Hvor længe må vi gemme ansøgninger og kandidaters oplysninger?

I henhold til GDPR skal personoplysninger, herunder ansøgninger og oplysninger om kandidater, slettes, når de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indsamlet til. Der findes ikke en fast tidsramme for, hvor længe ansøgninger kan opbevares, da det afhænger af virksomhedens specifikke behov og formålet med opbevaringen.

Hvis I ønsker at gemme kandidater til fremtidige rekrutteringer, er det vigtigt at have et klart formål med denne opbevaring. Det anbefales at informere kandidaterne om dette og indhente deres samtykke, så de er klar over, at deres oplysninger vil blive gemt. Dette kan eksempelvis ske ved at inkludere en samtykkeerklæring i ansøgningsprocessen.

Det er også en god idé at fastlægge specifikke slettefrister i jeres rekrutteringssystem, så I har en klar procedure for, hvornår oplysninger skal slettes. Adgangen til disse oplysninger bør begrænses til relevante personer i organisationen for at beskytte kandidaternes privatliv.

Endelig er det vigtigt at sikre, at I kun gemmer oplysninger, der er relevante for rekrutteringen. Dette kan hjælpe med at minimere risikoen for overtrædelser af databeskyttelsesreglerne og sikre, at I lever op til de krav, der er fastsat af Datatilsynet.

Kilder: Datatilsynet, regler og vejledning om databeskyttelse ↗