Elvium ATS Integration

Hvad bruges Elvium ATS-integration til?

Elvium er et dansk rekrutteringssystem fra Elvium ApS i København. Systemet kaldes også et ATS, et ansøgerhåndteringssystem, altså det sted hvor jobopslag oprettes, ansøgninger lander, og hvor kandidater screenes og vurderes. Elvium findes i to dele: Elvium Recruit til rekruttering og Elvium HR til medarbejderdata, kontrakter og onboarding.

Elvium ATS-integration er ikke et selvstændigt produkt, man køber. Det er navnet på det arbejde, der får Elvium til at spille sammen med resten af virksomhedens opsætning. Arbejdet går i to retninger.

Den ene retning vender ud mod hjemmesiden. Kandidater går sjældent direkte til et ATS. De klikker på "Job" eller "Karriere" i menuen på virksomhedens eget website og forventer at se de ledige stillinger dér. Elvium har en karriereside-builder, hvor HR selv bygger siden med træk og slip og derefter linker til den fra hjemmesiden. Alternativt kan joblisten vises direkte på virksomhedens egen side. Elvium har både en iframe-løsning og en JavaScript-mulighed til joblisten, og det er typisk her, det tekniske arbejde ligger: at få listen til at se rigtig ud, virke på mobil og passe ind i sidens design.

Den anden retning vender ind mod de øvrige systemer. Når en kandidat bliver ansat, skal oplysningerne videre, så de ikke tastes ind flere steder. Elvium oplyser selv integrationer til HR-systemer som Sympa, CatalystOne, 2People, HiBob og Visma HR, til lønsystemerne Visma Løn og Zenegy, og til vagtplan- og tidsregistreringssystemerne Quinyx, tamigo og Timeplan. Dertil kommer kalenderintegration til Outlook, Teams, Office 365, OWA samt Google Calendar og Meet til booking af samtaler, personlighedstests som DISC og TT38, og distribution af jobannoncer til blandt andet Jobindex, Jobnet, Ofir, LinkedIn, Facebook og X. API og integrationer er hos Elvium listet under de udvidede funktioner, ikke som en del af grundpakken.

Formålet med hele øvelsen er enkelt: ingen dobbelt indtastning, ingen ansøgninger der forsvinder i en fælles mailboks, og ét sted at holde styr på persondata, når ansøgninger skal slettes.

Hvem bruger Elvium ATS-integration?

Elvium bruges af danske virksomheder, der ansætter løbende nok til, at en fælles mailboks ikke længere rækker. Elvium fremhæver selv kunder som Silvan, Illum, Sport24, XL-Byg, Burger King, DTU, Radius, Infomedia, Realdania, DGI Byen samt a-kasser og fagforeninger som CA og Djøf. Det spænder bredt: detail og kæder med mange butikker, restauration og køkkendrift, byggemarkeder, vidensvirksomheder, uddannelse, forsyning og medlemsorganisationer.

I det daglige er det HR-generalister, rekrutteringsansvarlige og HR-chefer, der sidder i systemet. Ansættende ledere og butikschefer bruger det lettere, typisk til at læse ansøgninger, give afslag og invitere til samtale.

Selve integrationsarbejdet involverer som regel andre folk end dem, der bruger systemet dagligt. Det er webbureauet eller den interne webansvarlige, der har fingrene i virksomhedens CMS, ofte WordPress eller Umbraco. Det er den løn- eller HR-administrative medarbejder, der ved hvilke felter der skal matche i lønsystemet. Og det er en marketing- eller employer branding-ansvarlig, der har en holdning til, hvordan karrieresiden skal se ud. Specialister på området sidder derfor typisk enten i et digitalbureau, i en HR-tech-rådgivning eller som freelance HR-systemkonsulent.

Typiske opgaver for en specialist i Elvium ATS-integration

Første opsætning er den klassiske opgave. Karrieresiden skal bygges, joblisten skal ind på virksomhedens eget website, og designet skal matche resten af sitet. Her afgøres det også, om jobsiderne skal ligge på virksomhedens eget domæne eller på Elviums, hvilket har betydning for, hvordan stillingerne optræder i søgeresultater, og hvordan man måler trafik på tværs af de to domæner.

Fejlsøgning fylder meget efterfølgende. De hyppige henvendelser handler om, at et nyoprettet opslag ikke dukker op på hjemmesiden, at joblisten kun viser nogle af stillingerne fordi et filter eller en jobkategori er sat forkert, at den indlejrede liste bliver klippet af eller får forkert højde, at visningen skrider på mobil, eller at et cookie- og samtykkebanner blokerer det indlejrede indhold, så kandidaten ser en tom kasse. Andre gængse sager er ansøgningsflows, der falder fra på mobil, og systemmails til kandidater, der lander i spam.

Integration til nabosystemerne er den tungere disciplin. Her skal det aftales, hvilke felter der følger med fra ansøger til medarbejder, hvad der udløser overførslen, og hvad der sker med dubletter. Opgaven kræver, at man kender begge ender: både Elvium og det system, data skal ind i, som Zenegy, Visma, Sympa, CatalystOne, Quinyx eller tamigo. Testkørsler med rigtige, men opdigtede, medarbejdere er en fast del af arbejdet.

Migrering fra et andet rekrutteringssystem er en tredje type opgave. Aktive opslag, skabeloner, jobkategorier, brugerroller og eventuelt historiske kandidater skal flyttes, og der skal tages stilling til, hvad der overhovedet må flyttes med efter reglerne om sletning af ansøgerdata.

Optimering kommer typisk et halvt til et helt år efter idriftsættelsen. Så handler det om at stramme ansøgningsflowet, justere screeningsspørgsmål og kriterierne bag smart ranking, rydde op i skabeloner og automatiske beskeder, sætte de rigtige adgangsniveauer for ledere, og koble annoncekanalerne på, så et opslag ikke skal oprettes manuelt flere steder.

Endelig er der GDPR-delen. Databehandleraftale, sletteregler for ansøgninger, hvem der har adgang til hvad, og hvordan uopfordrede ansøgninger håndteres. Det er sjældent en teknisk opgave, men det er ofte den, der udløser en henvendelse til en specialist.

Sådan lærer man Elvium ATS-integration

Der findes ikke nogen offentligt tilgængelig Elvium-certificering. Ingen prøve, intet kursusbevis. Kompetencen bygges op gennem adgang til systemet og gennem arbejde med rigtige opsætninger.

Den officielle vej går via Elvium selv. Kunder har en fast kontaktperson, og Elvium tilbyder support, webinarer og oplæring som del af kundeforholdet. Der findes et hjælpeunivers i systemet, en supportside og en driftstatusside, hvor man kan se, om et problem skyldes systemet eller ens egen opsætning. Elviums side med produktopdateringer er værd at følge, hvis man arbejder med integrationer, fordi ændringer i for eksempel joblistens JavaScript-mulighed eller CSS på iframes står nævnt dér.

De tekniske forudsætninger ligger uden for Elvium. Skal man arbejde med indlejring af jobliste og karriereside, skal man kunne grundlæggende HTML, CSS og JavaScript, og man skal kende det CMS, virksomhedens hjemmeside kører på. Skal man arbejde med dataintegrationer, er det mindst lige så vigtigt at kende modtagersystemet, altså dokumentationen hos Zenegy, Visma, Sympa, CatalystOne eller vagtplansystemet, som at kende Elvium.

Den tredje forudsætning er fagligheden i rekruttering. En integration, der teknisk fungerer, men som beder kandidaten om 14 felter på en telefon, løser ikke virksomhedens problem. Forståelse for ansøgerflow, screening og reglerne for behandling af ansøgeres persondata er en reel del af kompetencen.

Den praktiske vej for en dansk fagperson er typisk: kom ind i systemet som bruger eller via en kunde, kør en fuld opsætning igennem fra karriereside til første ansættelse, og brug Elviums support aktivt undervejs. Prisen for selve systemet oplyses af Elvium og afhænger ifølge dem af antallet af ansættelser og de moduler, man vælger.