Whistleblower-ordning Setup

Hvem skal have Whistleblower-ordning Setup? Whistleblower-ordning Setup er ikke et personligt, lovpligtigt bevis. Det lovpligtige er selve virksomhedens interne whistleblowerordning. Kravet følger af lov om beskyttelse af whistleblowere.

Private arbejdspladser med 50 eller flere ansatte skal som udgangspunkt have en intern whistleblowerordning. Justitsministeriets vejledning præciserer, at arbejdspladsen forstås som den juridiske enhed med eget CVR-nummer. Ved vurderingen medregnes alle ansatte uanset beskæftigelsesgrad, når de modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold. Forpligtelsen indtræder, når arbejdspladsen i de fire senest forudgående kvartaler i gennemsnit har haft 50 eller flere ansatte.

Virksomheder med færre end 50 ansatte kan være omfattet af særlige regler i anden lovgivning. Det gælder blandt andet dele af den finansielle sektor og andre regulerede områder. Virksomheden skal derfor kontrollere eventuelle sektorspecifikke krav og ikke alene se på medarbejdertallet.

Ordningen skal som minimum være tilgængelig for arbejdspladsens arbejdstagere. Den skal kunne modtage skriftlige eller mundtlige indberetninger eller begge dele. Hvis ordningen tilbyder mundtlig indberetning, skal whistlebloweren på anmodning kunne få et fysisk møde inden for en rimelig frist.

Virksomheden skal udpege en upartisk whistleblowerenhed. Det kan være en person eller afdeling. Enheden skal kunne modtage indberetninger, følge op på dem og give feedback. Den konkrete sagsbehandling skal være uafhængig af virksomhedens daglige ledelse.

Ordningen skal beskytte fortroligheden om whistleblowerens identitet, den berørte person og andre personer, der nævnes. Uautoriserede personer må ikke have adgang til indberetningerne.

Den generelle whistleblowerlov kræver ikke, at en privat virksomheds interne ordning giver mulighed for anonym indberetning. Justitsministeriets vejledning fastslår, at det er valgfrit. Fortrolighed og anonymitet er derfor ikke det samme. Særregler kan dog stille strengere krav. Hvidvaskloven indeholder eksempelvis krav om anonym indberetning for virksomheder, der er omfattet af den relevante bestemmelse.

Whistlebloweren skal som udgangspunkt have bekræftelse på en modtaget indberetning inden for 7 dage. Der skal følges omhyggeligt op, og feedback skal gives hurtigst muligt og senest 3 måneder efter bekræftelsen.

Virksomheden skal også stille klare oplysninger til rådighed om den interne indberetningsprocedure og om muligheden for ekstern indberetning. Virksomheden skal kunne dokumentere etableringen af ordningen og dens procedurer, eksempelvis gennem en whistleblowerpolitik.

Hvor tager man Whistleblower-ordning Setup? Der findes ikke et statsligt Whistleblower-ordning Setup-bevis, en obligatorisk prøve eller en officiel liste over godkendte kursusudbydere. Whistleblowerloven stiller krav til virksomhedens ordning og sagsbehandling, ikke til et personligt certifikat hos den medarbejder, der etablerer eller administrerer ordningen.

Virksomheden kan etablere ordningen internt. Justitsministeriets vejledning nævner blandt andet compliance, HR, juridisk afdeling, finansfunktion, bestyrelse og databeskyttelsesrådgiver som funktioner, der efter omstændighederne kan indgå i whistleblowerenheden.

Ordningen kan også udliciteres helt eller delvist til en ekstern tredjepart. Justitsministeriet nævner en indberetningsplatformsudbyder, advokat eller revisor som eksempler. Virksomheden beholder ansvaret for, at den outsourcede løsning overholder whistleblowerloven.

En ekstern leverandør er derfor ikke et prøvested. Leverandøren hjælper med at etablere eller drive den lovpligtige funktion. Virksomheden skal stadig sikre blandt andet upartiskhed, fortrolighed, korrekt databehandling, dokumentation og passende procedurer for opfølgning.

Et setup består typisk af at afklare, om virksomheden er omfattet, udpege whistleblowerenheden, vælge indberetningskanal, begrænse adgang til sagerne, fastlægge sagsbehandlingen og udarbejde information til de personer, der kan bruge ordningen.

Pris og varighed for Whistleblower-ordning Setup Der findes ingen lovbestemt pris for at etablere en intern whistleblowerordning. Whistleblowerloven kræver heller ikke, at virksomheden køber en bestemt softwareplatform eller anvender en bestemt ekstern leverandør.

Justitsministeriets vejledning understreger, at en teknisk whistleblowerplatform ikke er en forudsætning. Ordningen kan indrettes på andre måder, hvis kravene til blandt andet fortrolighed, adgangskontrol og sagsbehandling bliver opfyldt.

Hvis virksomheden køber software, juridisk bistand eller ekstern sagsbehandling, fastsættes prisen af leverandøren. Der er ingen offentlig myndighedspris for et Whistleblower-ordning Setup-bevis, fordi et sådant bevis ikke findes i whistleblowerloven.

Der er heller ingen lovbestemt kursus- eller prøvevarighed. Virksomheden skal i stedet bruge den nødvendige tid på at etablere en ordning, som reelt opfylder lovens krav. Når ordningen er i drift, gælder de lovbestemte frister for håndtering af konkrete indberetninger.

Gyldighed og fornyelse af Whistleblower-ordning Setup Whistleblower-ordning Setup har ingen udløbsdato, fordi der ikke udstedes et personligt bevis eller certifikat efter whistleblowerloven. Der findes derfor heller ingen lovbestemt fornyelsesprøve.

For virksomheden er whistleblowerordningen en løbende compliance-forpligtelse. En virksomhed, der er omfattet af kravet, skal have en fungerende ordning og kunne dokumentere etableringen og procedurerne.

Ordningen bør derfor vedligeholdes, når organisationen, kontaktpersonerne, indberetningskanalen eller sagsbehandlingen ændres. Virksomheden skal også sikre, at de oplysninger, medarbejderne får om ordningen, fortsat svarer til den faktiske proces.

Hvis en virksomhed anvender en ekstern platform eller tredjepart, fritager det ikke virksomheden for ansvaret. Justitsministeriets vejledning fastslår, at arbejdspladsen fortsat er ansvarlig for, at den eksterne løsning opfylder whistleblowerlovens krav.

Det afgørende er derfor ikke et gyldigt kursusbevis, men at virksomhedens whistleblowerordning til enhver tid er etableret og drevet i overensstemmelse med de regler, der gælder for virksomheden.