Bøder for forkert bogføring: Hvad sker der, hvis din enkeltmandsvirksomhed ikke følger den nye lov?

Kontrollen er risikobaseret. Alle bliver ikke tjekket. Myndigheden går efter tegn på væsentlige mangler.

Sådan ser rækkefølgen typisk ud:

• Påbud med frist. Du får besked om at bringe forholdet i orden inden en dato.
• Retter du op inden fristen, sker der som regel ikke mere. Det er normalbilledet.
• Skærpet påbud. Ved mere omfattende mangler kan du blive bedt om at bekræfte oprydningen med en erklæring fra en godkendt revisor.
• Tvunget systemskifte. Efterlever du ikke påbuddet, kan du blive pålagt at bruge et bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
• Bøde. Den er reserveret til væsentlige, omfattende eller gentagne overtrædelser — og til dem, der ignorerer et påbud.

Bødeniveauet blev sat markant op med bogføringsloven fra 2022. De aktuelle rammer finder du hos Erhvervsstyrelsen.

Det farligste, du kan gøre, er at lade brevet ligge. Selve manglen koster sjældent en bøde. Tavsheden gør.

De fleste selvstændige frygter bøden. I praksis rammer skattedelen hårdere.

Er bogføringen mangelfuld, kan Skattestyrelsen tilsidesætte dit regnskab. Så fastsættes både skat og moms efter et skøn.

Det vender bevisbyrden om. Du skal selv sandsynliggøre, at skønnet er forkert eller hviler på et forkert grundlag. Det er svært uden bilag.

De fejl, der udløser det:

• Manglende bilag. Intet bilag, intet fradrag og ingen købsmoms. Det gælder også småbeløb.
• Bogføring lavet i én omgang ved årets slutning. Loven kræver løbende registrering. Et regnskab, der er skruet sammen på én aften, ser man kritisk på.
• Efterkonstrueret bogføring uden underliggende bilag. Det er værre end huller.
• Uafstemte konti. Hvis banken og bogføringen ikke stemmer, går kontrollen videre i materialet.
• Blandet privat og erhverv på samme konto. Det trækker private hævninger ind i vurderingen.

Kommer oplysningsskemaet for sent, løber der desuden et skattetillæg pr. dag, indtil du indberetter. Reglerne står hos Skattestyrelsen.

Her forveksles to ting hele tiden.

Bogføringspligt gælder alle med CVR-nummer. Uanset omsætning. Du skal registrere indtægter og udgifter løbende og gemme bilag i fem år.

Kravet om et digitalt bogføringssystem er et ekstra lag. Det ramte selskaberne først. Personligt ejede virksomheder — enkeltmandsvirksomheder og I/S — kom med, når nettoomsætningen har ligget over grænsen to år i træk.

Tjek selv:

• Slå den aktuelle omsætningsgrænse op hos Erhvervsstyrelsen. Skriv den ned sammen med dine to seneste års omsætning.
• Var du over grænsen ét år, men ikke det næste, er du ikke omfattet af systemkravet endnu.
• Momsregistrering og digital bogføring følger ikke hinanden. Vurder dem hver for sig.
• Er du under grænsen, gælder bogføringspligten stadig fuldt ud.

Regneark holder ikke, hvis du er omfattet. Celler kan ændres uden spor, der er ingen automatisk backup, og et bilag kan ikke kobles fast til en postering.

Du kan nå meget selv, før nogen spørger. Frivillig oprydning står altid bedre end en påtvunget.

• Vælg et registreret system. Erhvervsstyrelsen fører en liste. Bruger du et system derfra, ligger ansvaret for de tekniske funktionskrav hos udbyderen.
• Vælger du et specialbygget eller ikke-registreret system, skal du selv kunne dokumentere, at det opfylder kravene. Det er sjældent besværet værd for en solovirksomhed.
• Sæt en skæringsdato. Du behøver ikke flytte gammel historik ind. Start systemet fra en valgt dato med en korrekt åbningsbalance.
• Genskab det manglende bagud. Bankkontoudtog, faktureringsprogram, betalingsudbyder og mailkassen dækker som regel 90 procent.
• Kobl hvert bilag til sin postering. Løse PDF-filer i en mappe opfylder ikke sporbarhedskravet.
• Skriv en kort beskrivelse af dine bogføringsprocedurer. Hvem bogfører, hvornår, hvordan bilag håndteres, og hvordan der afstemmes. Én side er nok. Den skal ligge digitalt.
• Ret momsfejl selv. En efterangivelse, du selv sender, vurderes anderledes end en fejl, kontrollen finder.

Omdatér aldrig posteringer for at få det til at se løbende ud. Det gør en formel mangel til et troværdighedsproblem.

Et svar koster ti minutter. Tavshed koster trappen opad.

Du må gerne svare, før alt er på plads. Det vigtige er, at du viser en plan og en dato.

En formulering, du kan genbruge:

"Vedrørende jeres henvendelse af [dato], CVR [nummer]. Vi har noteret bemærkningerne. Virksomheden bogfører fra [dato] i [systemets navn], som er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Bilag for perioden [fra] til [til] er ved at blive indlæst digitalt og koblet til de enkelte posteringer. Arbejdet forventes afsluttet senest [dato]. Har I brug for yderligere materiale, sender vi det gerne."

Tre huskeregler:

• Sæt en dato, du kan holde. En overskredet frist vejer tungt.
• Kan du ikke nå det, så bed om udsættelse skriftligt inden fristen.
• Gem korrespondancen sammen med regnskabsmaterialet.

Bøder rammer sjældent dem, der har en fast rytme. De rammer dem, der ikke har rørt bogføringen i otte måneder.

• Fotografér kvitteringen samme dag. De fleste systemer har en app. Bilaget forsvinder ellers i en jakkelomme.
• Fast tid hver uge eller måned. Sæt den i kalenderen som en aftale med en kunde.
• Afstem mod bankkontoen månedligt. Uafstemte konti er det første, en kontrol finder.
• Hold privat og erhverv adskilt. Egen erhvervskonto, og private hævninger bogført som netop det.
• Læg momsfristerne ind i kalenderen med en uges varsel.
• Gem alt digitalt i fem år efter regnskabsårets udløb. Skifter du system, så eksportér data først og tjek, at bilagene følger med.