Hr-Manager / Talent Recruiter Specialist

Hvad bruges HR-Manager / Talent Recruiter til?

Talent Recruiter er et rekrutteringssystem — et ATS (Applicant Tracking System, altså et system der holder styr på ansøgere). Det bruges til at føre en ansættelse fra jobopslag til underskrevet kontrakt ét sted, i stedet for i mailbokse og regneark.

I praksis opretter HR eller lederen et rekrutteringsprojekt for hver ledig stilling. Til projektet hører jobannoncen, ansøgningsskemaet og de spørgsmål, ansøgeren skal svare på undervejs. Opslaget offentliggøres på organisationens egen karriereside og sendes videre til de kanaler, man har sat op — typisk Jobnet.dk, Jobindex.dk, Jobbank.dk og LinkedIn.

Alle ansøgninger lander på kandidatlisten på det pågældende projekt. Det gør ingen forskel, om ansøgeren klikkede på jeres egen hjemmeside eller et jobsite. Derfra læser man ansøgninger igennem, rangerer kandidater, skriver kommentarer, inviterer ansættelsesudvalget ind, indkalder til samtale og sender afslag fra faste skabeloner.

Systemet holder også styr på det, der kommer efter valget af kandidat: dokumenter som ansættelsesbrev kan flettes ud fra Word-skabeloner via tilkøbsmodulet DocGen, og der kan trækkes statistik og rapporter på tværs af rekrutteringer. Persondata er en del af selve systemet: der sættes regler op for automatisk sletning af ansøgninger, og en aktivitetslog viser, hvem der har rørt hvad.

Et ord om navnet, fordi det forvirrer mange: systemet hedder Talent Recruiter. Leverandøren hed HR Manager Talent Solutions, grundlagt i 2003, og blev i 2019 købt af Talentech. Ansøgerne møder stadig adresser på hr-manager.net, mens brugerne i dag logger ind via Talentechs platform. Derfor googler folk både "HR-Manager" og "Talent Recruiter" om det samme system.

Hvem bruger Talent Recruiter?

Talent Recruiter er et nordisk system med tyngde i den offentlige sektor. I Danmark møder man det hos kommuner og regioner — for eksempel bruger Københavns Kommune og Region Hovedstaden ansøgersider på hr-manager.net — og hos hospitaler, uddannelsesinstitutioner og forsyningsselskaber. Det bruges også af større private virksomheder og koncerner med mange afdelinger og faste ansættelsesprocedurer.

Organisationerne ligner hinanden på nogle punkter. De har mange opslag i luften samtidig. De har mange decentrale ledere, som kun rekrutterer et par gange om året og derfor aldrig bliver rutinerede brugere. De har formelle krav at leve op til: ansættelsesudvalg, inddragelse af tillidsrepræsentanter, dokumentation af processen og ensartet behandling af ansøgerdata. Og de har ofte krav om, at karrieresiden er tilgængelig efter WCAG, hvilket der findes særlige sideskabeloner til.

Internt sidder ansvaret typisk hos en systemadministrator i HR — en HR-konsulent eller HR-koordinator, der har administratorrollen ved siden af sine andre opgaver. Titlen "Talent Recruiter-specialist" er ikke en officiel rolle hos leverandøren. Det er en beskrivelse af en person, som kender administrationssiden af systemet: enten en intern administrator med mange års praksis, eller en ekstern HR-tech-konsulent, der har været med til flere implementeringer.

I den helt lille virksomhed, hvor der ansættes nogle få gange om året, er systemet sjældent valget. Her vælges typisk lettere danske rekrutteringssystemer med mindre opsætning.

Typiske opgaver for en Talent Recruiter-specialist

Opsætning ved implementering fylder mest i starten. Her lægges afdelingshierarkiet fast, så opslag, brugere og ansøgere ligger det rigtige sted i organisationen. Brugerrollerne skal besluttes — systemet har standardroller som Administrator, Projektleder, Projektdeltager og Basic user, og der kan oprettes tilpassede roller. Dertil kommer adgang på tværs af parallelle afdelinger, dropdown-lister og de faste tekster, brugerne møder undervejs.

Ansøgningsskemaer og spørgeskemaer er en klassisk optimeringsopgave. Et skema, der spørger om for meget, koster ansøgere. Et skema, der spørger om for lidt, giver en leder, som skal ringe rundt bagefter. Specialisten skærer felter væk, sætter screeningsspørgsmål op og sikrer, at svarene kan bruges til at sortere på kandidatlisten.

Kommunikationsskabeloner og notifikationer bliver ofte kaldt ind som en oprydningsopgave. Kvitteringsmails, indkaldelser og afslag skal findes frem, skrives om, findes på både dansk og engelsk, og der skal tages stilling til, hvem der får besked hvornår. Mange organisationer opdager først skævheder her, når en ansøger klager over tonen i et automatisk afslag.

Karrieresiden er en opgave for sig. Joblisten skal vises på organisationens egen hjemmeside, jobagenten skal virke, opslagene skal kunne findes af søgemaskinerne, og annonceopsætningen med billede, video og layout skal passe til virksomhedens visuelle udtryk.

Fejlsøgning på publicering er den hyppigste akutte henvendelse. Et opslag er publiceret i systemet, men dukker ikke op på Jobnet.dk, Jobindex.dk eller LinkedIn. Årsagen er som regel en kanal, der skal sættes op igen, eller et påkrævet felt, der ikke er udfyldt, og som kanalen afviser opslaget på.

Integrationer kræver som regel ekstern hjælp. Der findes officiel teknisk dokumentation til et REST-API, webhooks og en proxy-webservice, og der bruges single sign-on via Talentechs login. Den typiske opgave er at få den ansatte kandidat overført til løn- eller HR-systemet, så de samme oplysninger ikke tastes to gange.

GDPR-opsætning er tilbagevendende. Sletteregler og opbevaringsperioder skal sættes op, så ansøgninger slettes automatisk. Samtykke til at gemme kandidater i kandidatdatabasen skal indhentes rigtigt. Adgangen til følsomme felter skal begrænses, og ved en indsigtsanmodning skal aktivitetsloggen kunne dokumentere forløbet.

Rapportering og statistik hyres der ind til, når ledelsen vil se noget bestemt: hvor lang tid en ansættelse tager, hvilke kanaler der leverer ansøgere, og hvordan det fordeler sig på afdelinger.

Migrering går begge veje. Ind i systemet fra regneark eller et andet ATS, eller ud af systemet ved leverandørskifte. Her er det værd at planlægge i god tid: Talentech oplyser selv, at kunden har ansvaret for at hente sine data ud, inden aftalen udløber og systemet slettes, og at et dataudtræk fra leverandøren koster ekstra.

Endelig fylder oplæring mere, end folk regner med. Den store gruppe brugere er ledere og ansættelsesudvalgsmedlemmer, som logger ind få gange om året. Korte gennemgange, en intern vejledning i systemet og faste standardprojekter sparer ofte flere supporttimer end nogen teknisk finpudsning.

Hvordan lærer man Talent Recruiter?

Der findes ingen offentlig certificering i Talent Recruiter, og der er ikke et åbent kursus, man kan melde sig til udefra. Talentech udbyder kurser i systemerne, men de er forbeholdt kunder og handler om træning af de brugere, der allerede har adgang.

Den realistiske vej går derfor gennem et system, man har adgang til. Bed om administratorrollen i din organisations eget miljø, og øv dig ved at bygge et testprojekt fra bunden: afdeling, ansøgningsskema, spørgeskema, annonce, skabeloner og publicering.

Dokumentationen er offentligt tilgængelig og mere konkret, end folk tror. Talentechs Help Center har danske artikler om brugerroller og brugeradministration, ansøgningsskemaer, kandidatworkflow, kommunikationsskabeloner, sletning af ansøgninger, afdelingshierarki, karriereportal og publicering til de enkelte jobkanaler. Har man en teknisk opgave, ligger dokumentationen til API, webhooks og webservices samme sted. Læs administrationsafsnittene igennem i den rækkefølge, en implementering foregår i — så giver de langt mere mening end enkeltvis.

Ved en implementering er leverandørens konsulent den bedste kilde. Det er her, valgene om afdelingsstruktur, roller og sletteregler træffes, og det er de valg, der er dyre at lave om bagefter. Sid med, tag noter, og få skrevet ned hvorfor opsætningen ser ud, som den gør.

Meget af det, der gør en dygtig til systemet, er ikke systemet. Det er kendskab til dansk rekrutteringspraksis, til reglerne om ansøgerdata, til hvordan Jobnet.dk og Jobindex fungerer, og til hvordan et ansættelsesudvalg arbejder. Den viden flytter med, hvis organisationen skifter ATS.

Vær realistisk om tiden. En almindelig bruger kan lære at behandle kandidater på en kort gennemgang. At kunne sætte systemet op for en stor organisation tager længere, fordi det svære ikke er klikkene, men beslutningerne om struktur, adgange og opbevaring.