HR-tech systemopsætning (Teamtailor)

Hvad bruges HR-tech systemopsætning (Teamtailor) til? HR-tech systemopsætning i Teamtailor bruges til at bygge virksomhedens digitale rekrutteringsproces. Teamtailor er både et applicant tracking system, ATS, og en platform til karrieresider og employer branding.

Virksomheden kan bygge en visuel karriereside, publicere stillinger og modtage ansøgninger samme sted. Kandidaterne føres gennem et rekrutteringsflow med trin som screening, interview, tilbud og ansættelse. HR og ledere kan samtidig dele noter, evalueringer og kandidatdata.

En central del af opsætningen er at forme systemet efter virksomhedens egen måde at rekruttere på. Det omfatter afdelinger, lokationer, roller, jobskabeloner, ansøgningsfelter, interviewforløb og adgangsrettigheder.

Teamtailor kan automatisere dele af processen med Triggers. En handling kan eksempelvis sende en besked, oprette en intern opgave eller starte en integration, når kandidaten flyttes til et bestemt trin. Det bruges til at mindske manuelle rutiner og skabe mere ensartede kandidatforløb.

Karrieresiden er en væsentlig del af Teamtailor. Den kan bygges med Teamtailors egne indholdsblokke og tilpasses virksomhedens brand. Jobannoncer kan have forskellige layouts, og virksomheden kan oprette sider for eksempelvis teams, lokationer og medarbejdere.

Teamtailor kan også kobles til virksomhedens eksisterende website. Det kan ske gennem en Teamtailor-hostet karriereside, widgets eller API. Et eget subdomæne til karrieresiden kræver opsætning af DNS og domæneindstillinger.

For danske virksomheder er håndtering af kandidatdata også en vigtig del af systemopsætningen. Teamtailor har funktioner til kandidatens tilladelser, privatlivspolitik, cookievalg, dataanmodninger og automatisk sletning. Virksomheden skal stadig konfigurere funktionerne efter sin egen behandling af personoplysninger og sine juridiske forpligtelser.

Hvem bruger HR-tech systemopsætning (Teamtailor)? Teamtailor bruges typisk af HR, People & Culture, Talent Acquisition og interne rekrutteringsteams. Hiring managers arbejder ofte i systemet under konkrete rekrutteringer, mens HR eller en systemadministrator ejer den overordnede opsætning.

Employer branding- og kommunikationsprofiler arbejder især med karrieresiden, jobannoncernes visuelle udtryk og indhold. HR Operations og HR-tech-profiler arbejder oftere med processer, rettigheder, datakvalitet, integrationer og systemstandarder.

Teamtailor passer både til virksomheder med et mindre internt rekrutteringsteam og organisationer med mange rekrutterende ledere, afdelinger eller lokationer. Opsætningen bliver vigtigere, når mange personer skal arbejde ens i samme ATS.

IT bliver typisk involveret ved Single Sign-On, domæneopsætning, API-integrationer og forbindelse til andre systemer. En udvikler eller integrationsspecialist kan være nødvendig, hvis standardintegrationerne ikke dækker behovet.

Databeskyttelses- eller legal-profiler bør inddrages, når virksomhedens kandidatpolitik, opbevaringsregler og samtykkeopsætning skal fastlægges. Teamtailor leverer funktionerne, men virksomheden er ansvarlig for, at dens konkrete behandling er korrekt.

Typiske opgaver for en Teamtailor-specialist En typisk specialistopgave er førstegangsopsætning af et nyt Teamtailor-miljø. Her struktureres afdelinger, roller, lokationer, brugere og adgangsrettigheder, før de konkrete rekrutteringsflows bygges.

Specialisten kan opbygge jobskabeloner, så forskellige typer stillinger følger faste processer. Skabelonerne kan indeholde ansøgningsfelter, spørgsmål, kandidatkommunikation, rekrutteringstrin og automatiske Triggers. Det gør opsætningen mere ensartet på tværs af organisationen.

Karrieresiden er en anden almindelig opgave. Specialisten bygger sidens struktur, tilpasser indholdsblokke og joblayouts og sikrer, at afdelinger, lokationer og medarbejderprofiler vises korrekt. Opgaven kan også omfatte eget subdomæne, DNS, redirects eller integration med virksomhedens eksisterende website.

Virksomheder hyrer også hjælp, når ansøgerflowet er blevet for tungt. Det kan være for mange manuelle trin, uklare stadier eller automatiseringer, der ikke længere passer til processen. En specialist kan gennemgå flowet og flytte gentagne handlinger over i Triggers, skabeloner og integrationer.

Adgangsstyring er vigtig, når mange ledere og medarbejdere bruger systemet. Teamtailor har forskellige brugerroller og mulighed for yderligere begrænsning af adgangen. En specialist kan designe rettighederne, så hiring managers kan udføre deres opgaver uden unødvendig adgang til andre kandidatdata.

Databeskyttelse er også en konkret opsætningsopgave. Det kan være konfiguration af kandidatpermissions, privatlivstekster, cookieindstillinger, automatiske sletteregler og håndtering af dataanmodninger. Specialisten bør her arbejde sammen med virksomhedens juridiske eller databeskyttelsesansvarlige.

Migrering fra et tidligere ATS er en særskilt specialistopgave. Teamtailor understøtter import af eksisterende job- og kandidatdata. Ved mere tekniske migreringer kan data importeres via Teamtailors API. Det kræver forståelse for både datamodellen i det gamle system og Teamtailors struktur.

Integrationer er relevante, når Teamtailor skal forbindes med eksempelvis HR-systemer, assessments, jobboards eller andre dele af HR-stacken. Teamtailor har et Marketplace til standardintegrationer og et API til mere specialiserede løsninger.

Rapportering kan også kræve opsætning. Teamtailor indeholder egne analyser af blandt andet rekrutteringsprocesser, pipelines og karrieresidetrafik. Organisationer med større analysebehov kan arbejde videre med data gennem Teamtailors BI-connector eller andre integrationer.

Hvordan lærer man HR-tech systemopsætning (Teamtailor)? Den mest direkte vej er Teamtailors eget Support Center. Det fungerer som den praktiske produktdokumentation og dækker blandt andet kontooprettelse, karrieresider, rekrutteringsprocesser, kandidatstyring, integrationer, analytics, sikkerhed og databeskyttelse.

Teamtailor har også officielle how-to-videoer. De gennemgår konkrete administratoropgaver som joboprettelse, rekrutteringsflows, Triggers, custom fields og integrationer. Materialet er mere relevant for praktisk systemopsætning end et generelt HR-kursus.

Nye Teamtailor-kunder tilbydes desuden officielle onboarding- og træningsforløb. Teamtailors Activation Phase omfatter træning i kontokonfiguration, job og kandidater, automatisering samt opbygning af karrieresiden.

Der fremgår ikke en generel officiel Teamtailor-specialistcertificering af Teamtailors nuværende læringsmateriale. Derfor dokumenteres kompetencen i praksis bedst gennem konkret erfaring med administratoropsætning og implementeringer.

En fagperson bør først lære Company Admin-funktionerne. Det gælder organisation, brugerroller, jobskabeloner, stages, Triggers, custom fields, karriereside og data- og privacyindstillinger. Derefter giver det mening at arbejde med migrering, Marketplace og integrationer.

For tekniske specialister er Teamtailor API-dokumentationen den vigtigste næste ressource. API'et følger JSON:API-principper og kan bruges til blandt andet kandidater, jobs, brugere og integrationer. Teamtailor gør selv opmærksom på, at API-arbejde kræver forudgående erfaring med API'er.

Den stærkeste praktiske læring kommer fra at bygge et komplet testforløb. Opret virksomhedens struktur, byg en karriereside, opret en jobskabelon, lav kandidatstadier, konfigurer Triggers og gennemfør en prøveansøgning. Derefter kan privacy, integrationer og rapportering lægges ovenpå.