Merchant Onboarding Specialist

En merchant onboarding specialist afgør, om en forretning må tage imod kortbetalinger gennem virksomheden. Merchant betyder her forhandler: en butik, en webshop, en restaurant, en håndværker med kortterminal.

Salget har fået kunden til at sige ja. Du er den, der skal kunne sige ja igen — eller nej. Rollen ligger mellem kundeservice og compliance, og begge dele fylder hver dag.

Rollen handler om kunder, ikke om nye medarbejdere. Titlen onboarding specialist bruges også i HR, men det er et andet fag.

Typiske opgaver

• Gennemgå ansøgninger fra nye forhandlere og se, hvad der mangler
• Slå virksomheden op i CVR og kontrollere ejerforhold og tegningsregler
• Identificere reelle ejere og kontrollere legitimation på dem
• Køre navne mod sanktionslister og lister over politisk eksponerede personer (PEP)
• Vurdere forretningsmodellen: hvad sælges, til hvem, og hvornår leveres varen?
• Placere kunden i en risikokategori og vælge det rette omfang af kontrol
• Gennemgå webshoppen for handelsbetingelser, priser, kontaktoplysninger og returret
• Vurdere behov for sikkerhedsstillelse eller forsinket udbetaling ved høj risiko
• Sætte aftalen op i systemet: gebyrer, udbetalingskonto, terminaler, integrationer
• Skrive sagen op, så en revisor eller tilsynsmyndighed kan følge beslutningen
• Eskalere mistænkelige sager til compliance eller hvidvaskansvarlig

En almindelig arbejdsdag
Dagen starter i en kø af sager. Nogle er nemme: et anpartsselskab med én ejer, en almindelig webshop, alt vedlagt. Den slags kan lukkes på tyve minutter.

Resten tager tiden. En ansøger har et holdingselskab i to led med en udenlandsk medejer. Du skal finde ud af, hvem der reelt ejer og kontrollerer selskabet. Det kræver opslag, mails og ofte en telefonsamtale.

Midt på dagen ringer en sælger. Hans kunde venter og er utilfreds. Du forklarer, hvad der mangler, og hvorfor det ikke bare kan springes over. Den samtale hører til jobbet hver eneste uge.

Om eftermiddagen skriver du. Hver beslutning skal begrundes i sagen. Det er den del, der bliver kontrolleret, hvis noget går galt senere.

Højrisiko-sager fylder mest
Nogle brancher udløser altid ekstra kontrol. Rejser, billetsalg, møbler på forudbetaling, abonnementer, kosttilskud, krypto og voksenindhold er klassiske eksempler. Grunden er sjældent moral. Den er, at kunden har betalt for noget, der leveres senere — og går forretningen konkurs, hænger indløseren på tilbagebetalingerne (chargebacks).

Du skal kunne forklare det til en ærgerlig iværksætter uden at blive teknisk.

Hvor rollen findes
Typiske arbejdsgivere er indløsere og betalingsudbydere som Nets, Nexi, Bambora, Clearhaus, Worldline og Teya. Også banker med erhvervskortaftaler, fintechs, betalingsplatforme og faktureringsvirksomheder ansætter i rollen. Mange stillinger dækker hele Norden, så engelsk bruges dagligt.

Hvilken lovgivning dækker denne rolle?
Rollen findes, fordi loven kræver den. Hvidvaskloven pålægger betalingsvirksomheder at gennemføre kundekendskabsprocedurer (KYC), inden en forretningsforbindelse etableres, og at fastlægge kundens risikoprofil. Finanstilsynet fører tilsyn med området i Danmark og udsteder vejledning om, hvordan kravene skal opfyldes i praksis. Reelle ejere skal registreres og kontrolleres, og oplysningerne findes i Erhvervsstyrelsens register i CVR. Selve tilladelsen til at udbyde betalingstjenester følger lov om betalinger, som gennemfører EU's betalingstjenestedirektiv PSD2. Behandling af ansøgernes personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningen (GDPR), hvor Datatilsynet fører tilsyn — og hvidvasklovens opbevaringskrav går forud for almindelig sletning.

Der er ingen uddannelse med dette navn, og ingen autorisation kræves af den enkelte medarbejder. Til gengæld er der lovkrav om oplæring, som arbejdsgiveren skal levere.

De typiske uddannelsesbaggrunde
Finansøkonom er den mest oplagte danske vej. Uddannelsen tager to år på et erhvervsakademi. Bagefter kan du bygge på med professionsbachelor i finans på halvandet år. Adgangskravet er en gymnasial eksamen eller en relevant erhvervsuddannelse med matematik C.

Erhvervsuddannelsen til finansuddannet i en bank eller et forsikringsselskab er en anden klassisk indgang. Den kombinerer skole og praktik.

Af de lange uddannelser går HA(jur.), cand.merc.(jur.), jura og cand.merc. i finansiering igen. Det er tre års bachelor plus to års kandidat. Adgangskravet er en gymnasial eksamen, typisk med engelsk B og matematik B. Du søger via optagelse.dk under Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Mange har slet ikke en finansiel baggrund. Kontoruddannelse, sprogstudier eller en helt anden bachelor er almindeligt. Grundigheden og sproget vejer tungere end fagretningen.

De fire almindelige spor ind i faget

• Fra kundeservice hos en betalingsudbyder eller en bank
• Fra en KYC- eller AML-stilling i en bank, hvor du kender kontrollerne
• Fra bogholderi eller debitorstyring, hvor du er vant til dokumentation
• Fra e-commerce, hvor du selv har haft en webshop og kender kortverdenen

Sporet fra bankernes KYC-afdelinger er det hyppigste. De metoder, du bruger på privatkunder, ligner dem, du bruger på forretninger.

Oplæring efter ansættelsen
Hvidvaskloven kræver, at ansatte får tilstrækkelig undervisning i reglerne. I praksis betyder det interne kurser og årlige genopfriskninger betalt af arbejdsgiveren. Finanstilsynet lægger vægt på, at oplæringen er dokumenteret.

Derfor ansætter mange arbejdsgivere gerne folk uden forudgående KYC-erfaring. De skal alligevel køre dig gennem deres egen procedure.

Certificeringer der ses i opslagene
Ingen er påkrævet. CAMS fra ACAMS er den mest anerkendte internationale certificering inden for hvidvaskbekæmpelse. ICA udbyder tilsvarende diplomer i KYC og financial crime prevention. Finansforbundet og Finanssektorens Uddannelsescenter udbyder danske kurser i hvidvask og compliance.

De er mest relevante, hvis du vil videre i compliance. Til selve onboarding-jobbet ansættes de fleste uden.

Hvad du skal kunne
Tre ting afgør, om du bliver god.

Du skal kunne læse et selskabsdiagram og finde den reelle ejer bag to holdingselskaber.

Du skal kunne skrive kort og præcist. Din begrundelse skal give mening for en, der læser sagen om tre år.

Og du skal kunne holde på et nej, mens en sælger presser på. Det er den del, folk undervurderer, før de starter.

Værktøjerne handler om opslag, kontrol og dokumentation. Meget af arbejdet foregår i systemer, du får adgang til på jobbet.

Opslag og verifikation

• CVR og Det Centrale Virksomhedsregister til selskabsdata og reelle ejere
• Virk til vedtægter, årsrapporter og registreringsbeviser
• MitID Erhverv og digitale underskriftsløsninger som Penneo eller Scrive
• Udenlandske selskabsregistre, når ejerkæden går over grænsen

Screening og risikovurdering

• Screeningværktøjer som Dow Jones Risk & Compliance, LexisNexis eller ComplyAdvantage
• Sanktions- og PEP-lister, blandt andet EU's sanktionsliste
• Onboarding-platforme som Onfido, Sumsub eller Signicat til id-kontrol
• Egne risikomodeller i virksomhedens system, hvor du sætter kategori og score

Betalings- og aftalesystemer

• Indløserens eget merchant-system, hvor aftale, gebyrer og udbetaling oprettes
• Betalingsplatforme som Stripe, Adyen, Nets, Quickpay eller Clearhaus
• Terminalbestilling og opsætning af betalingsgateway hos webshoppen
• Chargeback- og svindelværktøjer, når nye kunder skal overvåges tæt

Sags- og kundesystemer

• Salesforce, HubSpot eller Dynamics 365, hvor sagen og sælgeren mødes
• Zendesk eller Jira Service Management til dialogen med forhandleren
• Sagsnotater og logning, som er selve dokumentationen for din beslutning
• Excel til lister, opfølgning og enkle udtræk på sagsbunken

Dertil kommer virksomhedens egen skriftlige procedure for kundekendskab. Den er dit vigtigste opslagsværk, og den ændrer sig oftere, end nye ansatte regner med.