Hvordan dokumenterer jeg leverandørudvælgelse til revision og evt. klage?

For at dokumentere leverandørudvælgelsen til revision og eventuelle klager er det vigtigt at følge en struktureret tilgang. Start med at udarbejde et tildelingsnotat, som beskriver evalueringsmetoden, de anvendte kriterier og scores for hver leverandør. Notatet skal også indeholde formelle kontrolpunkter, såsom udelukkelsesgrunde og egnethedsvurdering, samt en kort begrundelse for det valgte tilbud.

Det er også væsentligt at gemme al korrespondance med leverandørerne, herunder tilbudsmateriale og eventuelle ændringer. Disse dokumenter skal opbevares i udbudssystemet, så de er let tilgængelige for både interne og eksterne revisioner. En god praksis er at sikre, at der er en intern sign-off på dokumenterne, så ansvaret for beslutningerne er klart.

En veldokumenteret sag vil ikke kun mindske risikoen for klager, men også styrke revisionssporbarheden. Det er vigtigt at have styr på, hvordan beslutninger er truffet og hvilke kriterier, der er anvendt, da dette kan være afgørende i tilfælde af en klage eller revision.

Endelig kan det være en fordel at holde sig opdateret på gældende regler og vejledninger inden for offentlige indkøb, da disse kan ændre sig og påvirke, hvordan dokumentationen skal udføres.

Kilder: Københavns Kommunes Udbudsvejledning ↗ · Udbudsscanner ↗