Kravspecifikation til IT-udbud

Hvad er Kravspecifikation til IT-udbud? Kravspecifikation til IT-udbud er arbejdet med at beskrive, hvad en virksomhed eller myndighed faktisk har brug for, før leverandører bliver bedt om at foreslå en løsning og en pris.

En god kravspecifikation oversætter forretningsbehov til krav, som forskellige leverandører kan forstå og besvare på samme grundlag. Den beskriver normalt funktioner, brugere, arbejdsgange, data, integrationer, sikkerhed, drift, support, migrering og andre kvalitetskrav. Den bør også gøre det klart, hvilke krav der er nødvendige, hvilke der kan prioriteres, og hvordan en leverance senere kan accepteres og testes.

Arbejdet handler derfor ikke bare om at skrive en lang ønskeliste. En specialist undersøger først processerne, problemerne og målene. Derefter formuleres kravene, så virksomheden ikke unødigt låser sig til en bestemt leverandør eller teknisk løsning.

Typiske problemer er uklare tilbud, som ikke kan sammenlignes, manglende integrationskrav, oversete sikkerheds- og datakrav og forskellige fortolkninger af, hvad leverandøren skal levere. Dårlige krav kan også føre til mange ændringsønsker efter kontrakten er underskrevet, fordi parterne troede, de havde aftalt forskellige ting.

I offentlige udbud er kravspecifikationen samtidig en del af et reguleret udbudsmateriale. Udbudslovens §§ 40-42 fastlægger blandt andet regler om tekniske specifikationer. Kravene skal give leverandører lige adgang til udbuddet og må ikke skabe ubegrundede hindringer for konkurrencen. Ordregiver kan blandt andet arbejde med funktionskrav, tekniske krav og henvisninger til standarder efter lovens regler.

Private virksomheder er normalt ikke underlagt de samme udbudsregler, men bruger mange af de samme metoder. En klar kravspecifikation gør det lettere at sammenligne bureauer, softwareleverandører og konsulenthuse på andet end præsentation og timepris.

Hvem arbejder med Kravspecifikation til IT-udbud? Kravspecifikationer til IT-udbud udarbejdes ofte af business analysts, requirements engineers, IT-arkitekter, løsningsarkitekter, projektledere, product owners og indkøbsspecialister. Ved større offentlige udbud arbejder de typisk sammen med jurister eller specialister i udbuds- og kontraktret.

Den tekniske specialist afdækker blandt andet systemlandskab, integrationer, data, sikkerhed og driftskrav. En business analyst arbejder tættere med arbejdsgange, brugere og forretningsmål. Indkøb og jura sikrer, at krav, evaluering og kontrakt hænger sammen.

En virksomhed hyrer ofte en uafhængig specialist før kontakten til bureauer eller systemleverandører, når den endnu ikke ved, hvilken løsning der er den rigtige. Det gælder især ved ERP, CRM, platforme, større webprojekter, specialudvikling, integrationstunge løsninger eller udskiftning af centrale systemer.

En uafhængig rådgiver er også relevant, når flere leverandører skal kunne konkurrere på samme grundlag. Rådgiveren kan hjælpe virksomheden med først at definere problemet og kravene og derefter sende materialet til markedet.

Et bureau kan godt hjælpe med kravarbejdet, især når teknologien eller leverandøren allerede er valgt. Hvis virksomheden stadig skal vælge mellem forskellige løsningsprincipper og leverandører, kan det være hensigtsmæssigt at adskille kravarbejdet fra den virksomhed, der senere ønsker at vinde implementeringen.

Kurser og uddannelser i Kravspecifikation til IT-udbud Der findes ikke én dansk autorisationsuddannelse til at skrive kravspecifikationer. Kompetencen bygges normalt gennem en kombination af requirements engineering, forretningsanalyse, IT-arkitektur, indkøb og praktisk projektarbejde.

IREB Certified Professional for Requirements Engineering, CPRE, er en etableret international uddannelses- og certificeringsvej inden for requirements engineering. Foundation-niveauet dækker blandt andet kravindsamling, dokumentation, validering, prioritering og kravstyring. IREB har derefter specialiseringer inden for blandt andet Requirements Elicitation og Requirements Management.

Teknologisk Institut udbyder IREB Requirements Engineering Foundation i Danmark. Instituttet har også kurset Grundlæggende krav til IT-løsninger, som bygger på IREB's metoder og arbejder med kravindsamling, dokumentation, validering og kravstyring.

For personer, der arbejder med offentlige IT-anskaffelser, er udbudsret et vigtigt supplement. Djøfs kursus Udbud af it-kontrakter behandler blandt andet kravsætning, kravspecifikationer, udbudsmateriale, IT-kontrakter, evaluering og relevante compliance-forhold.

En fagperson kommer også ofte ind i området fra uddannelser inden for softwareudvikling, IT, informationssystemer, business analysis, projektledelse, jura eller indkøb. Det afgørende i praksis er erfaring med at gennemføre kravworkshops, udfordre interessenter, formulere testbare krav og forstå konsekvenserne af kravene for både kontrakt og løsning.

Standardværker og ressourcer til Kravspecifikation til IT-udbud Digitaliseringsstyrelsens K-kontrakter er centrale danske arbejdsressourcer ved IT-anskaffelser. K01, K02 og K03 indeholder kontrakter, bilag og vejledninger til forskellige typer IT-projekter, mens K04 er rettet mod IT-drift. Materialet viser blandt andet, hvordan kundens krav kan struktureres i kontraktbilag og kobles til leverandørens besvarelse.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsloven er et vigtigt opslagsværk ved offentlige udbud. Vejledningen har et særskilt afsnit om kravspecifikation og forklarer sammenhængen mellem kravspecifikationen og reglerne om tekniske specifikationer.

IREB's CPRE Foundation Level Syllabus og Handbook er gode fælles referenceværker til selve kravdisciplinen. De beskriver terminologi, kravindsamling, dokumentation, validering, prioritering og kravstyring uden at være bundet til én bestemt udviklingsmetode.

ISO/IEC/IEEE 29148 Systems and software engineering — Life cycle processes — Requirements engineering er den internationale standard for processer og informationsprodukter inden for requirements engineering. Den er især relevant i mere formelle system- og softwareprojekter.

Søren Lauesens Software Requirements: Styles and Techniques er et danskudviklet standardværk med internationale udgivelser. Bogen gennemgår forskellige måder at beskrive krav på og indeholder praktiske cases om blandt andet anskaffelser og sammenligning af leverandørforslag.

Mastering the Requirements Process af Suzanne Robertson og James Robertson er desuden blandt de værker, som IREB selv anbefaler. Bogen er særlig relevant til arbejdet med at finde det egentlige forretningsbehov, før løsningen specificeres.