fra HR-administration. Den mest almindelige vej. Du kender allerede kontrakter, systemer og løn
• Fra rekruttering. Recruiteren kender kandidaterne og processen, men skal lære it, udstyr og opfølgning
• Fra kundeservice eller reception. God erfaring i at tage imod folk og holde styr på mange små tråde samtidig
• Fra projektkoordinering. Onboarding er i praksis projektstyring med mange afhængigheder og faste deadlines
• Fra linjeledelse. En tidligere teamleder ved præcis, hvor oplæringen plejer at skride

Karriereveje videre

Den typiske rute er HR-konsulent eller HR-partner. Nogle går mod learning and development, fordi introprogram og oplæring ligger tæt op ad hinanden. Andre går mod HR-systemer og bliver HRIS-specialist, fordi onboarding er den proces, der oftest automatiseres først. Employer branding er en fjerde vej, hvis man har arbejdet meget med preboarding og materiale.

Realistisk tidshorisont

Du kan køre en onboarding selv efter tre til seks måneder. Det tager omkring to år, før du kan bygge et program op fra bunden og få it, ledere og løn til at levere til tiden.

Hvis du skal hyre

Bed kandidaten beskrive, hvad der konkret skal være på plads 14 dage før en start. Spørg til et forløb, der gik galt, og hvad der blev ændret bagefter. Spørg også, hvordan de har målt effekten, for eksempel på frafald i prøvetiden. Tjek systemniveauet i praksis, for meget af jobbet er at holde data korrekte på tværs af HR-system, løn og it.

HR- og onboardingsystemer

• Danske HR-systemer som HR-ON, Emply, Sympa, Personio og Peoplemate
• Større platforme som Workday, SAP SuccessFactors, Cornerstone og BambooHR
• Dedikerede onboardingværktøjer som Talmundo, Enboarder og Appical

Onboardingmodulet bruges til tjeklister, automatiske påmindelser til leder og it, og til at samle dokumenter ét sted.

Underskrift og dokumenter

Kontrakter sendes til digital underskrift med Penneo, Visma Addo eller DocuSign. Straffeattest bestilles hos Rigspolitiet via borger.dk med MitID, og børneattest indhentes med samtykke fra ansøgeren.

It og adgange

Du arbejder tæt på Microsoft Entra ID, tidligere Azure AD, hvor brugere oprettes og tildeles grupper. Udstyr bestilles via et servicedesk-system som Jira Service Management, TOPdesk eller ServiceNow. Du skal kende flowet, selvom du ikke selv trykker på knapperne.

Løn og indberetning

Oprettelse sker i lønsystemer som Visma Enterprise, Zenegy, Danløn, Lessor eller Silkeborg Data i det offentlige. Ansættelser indberettes til eIndkomst hos Skattestyrelsen, og skattekort trækkes automatisk. Pension oprettes typisk hos PFA, Danica, Velliv eller Industriens Pension.

Materiale og opfølgning

Introprogram og velkomstmateriale laves i PowerPoint, Canva eller på intranettet i SharePoint eller Viva Engage. E-læring om it-sikkerhed og GDPR køres i en LMS som Learningbank, Cornerstone eller Moodle. Opfølgning måles med korte spørgeskemaer i Forms, Peakon eller Ennova.

Data og fortrolighed

Attester, cpr-numre og helbredsoplysninger er personoplysninger efter GDPR. Datatilsynet lægger vægt på, at adgangen begrænses, og at fx straffeattester slettes, når formålet er opfyldt. I praksis betyder det, at dokumenter ikke må ligge i en fælles mappe eller i indbakken.