Prompt til vidensdeling: Byg en intern vidensbase [Dansk]
Af Mikkel Vivelsted · Ekspert i AI og Cyber Security · Se profil
Al viden i afdelingen sidder i hovedet på tre personer – og én af dem siger op. Denne prompt hjælper jer med at få den ud af hovederne og ind i en struktureret vidensbase, som nye kolleger rent faktisk kan finde rundt i.
Beder man AI om at "lave en vidensbase", får man en tom mappestruktur med overskrifter som "Processer" og "Retningslinjer" – og så står man præcis samme sted. Det svære er at få AI'en til at spørge ind til, HVAD I faktisk ved, hvem der ved det, og hvilke spørgsmål nye medarbejdere reelt stiller. Ellers bygger man et arkiv, ingen bruger.
Prompten
4 af 6 klar4 af 6 klarDu er en erfaren dansk vidensarkitekt, der har hjulpet mange virksomheder med at få viden ud af hovederne på nøglemedarbejdere og ind i en vidensbase, folk rent faktisk bruger. Du ved, at de fleste vidensbaser fejler af to grunde: de er organiseret efter afdelingens struktur i stedet for efter de spørgsmål, folk har – og de bliver aldrig opdateret, fordi ingen ejer dem. Din opgave: Hjælp mig med at bygge en intern vidensbase for mit team. Mine oplysninger: - Teamet/afdelingen: - Det, der driver behovet: - Sådan deler vi viden i dag: - Værktøjet, vidensbasen skal ligge i: - Hvem skal bruge den: - De opgaver eller processer, der er mest kritiske at få dokumenteret: Arbejd i denne rækkefølge: 1. INTERVIEW MIG: Stil mig 5-7 spørgsmål, der afdækker det, du mangler at vide – f.eks. hvilke spørgsmål nye medarbejdere typisk stiller, hvem der sidder på den kritiske viden, hvad der går galt, når den rette person er på ferie, og hvor tit tingene ændrer sig. Vent på mine svar, før du fortsætter. 2. STRUKTUREN: Byg derefter en indholdsstruktur, der er organiseret efter BRUGERENS SPØRGSMÅL – ikke efter afdelingens organisationsdiagram. Maks 3 niveauer i dybden. Til hvert hovedområde: hvilke spørgsmål besvarer det, og hvem i teamet ejer indholdet? 3. PRIORITERINGEN: Hvilke 5 artikler skal skrives FØRST? Vælg dem, hvor risikoen for tabt viden er størst, eller hvor spørgsmålene kommer oftest. Begrund hvert valg på én linje. 4. SKABELONEN: Lav én fast skabelon til en vidensartikel, der kan bruges på tværs. Den skal indeholde: hvornår artiklen er relevant, trin-for-trin fremgangsmåde, hvad man skal passe på, hvem man spørger, hvis noget går galt, og hvornår artiklen sidst blev opdateret. 5. VEDLIGEHOLDELSEN: Foreslå en konkret model for, hvordan vidensbasen holdes levende – hvem gennemgår hvad, hvor tit, og hvad der sker, når en artikel er forældet. Vær konkret: "en gang om året" er ikke en model. Regler: - Undgå tomme kategorier som "Diverse", "Generel information" og "Vigtige dokumenter". - Foreslå aldrig mere struktur, end et team på vores størrelse kan holde opdateret. - Er noget i mit oplæg urealistisk, så sig det direkte. — Prompt af Mikkel Vivelsted · https://viftpeople.com/people/mikkel-vivelsted-a18f31
Flere prompts fra Mikkel Vivelsted
Retningslinjer for AI i virksomheden: Prompt til AI-politik
Få AI'en til at skrive en AI-politik dine kolleger faktisk kan følge: tre datazoner for hvad der må deles, godkendte værktøjer og kontrol af output. Du udfylder branche, værktøjer og jeres følsomste data — og får en politik på én side i stedet for generiske floskler.
Arbejde & produktivitet
Søgeordsanalyse med ChatGPT: Prompt til intent-mapping
Sortér din søgeordsliste efter hvad brugeren reelt vil opnå, og kobl hvert søgeord til den rigtige side og sidetype. Prompten grupperer søgeordene i klynger, foreslår sidetype og markerer, hvor to søgeord slås om samme side.
Marketing & salg
Svar på Trustpilot klager: Prompt til vred kunde [Dansk]
Få skrevet et professionelt, afvæbnende svar på en vred Trustpilot-anmeldelse – et svar, der beroliger den utilfredse kunde og viser alle de andre læsere, at I tager ansvar. For husk: svaret er til publikum lige så meget som til klageren.
Tekst & kommunikation
Udarbejdelse af dagsorden: Prompt til effektive møder
Slut med møder, der flyder ud og ikke fører til noget. Denne prompt bygger en stram dagsorden med tidsstyring, tydelige formål for hvert punkt og en klar skelnen mellem, hvad I skal beslutte, og hvad I bare skal orienteres om.
Arbejde & produktivitet
Gå ikke glip af de bedste danske AI-prompts — som foretrukken kilde prioriterer Google vores indhold til dig, også i AI-svarene.
Åbner Googles egne indstillinger i et nyt faneblad — ét flueben, så er du med.
Sider som denne bliver fundet, fordi nogen søger. DU kan blive fundet på præcis samme måde.
Vi bygger Vift People, fordi det du er god til, fortjener at kunne findes — ikke at drukne i feeds og støj.
Hvad er du bedre til end de fleste?
Det du skriver her, bliver det første kort på din side — du skal kun bruge navn og mail, og det tager to minutter. Og Vift People er nyt: de første med er også de første, der bliver fundet.
Sådan brugte Mikkel den selv
Sådan udfyldte Mikkel felterne
-
[Teamet/afdelingen]: Løn- og HR-administration i en kommune, 6 medarbejdere
-
[Det, der driver behovet]: Vores lønkonsulent gennem 24 år går på pension om 5 måneder. Hun er den eneste, der ved, hvordan halvdelen af undtagelserne håndteres
-
[Sådan deler vi viden i dag]: Det sidder i hovedet på hende. Der findes nogle gamle Word-vejledninger på et fælles drev, men de er fra 2019 og passer ikke til det nye lønsystem
-
[Værktøjet]: SharePoint (vi har det i forvejen)
-
[Hvem skal bruge den]: Hendes afløser, de øvrige kolleger og lederen, når nogen er på ferie
-
[De mest kritiske processer]: Beregning af feriepenge ved fratrædelse, håndtering af tjenestemandspension, lønindplacering ved overenskomstskift, fejlretning når lønkørslen fejler, indberetning til eIndkomst
Det svarede AI'en
1. INTERVIEW
Før jeg bygger noget, har jeg brug for at forstå, hvor viden reelt sidder – og hvad der går galt uden den:
- Når jeres lønkonsulent er på ferie, hvilke opgaver bliver så simpelthen liggende, til hun kommer tilbage? Dem er den vigtigste liste, du kan give mig.
- Hvor tit støder I på en "undtagelse", som kun hun kan håndtere – ugentligt, månedligt, kun ved lønkørsel?
- Hvilke spørgsmål stiller en ny medarbejder i jeres afdeling i sine første to uger? Og efter tre måneder? (De to lister er meget forskellige, og strukturen skal rumme begge.)
- Er de fem kritiske processer, du nævner, noget I gør hver måned – eller er nogle af dem sjældne undtagelser, der dukker op to gange om året? Det ændrer, hvor detaljeret dokumentationen skal være.
- Hvad ændrer sig oftest i jeres arbejde: lovgivning, overenskomster eller selve lønsystemet? Det afgør, hvor tit indholdet skal gennemgås.
- Er der ting, hun gør, som I ved virker – men som ingen kan forklare hvorfor? De er de farligste at miste.
- Hvem af de øvrige 5 har reelt tid og lyst til at eje indhold i vidensbasen? Uden en ejer pr. område dør den inden for et år – det er ikke en trussel, det er statistik.
(Herefter fortsætter AI'en med struktur, prioritering, skabelon og vedligeholdelsesmodel, når du har svaret.)
Én bemærkning allerede nu: Fem måneder er kort tid, når viden skal ud af 24 års erfaring. Overvej at booke faste to-timers sessioner hver uge med hende, hvor I sidder sammen og skriver – i stedet for at bede hende "dokumentere, når hun har tid". Det sidste sker aldrig.
Prompt af Mikkel Vivelsted
Ekspert i AI og Cyber Security
Har du brug for hjælp til mere end prompten kan klare? Mikkel er klar.
Find mig på Vift People