Archivist / Dokumentstyringsspecialist

En archivist styrer dokumenternes livscyklus. Fra dokumentet bliver skabt, til det slettes eller bevares for altid.

Titlen dækker to grene, der ligner hinanden på papiret, men ikke i hverdagen.

• Arkivar arbejder med historisk materiale i Rigsarkivet, stadsarkiver, museer og virksomhedsarkiver. Fokus er bevaring, kassation, registrering og formidling.
• Dokumentcontroller eller records manager arbejder med aktive dokumenter i drift og projekter. Fokus er versioner, godkendelser, adgange og frister.

Typiske opgaver

• Journalisere sager og dokumenter i ESDH-systemet og sætte korrekte metadata på.
• Vedligeholde journalplan og bevarings- og kassationsplan, så intet gemmes tilfældigt.
• Styre revisioner af tegninger, procedurer og kontrakter, så alle arbejder efter nyeste udgave.
• Producere arkiveringsversioner og aflevere dem til Rigsarkivet eller et kommunalt stadsarkiv.
• Digitalisere papirarkiver: scanning, OCR, indeksering og stikprøvekontrol af kvaliteten.
• Rydde op på fællesdrev og i SharePoint, hvor samme fil ligger i femten kopier.
• Finde materiale frem til aktindsigt, revision, tilsyn eller retssager.
• Styre adgangsrettigheder, så personfølsomme sager kun ses af de rette.
• Oplære kolleger i navngivning, journalisering og hvor tingene skal ligge.

En almindelig dag

Morgenen går ofte med indbakken i ESDH: post skal journaliseres på rette sag. Så kommer en projektleder, der ikke kan finde den godkendte version af en tegning. Derefter en time med kvalitetskontrol af en scanningsleverandørs seneste leverance. Om eftermiddagen et møde med jurister om en aktindsigtsanmodning. Sidst på dagen arbejde med det lange, seje træk: en journalplan, der skal opdateres, eller en aflevering til Rigsarkivet.

Meget af arbejdet er detektivarbejde. Hvem har skrevet dette? Hvornår? Er det den endelige udgave? Er der en godkendelse?

Hvor arbejder man?

• Kommuner, regioner og statslige styrelser, hvor journalisering er lovpligtig.
• Hospitaler og sundhedsvæsen med patientjournaler og forskningsdata.
• Entreprenører og rådgivende ingeniører med tegninger, as built-dokumentation og drift- og vedligeholdsmapper.
• Medicinal- og medicoindustrien, hvor dokumentation er en del af selve produktgodkendelsen.
• Energi, forsyning og offshore med anlægsdokumentation, der skal holde i årtier.
• Advokatkontorer, banker og forsikring med sags- og kundedokumenter.
• Arkiver, museer og biblioteker med historiske samlinger.

Hvad rollen løser for en arbejdsgiver

Dårlig dokumentstyring koster tid og penge, men sjældent synligt. Folk leder efter filer. Der bygges efter en forældet tegning. En revision kan ikke gennemføres. Personoplysninger ligger i mapper, ingen har rørt i ti år. En dygtig dokumentstyringsspecialist fjerner den slags og gør det til rutine.

Rollen kræver tålmodighed og en høj tolerance for at sige det samme mange gange. Man er ofte den, der beder travle kolleger om at gøre tingene rigtigt. Det kræver diplomati mindst lige så meget som systemkendskab.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Faget kræver ingen autorisation, men det findes, fordi lovgivningen stiller konkrete krav. Arkivloven forpligter offentlige myndigheder til at bevare arkivalier og aflevere dem, og Rigsarkivet fastsætter de tekniske krav i bekendtgørelsen om arkiveringsversioner. Offentlighedsloven kræver systematisk journalisering, så borgere reelt kan få aktindsigt. EU's databeskyttelsesforordning, GDPR, kræver at personoplysninger ikke gemmes længere end nødvendigt, og Datatilsynet fører tilsyn med det. I private virksomheder gælder bogføringsloven, der kræver opbevaring af regnskabsmateriale i fem år, mens medicinalindustrien desuden skal leve op til EU's GMP-regler om dokumentstyring, som Lægemiddelstyrelsen kontrollerer.

Der er ingen enkelt uddannelse til faget. Der er to hovedveje, og en tredje der går gennem praksis.

Den akademiske arkivarvej

Klassisk arkivararbejde kræver typisk en kandidatgrad. De almindelige er historie eller informationsvidenskab og kulturformidling.

• Bachelor i historie eller informationsvidenskab tager tre år. Adgangskrav er en gymnasial eksamen med de fagniveauer, universitetet kræver.
• Kandidat oven på tager to år. Samlet fem år.
• Historie læses blandt andet på Københavns Universitet, Aarhus Universitet, Syddansk Universitet og Aalborg Universitet.
• Informationsvidenskab og kulturformidling læses på Københavns Universitet, hvor den tidligere biblioteksuddannelse i dag hører hjemme.

Rigsarkivet ansætter typisk kandidater i historie til de egentlige arkivarstillinger. Arbejder man med ældre materiale, skal man kunne læse gotisk håndskrift. Det lærer man på universitetet eller på Rigsarkivets egne kurser.

Vejen til dokumentcontroller og records manager

Her er der ingen fast uddannelse, og det er en styrke for de fleste. Baggrunden afhænger af branchen.

• Kontoruddannelse med speciale i offentlig administration er den typiske vej i kommuner. Erhvervsuddannelsen tager omkring fire år med grundforløb og hovedforløb.
• I byggeri og anlæg kommer mange fra bygningskonstruktør, teknisk designer eller maskinmester. Man skal forstå tegninger for at kunne styre dem.
• I medicinal kommer mange fra laborant eller procesteknolog og glider over i kvalitetsdokumentation.
• I advokat- og finansverdenen starter mange som sagsbehandler eller sekretær.

Vejen gennem praksis

Dette er den mest almindelige vej i dag. Man bliver superbruger i afdelingens ESDH-system. Man er den, der rydder op og laver navngivningsreglerne. Så bliver det en officiel rolle. Mange dokumentansvarlige i danske kommuner er kommet dertil på den måde.

Efteruddannelse og certificeringer

• Rigsarkivet holder kurser i journalplaner, bevaring og kassation samt arkiveringsversioner for offentlige myndigheder.
• Akademiuddannelse i offentlig forvaltning og administration kan tages på deltid ved siden af jobbet.
• ISO 15489 er den internationale standard for records management og danner grundlag for mange kurser.
• Certified Records Manager fra Institute of Certified Records Managers og Certified Information Professional fra AIIM er internationale certificeringer. De er kendte i store internationale virksomheder, men langt fra udbredte i Danmark.
• Kurser i GDPR og databeskyttelse er relevante, fordi opbevaringsfrister og sletning fylder mere og mere.

Hvad der reelt vejer ved ansættelse

Systemkendskab tæller meget konkret. En kommune, der kører SBSYS, kigger efter erfaring med SBSYS. Har man afleveret en arkiveringsversion til Rigsarkivet før, er det et stærkt kort. I byggeri er det erfaring med den konkrete projektweb, der åbner døren.

Værktøjerne afhænger meget af branchen. Kender man ét system godt, lærer man som regel det næste hurtigt.

ESDH og sagssystemer i det offentlige

• cBrain F2 bruges i mange styrelser og ministerier.
• SBSYS og Acadre bruges bredt i kommuner.
• KMD WorkZone og Public 360 findes både i stat og kommune.

Dokumentstyring i private virksomheder

• Microsoft 365 med SharePoint, Teams og opbevaringspolitikker i Microsoft Purview.
• M-Files, OpenText Documentum og Veeva Vault i regulerede brancher.
• iManage hos advokatkontorer.
• Projektweb som Dalux, RIB Byggeweb, Bentley ProjectWise og Oracle Aconex i byggeri og anlæg.

Standarder og formater

• ISO 15489 for records management og OAIS-modellen for langtidsbevaring.
• Metadatastandarder som Dublin Core og ISAD(G) i arkivverdenen.
• Bevaringsformater som PDF/A, TIFF og XML. Rigsarkivet fastsætter, hvilke formater en arkiveringsversion må indeholde.

Digitalisering

• Produktionsscannere, stregkoder og OCR-software til søgbar tekst.
• Kvalitetskontrol af scanninger: opløsning, læsbarhed, manglende sider.

Det praktiske håndværk

• Excel til bevarings- og kassationsplaner, afleveringslister og oprydningsoverblik.
• Lidt scripting hjælper meget. PowerShell og Python bruges til masseomdøbning, metadataudtræk og til at finde dubletter på store drev.
• Læsesalsudstyr, syrefri arkivæsker og klimakrav, hvis der stadig er fysisk materiale.

AI-værktøjer til automatisk klassifikation og metadata er på vej ind. De er gode til forslag og dårlige til at stå på mål for en kassationsbeslutning. Kontrollen ligger stadig hos mennesket.