Arkivmedarbejder

En arkivmedarbejder holder styr på en organisations dokumenter, sager og materialer. Både det, der står i pap på en reol, og det, der ligger i et sagssystem.

En typisk dag starter ofte med bestillinger. En sagsbehandler, en læge eller en borger har brug for en gammel sag. Arkivmedarbejderen slår op i registranten, går i magasinet og finder æsken frem. Derefter registreres udlånet, så man kan se hvem der har hvad.

Resten af dagen går typisk med indkomne afleveringer. Andre afdelinger sender kasser med sager, der skal ind i arkivet. De skal pakkes om i syrefri arkivæsker, mærkes, registreres og placeres på rette hylde.

Typiske opgaver:

• Modtage og registrere afleveringer fra afdelinger, institutioner eller eksterne kunder
• Pakke, mærke og placere arkivæsker i magasiner og rullereoler
• Finde sager frem til fremfinding, aktindsigt eller retssager
• Journalisere og indscanne post og dokumenter i ESDH-systemet
• Gennemgå materiale for kassation efter gældende kassationsregler
• Betjene brugere på en læsesal eller besvare henvendelser på mail og telefon
• Rydde op i gamle arkiver og forberede aflevering til Rigsarkivet eller et kommunalt arkiv
• Holde øje med magasinets temperatur, fugt og skadedyr

En stor del af arbejdet er fysisk. Man går meget, løfter kasser og bruger stiger eller rullestige. Mange arkiver har hjælpemidler som rullevogne og palleløftere, men kroppen bliver brugt.

Den anden store del er præcision. Ét forkert nummer på en æske kan betyde, at en sag reelt er væk. Derfor er systematik vigtigere end fart.

Arkivmedarbejdere arbejder typisk i:

• Kommuner og regioner, ofte i et dokumentcenter eller journalkontor
• Hospitaler, hvor patientjournaler og røntgenmateriale skal håndteres
• Statslige styrelser og Rigsarkivet
• Advokatkontorer, forsikringsselskaber og pensionsselskaber
• Lokalhistoriske arkiver og museer
• Private firmaer, der opbevarer og scanner arkiver for andre virksomheder

Meget materiale er fortroligt. Personsager, helbredsoplysninger og personalesager kræver tavshedspligt og styr på GDPR. Mange steder skal man kunne fremvise ren straffeattest.

Digitaliseringen har ændret faget markant. En del af jobbet er i dag at scanne fysisk materiale, kvalitetstjekke filerne og lægge dem korrekt i systemet. Nogle arkivmedarbejdere arbejder næsten kun digitalt med journalisering, metadata og oprydning i mapper og drev.

Til dig der skal ansætte: Vær konkret om forholdet mellem fysisk og digitalt arbejde. En kandidat, der er stærk i ESDH og metadata, er ikke nødvendigvis den samme som en, der kan bære 300 kasser ned fra et loft. Skriv også, om jobbet indeholder brugerbetjening, og hvilket system I bruger. Erfaring med netop jeres system, fx SBSYS eller WorkZone, forkorter oplæringen betydeligt.

Der er ingen bestemt uddannelse, der hedder arkivmedarbejder. Mange bliver oplært på jobbet.

Den mest almindelige vej er en kontoruddannelse. Erhvervsuddannelsen til kontorassistent med speciale i offentlig administration passer godt til kommuner og regioner. Den består af et grundforløb og et hovedforløb med praktik og tager typisk omkring fire år efter 9. klasse. Kommer du fra gymnasiet, kan du tage EUS og komme hurtigere igennem.

Adgangskravet til grundforløbet er som udgangspunkt bestået 9. eller 10. klasse med mindst 2,0 i dansk og matematik. Du skal selv finde en praktikplads eller optages i skolepraktik.

Alternative veje ind i faget:

• Ufaglært job i et arkiv eller dokumentcenter og oplæring på stedet
• Voksenelev, hvis du er over 25 og har relevant erfaring
• Vikariat gennem bureau, ofte ved store scannings- eller flytteprojekter
• Intern rokade fra en anden administrativ stilling i huset
• Frivilligt arbejde i et lokalhistorisk arkiv, som giver reel erfaring med registrering

Mange stillinger kræver reelt kun, at du er ordentlig til dansk, kan bruge en computer og er systematisk. Til gengæld står der næsten altid noget om fysisk arbejde og om at kunne løfte.

Efteruddannelse foregår typisk gennem AMU-kurser. Der findes kurser i arkivering, journalisering, ESDH-systemer, informationssøgning og databeskyttelse. Kurserne er korte, ofte få dage, og betales som regel af arbejdspladsen.

Karriereveje herfra:

• Journalmedarbejder eller sagsbehandler i samme forvaltning
• Superbruger på ESDH-systemet og oplærer af nye kolleger
• Koordinator eller teamleder i et dokumentcenter
• Digitaliseringskonsulent, hvis du får erfaring med scanningsprojekter
• Arbejde med GDPR og informationshåndtering

Vær opmærksom på forskellen mellem arkivmedarbejder og arkivar. En arkivar har typisk en universitetsuddannelse i historie eller informationsvidenskab og arbejder med bevaring, formidling og faglig vurdering. Vil du den vej, kræver det studier, ikke kun erfaring.

Til dig der skal ansætte: Kræv ikke en kontoruddannelse, hvis opgaven i praksis er fremfinding og pakning. Du udelukker gode kandidater. Test i stedet for orden og præcision, fx ved at bede kandidaten registrere ti sager efter jeres egen nummerlogik.

En arkivmedarbejder arbejder med både hylder og skærme.

Digitale systemer:

• ESDH- og sagssystemer som SBSYS, WorkZone, Acadre eller eDoc
• Arkivsystemer som SARA hos Rigsarkivet og Arkibas på lokalarkiver
• Daisy, Rigsarkivets base til at søge og bestille arkivalier
• Excel eller enkle databaser til registranter og udlånslister
• Scanningssoftware med OCR, der gør billeder af tekst søgbare

Fysisk udstyr:

• Syrefri arkivæsker, arkivmapper og etiketter
• Rullereoler, kompaktreoler og pladsbesparende magasinhylder
• Dokumentscanner med arkføder, og flatbedscanner til skrøbeligt materiale
• Stregkodescanner til ind- og udlån af æsker
• Rullestige, rullevogn, palleløfter og makuleringsmaskine

Regler og rammer, du skal kende:

• Journalplanen, som bestemmer hvor en sag hører hjemme
• Kassationsregler og opbevaringsfrister, som afgør hvad der må smides ud
• Arkivloven og reglerne om tilgængelighed
• GDPR og tavshedspligt, når du håndterer personoplysninger

Magasinet er også et værktøj. Temperatur, luftfugtighed og lys skal holdes stabilt, ellers nedbrydes papiret. Mange steder følger man faste målinger og fører logbog.

Du behøver ikke kunne det hele fra dag ét. Systemerne læres på jobbet, men kendskab til et ESDH-system er en stærk fordel i en ansøgning.