Sourcing Specialist

En sourcing specialist arbejder med de kandidater, der ikke søger. De sidder i job, er tilfredse nok og læser ikke jobopslag.

De kaldes passive kandidater, og de udgør størstedelen af arbejdsmarkedet. Sourcing handler om at finde dem, vurdere dem på afstand og få dem til at svare på en besked.

Arbejdet begynder næsten altid med et opslag, der ikke virkede. Stillingen har været slået op i seks uger uden brugbare ansøgere.

Typiske opgaver

• Holde et kickoff-møde med den ansættende leder og finde ud af, hvad jobbet reelt kræver
• Lave en søgestrategi: hvilke virksomheder, hvilke titler, hvilke teknologier, hvilket geografisk område
• Bygge boolske søgestrenge med AND, OR og NOT og køre dem i LinkedIn Recruiter og på Google
• Sourceer på steder, der ikke er jobportaler: GitHub, Stack Overflow, Behance, fagforeningers netværk, konferenceprogrammer, alumnelister
• Screene profiler og lave en longlist og derefter en shortlist
• Skrive personlige beskeder til kandidater, ofte flere runder, fordi de fleste ikke svarer første gang
• Holde korte indledende samtaler om interesse, situation, opsigelsesvarsel og lønforventning
• Overlevere kvalificerede kandidater til recruiteren eller til lederen med en kort vurdering
• Bygge og vedligeholde talentpuljer til stillinger, der kommer igen
• Lave markedskortlægning: hvor mange findes der overhovedet i Danmark, hvad tjener de, hvem har dem

En almindelig arbejdsdag

Meget af dagen er søgning og skrivning. Du sidder i LinkedIn Recruiter, justerer en søgestreng, får 300 profiler ned til 40, og gennemgår dem én for én.

Derefter skriver du. Ikke skabeloner, men korte beskeder med noget konkret fra profilen. Svarprocenten er den vigtigste måling i faget, og den falder markant, når beskeden ligner masseudsendelse.

Om eftermiddagen ligger typisk to eller tre korte telefonsamtaler med kandidater, der har svaret. De fleste siger nej. Nogle siger nej nu, men bliver relevante om et halvt år.

En del af dagen går også med at fortælle en leder, at profilen ikke findes. Ønsker man ti års erfaring i en teknologi, der er syv år gammel, er kandidatfeltet tomt.

Det svære i jobbet

Afvisning er hverdag. Du skriver til mange og hører fra få. Det kræver, at du kan holde til lav svarprocent uden at gå i panik eller sende dårligere beskeder.

Du skal også kunne sætte dig ind i fag, du ikke selv kender. Skal du finde en embedded-udvikler, en GMP-kvalitetsansvarlig eller en autoriseret elinstallatør, skal du kunne se forskel på profilerne. Ellers spilder du lederens tid.

Og du bliver målt hårdt. Antal kontaktede, svarprocent, antal til samtale, antal ansat. Tallene er synlige hver uge.

Hvem har rollen

En ren sourcing-stilling findes i virksomheder med mange svære stillinger, og hos bureauer.

Brancherne er især it og tech, medicinal og life science, ingeniørvirksomheder, energi, forsvar og finans. Sundhedsvæsenet og kommunerne bruger det i stigende grad til sygeplejersker og speciallæger. Rekrutteringsbureauer, executive search-huse og RPO-leverandører som Randstad, Hays, Adecco, Mercuri Urval og Korn Ferry har rollen som fast funktion.

I mindre virksomheder er sourcing en del af recruiterens arbejde.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?

Sourcing er behandling af personoplysninger, også når oplysningerne er offentligt tilgængelige på LinkedIn. EU's databeskyttelsesforordning, GDPR, gælder derfor fra det øjeblik en kandidat gemmes i en database eller et regneark. Datatilsynet stiller krav om oplysningspligt: kandidaten skal som udgangspunkt informeres om, at hendes oplysninger er indsamlet og opbevares, og der skal være en sletningsfrist. Talentpuljer med kandidater, der ikke har søgt, kræver i praksis samtykke eller et dokumenteret grundlag i legitim interesse. Forskelsbehandlingsloven forbyder desuden at sortere kandidater fra på baggrund af blandt andet alder, køn, handicap, religion og etnisk oprindelse — og fordi sourcing sker på profiler med billede, alder og navn, er risikoen for bias større her end ved anonyme ansøgninger. Ligebehandlingsnævnet behandler klager om forskelsbehandling i rekruttering.

Der findes ingen uddannelse i sourcing. Det er et håndværk, man lærer i praksis, og branchen ansætter bredt.

De typiske uddannelsesveje

• Professionsbachelor i international handel og markedsføring eller i kommunikation, 3,5 år
• Erhvervsakademiuddannelse i markedsføringsøkonomi eller serviceøkonomi, 2 år, en meget almindelig vej ind
• Cand.soc. eller cand.merc. i HRM, 5 år, hvis målet er en HR-karriere længere frem
• Cand.merc. i marketing eller cand.ling.merc., 5 år, fordi skrivearbejdet fylder meget
• En teknisk baggrund, for eksempel datamatiker eller ingeniør, hvis man vil source udviklere og specialister

Adgangskravene til erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelserne er normalt en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse. De aktuelle krav for den enkelte uddannelse fremgår af Uddannelsesguiden fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Uddannelsen betyder mindre her end i næsten alle andre HR-roller. Mange stærke sourcere har en helt anden baggrund og er kommet ind via salg eller via et bureau.

Kurser og certificeringer

Der findes ingen officiel dansk certificering. Internationalt bruges CIR og CDR fra AIRS samt Sourcing Certified Professional fra SourceCon. De er ikke krav, men de signalerer, at man kan mere end at søge på titler.

Derudover tages typisk:

• Kursus i boolsk søgning og X-ray-søgning, ofte hos private udbydere eller internt i bureauet
• LinkedIn Recruiter-oplæring fra LinkedIn selv
• GDPR-kursus med fokus på rekruttering, talentpuljer og sletning
• Kursus i struktureret interview og bias, hvis man også skal screene

Alternative veje ind

• Fra opsøgende salg. Den stærkeste parallel. Kold kontakt, afvisning og opfølgning er præcis det samme håndværk
• Fra rekrutteringskoordinering. Du kender allerede systemet, processen og lederne
• Fra et fagområde. En tidligere udvikler eller sygeplejerske, der skifter til sourcing i sit eget felt, har en kæmpe fordel
• Fra research eller journalistik. Evnen til at finde information, folk ikke lægger frem, er kernen i faget
• Fra vikarbureau eller bemanding, hvor man har fundet folk under tidspres i årevis

Karriereveje videre

Den typiske rute er recruiter og derefter talent acquisition manager. En anden vej er specialisering: man bliver den, der kan finde de umulige profiler inden for ét felt, og bliver dyr og efterspurgt uden at få ledelsesansvar. En tredje vej er executive search, hvor markedskortlægning og research er hele grundlaget. Nogle går mod recruitment marketing eller people analytics, fordi datadelen ligner.

Realistisk tidshorisont

Du kan bygge brugbare søgestrenge efter en til to måneder. Det tager omkring et år, før du kan gå ind i et nyt fagområde og selv finde ud af, hvor kandidaterne gemmer sig.

Hvis du skal hyre

Bed kandidaten vise en søgestreng, hun selv har bygget, og forklare hvorfor den er bygget sådan. Bed hende beskrive, hvordan hun ville finde en profil i dit felt, som du ved er svær. Spørg til svarprocent på beskeder og til, hvad hun gjorde for at hæve den. Bed også om et eksempel på en besked, hun har sendt — det afslører mere end cv'et. Vær skeptisk over for kandidater, der kun har søgt i LinkedIn på jobtitler.

Søgeværktøjer

• LinkedIn Recruiter og LinkedIn Recruiter Lite, som er hovedværktøjet for de fleste danske sourcere
• Google med X-ray-søgning, altså søgning direkte ind i LinkedIn, GitHub eller andre sider via site-operatoren
• GitHub og Stack Overflow til udviklere, Behance og Dribbble til designere, ResearchGate og Google Scholar til forskere
• Jobindex og Jobnet fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, hvor CV-databaser kan søges
• CVR og Proff til at kortlægge, hvilke virksomheder der overhovedet har den type medarbejdere

Boolsk søgning er selve håndværket. AND, OR, NOT, anførselstegn og parenteser. En god søgestreng er forskellen på 800 tilfældige profiler og 40 relevante.

Kontaktværktøjer

LinkedIn InMail er standard. Derudover bruges e-mail-værktøjer som Lusha, ContactOut, RocketReach og SignalHire til at finde arbejds- eller privatmail. Her skal man være opmærksom på, at indsamling og opbevaring af kontaktoplysninger er omfattet af GDPR, uanset hvor de er fundet.

Beskedforløb og opfølgning styres i sourcing-platforme som SourceWhale, Gem eller HireEZ, som også kan måle svarprocent pr. besked.

Rekrutteringssystemer

Kandidater lægges i virksomhedens ATS eller CRM. I Danmark oftest Teamtailor, HR-ON, Emply, Talentech eller HR Manager. I koncerner Workday Recruiting, SmartRecruiters, Greenhouse eller SAP SuccessFactors. Bureauer bruger ofte Bullhorn eller Recruit CRM.

Systemet er også der, hvor sletningsfrister sættes, så gamle kandidatprofiler ikke ligger og samler støv i strid med GDPR.

Overblik og måling

Longlists og markedskortlægninger laves ofte i Excel eller Google Sheets, uanset hvor godt systemet er. Nøgletal følges pr. uge: antal kontaktede, svarprocent, antal til samtale, antal ansat pr. kilde.

Automatisering

Browserudvidelser og scrapere er udbredte, men flere af dem er i strid med LinkedIns brugerbetingelser og kan koste kontoen. Sprogmodeller bruges i stigende grad til at udkaste beskeder og bygge søgestrenge. Beskeder, der er sendt uredigeret ud, kan aflæses af kandidaterne og skader svarprocenten.

Data og fortrolighed

Kandidatoplysninger er personoplysninger, også når de kommer fra en offentlig profil. Datatilsynet lægger vægt på oplysningspligt over for kandidaten og på, at data slettes efter en fastsat frist. Regneark med kandidatlister på et skrivebord er den hyppigste fejl i faget.