Kommissorium — skabelon

Version [versionsnummer] · Udarbejdet [dato for udarbejdelse] · Godkendt [dato for godkendelse] · Næste revision [dato for næste revision]

Et kommissorium er aftalen mellem den, der bestiller opgaven, og den, der skal løse den. Det holder fire ting fast: hvorfor vi gør det, hvad der skal komme ud af det, hvad der ikke er med, og hvem der må bestemme hvad. Når nogen et halvt år senere spørger "var det også en del af opgaven?", er det her, svaret står. Hold det kort, få det underskrevet, og opdatér det, når rammen reelt flytter sig — ikke hver gang en enkelt opgave gør.

1. Stamdata

2. Baggrund — hvorfor, og hvorfor nu

Problemet, der stadig findes i morgen, hvis projektet ikke bliver til noget, er [den nuværende situation og det problem den skaber]. Vi kan se det på [det tal eller den observation der viser problemet i dag].

Anledningen til at gå i gang netop nu er [den udløsende årsag, fx udløbende kontrakt, ny lovgivning, kapacitetsloft, ledelsesbeslutning]. Venter vi til [tidspunkt hvor det bliver dyrere eller sværere], koster det os [konsekvensen af at udskyde].

Projektet understøtter [den strategi, det program eller den beslutning projektet hænger op på]. Vi har tidligere forsøgt [tidligere forsøg på at løse samme problem], og erfaringen derfra er [hvad vi lærte, og hvad vi gør anderledes denne gang].

3. Formål

Formålet er, at [den tilstand organisationen skal være i, når projektet er slut]. Formålet er ikke en leverance — det er den forskel, leverancerne skal gøre. Prøv det af sådan her: hvis alt bliver afleveret til tiden, men formålet ikke er nået, har projektet fejlet.

Når vi er i mål, vil [den gruppe der mærker forskellen] opleve, at [den konkrete forskel i deres hverdag].

4. Mål og succeskriterier

Et mål uden en måling er en hensigt. Hvert mål herunder har derfor et udgangspunkt, et ønsket niveau og en, der måler.

Mål vi bevidst ikke går efter i dette projekt: [mål der ligger tæt på vores, men er uden for]. Det står her, fordi det ellers dukker op som en forventning midtvejs.

5. Gevinster og hvem der høster dem

En gevinst uden en navngiven ejer bliver ikke realiseret. Ejeren er den leder, der bagefter kan disponere over den frigjorte tid, det sparede forbrug eller den lavere risiko.

6. Leverancer

7. Afgrænsning

Uklar afgrænsning er den hyppigste grund til, at projekter vokser. Derfor står begge lister her — og den nederste er den vigtigste.

Inden for opgaven: [områder, systemer, enheder eller processer projektet arbejder med].

Uden for opgaven: [områder der ligger tæt på, men ikke er med]. Det håndteres i stedet af [ansvarlig enhed eller andet projekt].

Snitflader vi skal aftale med andre: [projekt, leverandør eller enhed vi deler snitflade med]. Aftalen skal være på plads senest [dato for afklaring af snitflade].

8. Organisering og roller

Styregruppen har [antal medlemmer i styregruppen] medlemmer og er beslutningsdygtig, når [betingelse for beslutningsdygtighed]. Ved uenighed træffer [rolle med den afgørende stemme] beslutningen.

Tidsforbruget ovenfor er aftalt med den enkeltes nærmeste leder. Det er den aftale, der holder, når driften banker på.

9. Mandat — hvad må hvem beslutte

Tolerancerne herunder er projektlederens råderum. Inden for dem handler projektlederen uden at spørge. Uden for dem eskaleres der — og eskalering er ikke en fiasko, det er dokumentet, der virker.

Projektlederen disponerer selv over [ressourcer projektlederen råder over uden godkendelse]. Kontrakter og indkøb underskrives af [navn og rolle med tegningsret].

10. Interessenter og kommunikation

Hovedbudskabet til organisationen er [hovedbudskab]. Det, folk oftest spørger om, er [det typiske spørgsmål] — og svaret er [det aftalte svar]. Ensartede svar sparer flere møder, end man tror.

11. Tidsplan og milepæle

Her står faser og beslutningspunkter, ikke opgaver. Detailplanen ligger i [værktøj til detailplanen].

12. Økonomi og ressourcer

Budgetrammen er [samlet budgetramme] og finansieres af [finansieringskilde og konto]. Rammen dækker [hvad der er med i budgettet] og dækker ikke [hvad der ligger uden for rammen].

Driften bagefter koster [forventet årlig driftsudgift] og betales af [driftsbudget]. Den aftale skal være på plads senest [dato for aftale om driftsfinansiering] — ellers står løsningen uden ejer den dag, projektet lukker.

13. Risici, forudsætninger og afhængigheder

Forudsætninger, planen hviler på: [forudsætning 1] og [forudsætning 2]. Holder de ikke, ændrer tidsplanen sig — derfor står de her og ikke i en mail.

Afhængigheder: vi venter på, at [andet projekt, leverandør eller enhed] leverer [det vi venter på] senest [dato]. Kontaktpunkt er [navn].

14. Møder, rapportering og dokumentation

Styregruppen mødes [mødekadence]. Næste møde er [dato for næste møde], og materialet sendes ud [antal arbejdsdage før mødet] arbejdsdage før. Et styregruppemøde uden en beslutning på dagsordenen er et orienteringsmøde — overvej at aflyse det.

Status leveres [kadence for status] til [modtager af status] og indeholder som minimum: fremdrift mod milepæle, forbrug mod ramme, de tre største risici og de beslutninger, der ønskes truffet.

Projektets dokumenter ligger i [placering af projektdokumenter]. Referater journaliseres af [navn] senest [antal dage efter mødet] dage efter mødet.

15. Kvalitet og overdragelse til drift

Løsningen er godkendt, når [overtagelseskriterier — det der skal være opfyldt, før modtageren siger ja]. Test udføres af [ansvarlig for test] efter [testmetode].

Før overdragelse skal disse fire ting være på plads: [dokumentation], [oplæring af brugerne], [aftale om support og fejlretning] og [navn på den der ejer løsningen i drift]. Overdragelsen sker [dato for overdragelse] og bekræftes skriftligt af [navn på modtager i drift].

16. Afslutning og evaluering

Projektet lukkes, når [betingelser for lukning]. Ved lukning skrives en kort afslutningsrapport: opnåede mål, forbrug mod ramme, hvad der blev leveret, og hvad andre skal følge op på.

Gevinsterne måles igen [tidspunkt for gevinstopfølgning efter afslutning] af [navn på gevinstejer]. Det er den måling, der afgør, om projektet gav værdi — ikke afleveringsdagen.

Læring samles op [dato for evalueringsmøde] med [deltagere i evalueringen] og deles med [modtager af læringen].

17. Ændringer til dette kommissorium

Ændringer i formål, leverancer, tidsplan eller ramme godkendes af [rolle der godkender ændringer]. En anmodning skal svare på fire ting: hvad ændres, hvorfor, hvad det betyder for tid, økonomi og gevinster, og hvad alternativet er.

18. Forankring i projektmodel

Projektet følger [projektmodel der anvendes, fx organisationens egen model, statens it-projektmodel, PRINCE2]. Er der tale om et statsligt it-projekt, kan der ud over dette kommissorium være krav om et projektgrundlag, en styregruppeaftale, risikovurdering ved Statens It-råd og løbende statusrapportering. Beløbsgrænser og præcise krav fremgår af Budgetvejledningen og cirkulæret om Statens It-råd — se kilderne. Tjek dem, før I låser tidsplanen: en risikovurdering skal ligge før gennemførelsesfasen, ikke oven på den.

19. Godkendelse

Med underskrift bekræfter parterne, at formål, afgrænsning, mandat og ramme er som beskrevet, og at de aftalte ressourcer stilles til rådighed.

20. Bilag

Bilag 1: [navn på bilag, fx risikolog] Bilag 2: [navn på bilag, fx business case] Bilag 3: [navn på bilag, fx interessentanalyse] Bilag 4: [navn på bilag, fx detailtidsplan]