Emply (Visma) Opsætning

Hvad bruges opsætning af Emply til?

Først en vigtig præcisering, fordi mange søger på "Emply Visma": Emply er ikke et Visma-produkt. Emply blev opkøbt af Lessor Group i januar 2021, og Lessor Group hedder i dag Paychex Europe. Systemet markedsføres som Emply People og indgår i en samlet HCM-suite sammen med LessorLøn og LessorWorkforce. Forvirringen skyldes formentlig, at Emply har integrationer til flere Visma-produkter, blandt andet Visma Løn i Danmark og Visma Lønn i Norge, og at ansættelseskontrakter kan underskrives med Visma Addo. Visma har sine egne rekrutteringssystemer, som Visma EasyCruit, og de er noget helt andet end Emply.

Emply er en HR-platform, der dækker hele medarbejderrejsen fra jobopslag til fratrædelse. Systemet består af fem moduler: Medarbejder med stamdata, fravær, kontrakter og certifikater, Rekruttering, Onboarding med pre-, on- og offboarding, Feedback til interviews og undersøgelser, og Læring med kompetencer og kurser. Data flyder mellem modulerne, så en kandidat kan blive til en aktiv medarbejder uden at oplysningerne tastes ind igen.

Opsætning af Emply er den konfiguration, der gør systemet til jeres system. Platformen kommer ikke færdigudfyldt. Nogen skal bestemme, hvilke felter der skal stå på stamdataformularen, hvordan organisationen skal se ud i systemet, hvem der må se hvad, hvordan ansøgningsskemaerne skal bygges, hvilke trin et rekrutteringsforløb har, hvordan en onboardingskabelon udløser opgaver til leder og IT, og hvordan ansættelseskontrakten flettes automatisk med de rigtige data. Dertil kommer automatiseringer, dokumenttyper, sletteregler for kandidatdata og forbindelserne ud til løn- og vagtplansystemet.

Den anden halvdel af arbejdet er datamigrering. Medarbejderdata ligger typisk i Excel-ark, i et gammelt HR-system eller i lønsystemet, og det skal flyttes ind i Emply i en form, systemet kan bruge. Det gælder både stamdata og de historiske dokumenter, der skal ligge på medarbejderprofilerne. Emply beskriver selv i sit hjælpecenter, hvordan filer importeres til medarbejderprofiler i portioner på op til 100 MB ad gangen, uden loft over den samlede mængde.

Formålet med hele øvelsen er enkelt: én kilde til medarbejderdata, ingen dobbeltindtastning mellem HR og løn, og dokumentation der kan findes frem, når nogen spørger.

Hvem bruger Emply?

Emply bruges af mellemstore og større virksomheder og organisationer, typisk dem der er vokset fra Excel-ark og fælles postkasser, men ikke nødvendigvis har et stort HR-system i forvejen. Emply oplyser selv, at systemet anvendes i mere end 20 lande, og fremhæver kunder som vikar- og rekrutteringsbureauet Moment A/S og LINK Mobility, der har omkring 800 medarbejdere fordelt over Europa og USA og erstattede tunge Excel-filer med en samlet HR-platform.

I det daglige er der tre brugertyper. HR-afdelingen er den tunge bruger og har ansvaret for stamdata, rekruttering, onboarding og dokumentation. Ledere bruger systemet lettere, til at vurdere kandidater, godkende fravær og følge op på onboarding og udviklingssamtaler. Medarbejdere bruger selvbetjeningen i app eller browser til selv at opdatere adresse, pårørende og fraværsanmodninger.

Branchemæssigt spænder det bredt, men Emply står stærkest der, hvor der er mange ansættelser eller mange forskellige ansættelsesformer: bemandings- og rekrutteringsbureauer, service og detail, tech- og vidensvirksomheder, og organisationer med afdelinger i flere lande, hvor lokal lovgivning og sprog skal håndteres i samme system.

Selve opsætningsarbejdet ligger sjældent hos den, der bruger systemet mest. Det ligger hos en systemejer i HR, ofte en HR-konsulent eller HR-administrator, med hjælp fra en implementeringskonsulent hos leverandøren, den lønansvarlige når data skal videre til løn, og en IT-person når der skal bygges på det åbne API.

Typiske opgaver for en Emply-specialist

Første opsætning er den største opgave. Emply kører et struktureret implementeringsforløb, hvor systemet sættes op ud fra organisationens processer, politikker og hvilke data der overhovedet findes. Forløbet er delt op modul for modul med møder og tildelte opgaver undervejs, og det afsluttes med undervisning, hvorefter kunden overdrages til supportafdelingen. En specialist hyres typisk ind, fordi den interne systemejer ikke har tid til at være projektleder oveni sit almindelige arbejde, eller fordi der skal træffes beslutninger om datastruktur, som er svære at lave om bagefter.

Datamigrering er den anden klassiker og den, hvor det oftest går galt. Stamdata skal renses og mappes, før de importeres: ensartede afdelingsnavne, korrekte ansættelsesdatoer, ens format på CPR og telefonnumre, og en beslutning om hvad der overhovedet skal med. Historiske dokumenter skal lægges på de rigtige profiler. Og der skal tages stilling til, hvad der lovligt kan flyttes med, og hvad der skal slettes i stedet. Et migreringsprojekt, hvor man bare hælder det gamle Excel-ark ind, giver dubletter og tomme felter, som skal ryddes op i måneder efter.

Integrationer er den tredje opgavetype. Emply har et åbent API, og Paychex Europe Integration Platform er en tovejsforbindelse mellem Emply, LessorLøn og LessorWorkforce. Bruger man et andet lønsystem, ligger opgaven i at få det rigtige dataformat ud. Emplys hjælpecenter beskriver blandt andet integrationer til Lessor PM, LessorLøn, Visma Løn i Danmark og Visma Lønn i Norge. Arbejdet handler mindre om kode end om aftaler: hvilket system er master for hvilke felter, hvad udløser en overførsel, og hvad sker der, når en medarbejder skifter afdeling midt i en måned.

Fejlsøgning fylder efter idriftsættelsen. De hyppige sager er automatiseringer, der ikke udløses som forventet, kontrakter hvor flettefelter kommer ud tomme, fordi de peger på stamdatafelter der ikke er udfyldt, medarbejdere der ikke bliver oprettet som aktive efter endt onboarding, adgangsrettigheder hvor en leder ser for meget eller for lidt, og eksportfiler til løn der bliver afvist på grund af et enkelt felt.

Optimering kommer typisk et stykke tid efter. Så handler det om at skære i ansøgningsskemaer, der er blevet for lange, rydde op i rekrutteringstrin ingen bruger, bygge de rapporter og dashboards ledelsen faktisk efterspørger, og justere fraværs- og tidsopsætningen, efter loven om tidsregistrering trådte i kraft 1. juli 2024.

Endelig er der organisationsændringer. Fusioner, nye selskaber, nye afdelingsstrukturer og nye lande kræver, at opsætningen bygges om uden at ødelægge de historiske data. Det er sjældent en opgave, en HR-afdeling løser alene første gang.

Sådan lærer man at sætte Emply op

Der findes ikke nogen offentligt tilgængelig Emply-certificering. Ingen prøve, intet kursusbevis. Kompetencen bygges gennem adgang til systemet, leverandørens materiale og rigtige opsætninger.

Den officielle dokumentation er Emplys hjælpecenter på help.emply.com. Det er både på dansk og engelsk og indeholder guides til opsætning af hvert modul, skrevet til netop de opgaver, man får tildelt undervejs i implementeringsforløbet. Guiderne dækker konkrete ting som at oprette og redigere en formular, tilpasse ansøgningsskemaer, bygge onboardingskabeloner og opsætte automatiseringer på stamdataformularen. Hjælpecentret indeholder også afsnittene om integrationer og import af filer til medarbejderprofiler. Det er det bedste sted at starte.

Den anden vej er selve implementeringsforløbet. Emply sætter systemet op sammen med kunden og afslutter med undervisning, før man overdrages til support. Sidder man som systemejer i det forløb med noter og spørgsmål, lærer man mere end af nogen dokumentation. Emply udgiver desuden webinarer, events og en "tip of the month" med tricks i systemet, og support kan kontaktes med en anmodning, når man kører fast.

De tekniske forudsætninger ligger ved siden af Emply. Skal man migrere data, er Excel og struktureret datarens den vigtigste færdighed. Skal man arbejde med integrationer, skal man kende modtagersystemet, altså LessorLøn, LessorWorkforce eller det lønsystem virksomheden nu bruger, og kunne læse en API-dokumentation. Skal man sætte adgange og sletteregler op, skal man kende reglerne for behandling og sletning af ansøger- og medarbejderdata.

Et sidste råd til den, der er kommet hertil via en søgning på Visma: arbejder I i virkeligheden i et af Vismas egne rekrutterings- eller HR-systemer, hjælper Emplys dokumentation ikke. Så skal I bruge Vismas egne vejledninger og Visma Community i stedet. Tjek hvilket system I faktisk har login til, før I bruger tid på det forkerte hjælpecenter.