RACI-matrix — skabelon

1. Stamdata

Projekt: [projektnavn] Projekttype: [projekttype: "internt projekt", "kundeprojekt", "leverandørprojekt med kontrakt"] Projektejer: [projektejer – navn og titel] Projektleder: [projektleder – navn og titel] Version: [versionsnummer] Dato for denne version: [dato for denne version] Matricen gælder fra: [gældende fra dato] Næste gennemgang: [dato for næste gennemgang]

Matricen er en aftale, ikke en beskrivelse. Den træder først i kraft, når de navngivne personer har set deres egne bogstaver og sagt ja højt. Rundsendt uden det er den bare et dokument, folk henviser til bagefter.

2. Sådan læses matricen

R (udfører): Den eller de, der laver arbejdet. Der må gerne stå R flere steder i samme række. A (ansvarlig): Den, der står på mål for resultatet og træffer beslutningen, hvis der er uenighed. Der må kun være ét A i hver række. Arbejdet kan uddelegeres — ansvaret kan ikke. C (høres): Den, der skal spørges, før beslutningen træffes. Svaret kan ændre løsningen. I (orienteres): Den, der skal vide besked, når beslutningen er truffet. De kan ikke bremse den. A/R: Samme rolle beslutter og udfører. Normalt for projektlederens egne opgaver. -: Rollen er ikke involveret. Skriv stregen. En tom celle bliver læst som "det finder vi ud af senere".

Forskellen på C og I er den dyreste i hele matricen. Et C, der burde have været et I, gør hver beslutning en uge langsommere. Et I, der burde have været et C, giver ombygning, når arbejdet er lavet.

3. Roller og navne i dette projekt

Kolonnenavnene i afsnit 4 er de samme roller som her. Sæt altid roller i matricen, ikke personer — så overlever den, at nogen skifter job midt i projektet. Så retter I navnet her og lader bogstaverne stå.

4. Ansvarsmatrix

Bogstaverne nedenfor er et gennemarbejdet udgangspunkt fra almindelige projekter. Ret dem, hvor jeres praksis er en anden — men ret dem bevidst, og skriv de uafklarede steder ned i afsnit 8. Faserne følger den opdeling, de fleste danske projektmodeller bruger: idé, planlægning, gennemførelse, ibrugtagning og afslutning.

5. Tjek matricen, før du sender den ud

- Læs hver række vandret: præcis ét A. Ingen A betyder, at ingen beslutter. To A'er er en konflikt, der bryder ud på det værst tænkelige tidspunkt. - En række uden R er en aktivitet, der er ønsket, men ikke bemandet. Den bliver ikke lavet. - Mere end tre C i én række: skær ned. De fleste C'er er i virkeligheden I'er, som gerne vil holdes orienteret. - Læs hver kolonne lodret: en rolle med udelukkende I'er hører ikke til i matricen. Send dem statusmailen i stedet. - En rolle med R i over halvdelen af rækkerne er projektets flaskehals. Det kan ses her, længe før det kan ses i tidsplanen. - Har hvert A adgang til de penge og den tid, beslutningen kræver? Ellers er ansvaret placeret et niveau for lavt, og beslutningen ender alligevel opad. - Tæl rækkerne. Over cirka 30 aktiviteter bliver matricen ikke brugt. Saml de små opgaver under den leverance, de hører til. - Gennemgå matricen mundtligt med rollerne, én række ad gangen for de omstridte. Folk siger ikke fra på skrift.

6. Beslutninger, mandat og eskalation

Eskalation er ikke en klage. Det er den vej, I har aftalt på forhånd, når to roller er enige om at være uenige. Aftalen skal indgås nu, mens ingen er presset — bagefter bliver den personlig.

7. Sådan involverer vi C og I i praksis

- C bliver hørt via [kanal for høring, fx mail eller fast punkt på ugemødet] og svarer senest [svarfrist for C i arbejdsdage] arbejdsdage efter, at spørgsmålet er sendt. - Kommer der ikke svar inden fristen, træffer A beslutningen og noterer, at høringen ikke blev besvaret. Det står her, så det er en aftale og ikke en overraskelse. - I bliver orienteret via [kanal for orientering, fx statusmail eller intranet] med kadencen [hvor ofte der orienteres, fx hver 14. dag]. - Faste møder: [mødenavn og kadence, fx projektmøde hver mandag] og [styregruppemøde – kadence]. - Ved fravær ud over [antal dages fravær] overtager afløseren fra afsnit 3 rollens bogstaver. Beslutninger venter ikke på ferie. - Alle beslutninger fra A skrives ned samme dag i [hvor beslutninger noteres, fx beslutningslog i projektmappen]. En beslutning, der kun er sagt på et møde, er truffet igen om tre uger.

8. Uafklarede punkter i matricen

Et punkt på denne liste er bedre end et gæt inde i matricen. Gættet bliver opdaget den dag, beslutningen haster.

9. Godkendelse og version

Matricen gennemgås igen ved hvert faseskift og hver gang en central person udskiftes. Ellers står den og bliver forkert i det stille.

Matricen er gennemgået med alle roller i afsnit 3: [dato for fælles gennemgang]