DanoLøn / Bluegarden Integration

Hvad bruges DanoLøn / Bluegarden Integration til? DanoLøn / Bluegarden Integration bruges til at få løndata til at flyde mellem virksomhedens andre systemer og lønsystemet. Det nuværende produktnavn er Visma DataLøn. Bluegarden er det tidligere navn på virksomheden bag løsningen og bruges stadig i ældre loginadresser, vejledninger og integrationer.

En typisk integration henter godkendte arbejdstimer fra et tidsregistrerings- eller vagtplansystem og gør dem klar til lønkørsel i DataLøn. Den kan også overføre tillæg, fravær, ferie, kørsel eller andre lønrelevante registreringer, afhængigt af det system der kobles sammen med DataLøn.

Formålet er især at undgå, at en lønmedarbejder først læser timer fra en timeseddel eller et internt system og derefter taster de samme oplysninger igen i lønsystemet. DataLøn har officielle integrationer til blandt andet tidsregistrering, vagtplanlægning, projektstyring, regnskab og branchesystemer.

I integrationer til tidsregistrering bliver medarbejdere og lønkoder typisk forbundet mellem systemerne. Medarbejderen registrerer tiden ét sted, en leder eller administrator godkender registreringen, og løndata overføres derefter til DataLøn. Den konkrete metode afhænger af integrationspartneren. Nogle løsninger bruger direkte systemintegration, mens andre også understøtter filimport.

Hvem bruger værktøjet DanoLøn / Bluegarden Integration? Integrationerne bruges især af danske små og mellemstore virksomheder, der kører løn i DataLøn og allerede har medarbejderdata i andre systemer.

Det gælder ofte virksomheder med timelønnede medarbejdere, skiftende vagter eller mange variable løndele. Detail, restauration, håndværk, byggeri, service, transport, klinikker og produktionsvirksomheder er typiske eksempler. Projektbaserede virksomheder kan også bruge integrationer til at flytte registrerede arbejdstimer fra projekt- eller tidsregistrering til løn.

I virksomheden arbejder lønmedarbejdere, bogholdere, HR-medarbejdere og økonomiansvarlige typisk med løsningen. Ved mere komplicerede opsætninger deltager også systemadministratorer, ERP-konsulenter eller leverandøren af tidsregistreringssystemet.

En integration er særlig relevant, når medarbejderne registrerer timer i eksempelvis Workfeed, Intempus, TimePlan, Smartplan eller et andet system, mens selve lønnen fortsat køres i DataLøn.

Typiske opgaver for en specialist i DanoLøn / Bluegarden Integration En almindelig opgave er at etablere forbindelsen mellem DataLøn og virksomhedens eksisterende tidsregistrering eller vagtplan. Specialisten kontrollerer, hvordan medarbejdere, timer og løndele skal matche mellem systemerne.

En anden central opgave er mapping af lønkoder. Almindelige timer, overarbejde, tillæg, fravær og andre registreringer skal ende på de rigtige løndele i DataLøn. Forkert mapping kan betyde, at registreringerne bliver overført, men behandlet forkert ved lønkørslen.

Specialisten kan også fejlsøge medarbejdere, der ikke bliver matchet mellem systemerne. Problemet opstår eksempelvis efter nyansættelser, ændrede medarbejderdata eller forskellig opsætning i de to systemer.

Andre opgaver er fejlsøgning af manglende timer, dubletter, forkert periode, ikke-godkendte registreringer og importer, der ikke giver det forventede løngrundlag. Her skal specialisten kunne følge data fra den oprindelige registrering til den information, der faktisk ligger klar i DataLøn.

Virksomheder hyrer også hjælp, når en manuel proces med Excel-filer eller timesedler skal erstattes af en integration. Opgaven består typisk i at kortlægge den eksisterende lønproces, konfigurere forbindelsen, teste data og etablere en fast kontrol før lønkørsel.

Ved skift af tidsregistrerings- eller vagtplansystem skal specialisten sikre, at medarbejdere, lønarter, godkendelsesflow og historiske arbejdsgange bliver håndteret korrekt i den nye løsning. Selve lønsystemet behøver ikke nødvendigvis at blive udskiftet.

En erfaren specialist tester ikke kun, om integrationen teknisk kan sende data. Personen afstemmer også resultatet mod det forventede løngrundlag, før automatiseringen bruges i den normale lønkørsel.

Hvordan lærer man DanoLøn / Bluegarden Integration? Den mest direkte vej er at lære selve DataLøn og derefter arbejde med den konkrete integrationspartner, virksomheden bruger. Der findes ikke én fælles integrationsopsætning, fordi Workfeed, Intempus, TimePlan, økonomisystemer og andre partnere sender og modtager forskellige typer data.

Visma DataLøns officielle integrationsoversigt er et godt udgangspunkt. Den viser de systemer, der understøttes, og beskriver for mange partnere, hvilke oplysninger der kan flyttes mellem løsningerne.

Visma DataLøn tilbyder også Grundkursus i DataLøn og løbende integrationsworkshops. Kursusudbuddet ændrer sig, så aktuelle systemkurser og workshops bør findes i DataLøns officielle kursuskatalog.

For selve integrationen bør man derefter bruge vejledningen fra den relevante partner. Her lærer man blandt andet oprettelse af forbindelsen, medarbejdermatch, eksport eller import og håndtering af de lønkoder, som netop den integration understøtter.

Praktisk erfaring er afgørende. En god træningsmetode er at bygge integrationen i et kontrolleret setup, gennemgå et realistisk løngrundlag og afstemme hver type registrering mod resultatet i DataLøn. Man bør kunne forklare hele dataflowet fra medarbejderens registrering til den løndel, der ender i lønkørslen.

Der findes ikke en generel officiel certificering i DanoLøn / Bluegarden Integration, som dokumenterer kompetence på tværs af alle integrationspartnere. Erfaring med DataLøn, lønprocesser og den konkrete tidsregistrerings- eller ERP-løsning er derfor vigtigere end et enkelt kursusbevis.