Adobe InDesign Skabelon-bygning (Automated Publishing)

Hvad bruges Adobe InDesign Skabelon-bygning og Automated Publishing til? Adobe InDesign Skabelon-bygning og Automated Publishing bruges til at producere dokumenter, hvor layoutet er fast, men store dele af indholdet kommer fra strukturerede data. Det kan være produktkataloger, prislister, produktark, tilbudsaviser, rapporter, medlemsoversigter og andre publikationer med mange gentagne oplysninger.

Adobe har ikke én særskilt InDesign-funktion med navnet Automated Publishing. I praksis dækker arbejdet over InDesign-skabeloner kombineret med Data Merge, styles, XML, scripts, IDML eller specialiserede plugins.

Den enkle løsning er InDesign Data Merge. Her forbindes en InDesign-skabelon med en CSV- eller TXT-fil. Felter i skabelonen erstattes automatisk med eksempelvis produktnavne, beskrivelser, priser, varenummer og billeder. Resultatet kan genereres som et nyt InDesign-dokument eller direkte som PDF.

En specialist bygger typisk skabelonen, så typografi, billeder, tabeller og afstande reagerer fornuftigt på forskelligt indhold. Det er vigtigt, fordi en kort produktbeskrivelse og en lang produktbeskrivelse ikke nødvendigvis kan behandles ens.

Ved mere avancerede publikationer kan data komme direkte fra et PIM-, DAM-, ERP- eller databasesystem. I danske katalogmiljøer bruges EasyCatalog blandt andet som udvidelse til InDesign. EasyCatalog kan forbinde produktdata og billeder med InDesign-layoutet og opdatere eksisterende publikationer, når kildedata ændres.

InDesign understøtter også XML-baserede workflows. Struktureret XML-indhold kan forbindes med elementer i dokumentet og bruges til mere komplekse automatiserede publiceringsprocesser. Scripts kan automatisere gentagne handlinger som placering af billeder, formatering, filnavne, eksport og kontrol af dokumenter.

Automated Publishing er derfor mest relevant, når problemet ikke er selve det grafiske design, men det manuelle arbejde med at kopiere, indsætte, kontrollere og opdatere store mængder indhold.

Hvem bruger Adobe InDesign Skabelon-bygning og Automated Publishing? Værktøjet bruges især af grafiske designere, DTP-specialister, artworkere, prepress-medarbejdere, marketing production-specialister og tekniske InDesign-specialister.

Det er særligt relevant i virksomheder med mange produkter eller tilbagevendende publikationer. Det gælder blandt andet producenter, grossister, detailvirksomheder, e-commerce-virksomheder og B2B-virksomheder med omfattende produktdata.

Marketingafdelinger bruger løsningen til kataloger, produktblade, salgsmateriale og lokale versioner af samme materiale. Grafiske bureauer og produktionshuse bruger den, når kunder har store datasæt, hyppige rettelser eller mange sprogversioner.

Virksomheder med et PIM-system har en oplagt anvendelse. Produktnavn, specifikationer, priser, tekster og billeder findes allerede centralt. I stedet for at kopiere oplysningerne manuelt til InDesign kan en automatiseret arbejdsgang forbinde datakilden med de grafiske skabeloner.

Automatisering bruges også til rapportproduktion. Her er behovet ofte faste designregler, konsekvent typografi og kontrolleret indlæsning af tabeller, tekst eller andre strukturerede data. Årsrapporter kræver dog ofte mere manuel redaktion og designkontrol end et traditionelt produktkatalog og løses derfor ikke nødvendigvis med Data Merge alene.

Typiske opgaver for en specialist i Adobe InDesign Skabelon-bygning og Automated Publishing En typisk specialistopgave er at bygge en robust InDesign-skabelon. Specialisten opretter paragraph styles, character styles, object styles, table styles, parent pages og faste regler for placering af billeder og tekst. Målet er, at dokumentet kan opdateres uden at layoutet skal repareres manuelt hver gang.

En anden opgave er opsætning af Data Merge. Specialisten strukturerer felter i datakilden og forbinder dem med de rigtige steder i InDesign. Arbejdet kan omfatte både tekst og billeder samt håndtering af tomme felter og forskellige datatyper.

Ved produktkataloger bliver virksomheder ofte hjulpet med at forbinde InDesign til PIM, ERP, DAM eller andre datakilder. Her bruges blandt andet EasyCatalog, XML eller skræddersyede integrationer. Specialisten mapper eksempelvis varenummer, produkttekst, tekniske egenskaber, pris og billedreference til bestemte elementer i layoutet.

Automatisk paginering er en mere avanceret opgave. Her skal systemet selv kunne afgøre, hvordan produktgrupper, overskrifter, tabeller og billeder fordeles over siderne. Det kræver andre regler end en simpel datafletning, fordi produkterne ikke nødvendigvis har samme mængde indhold.

Fejlsøgning er også almindelig. Det kan være manglende billeder, forkerte filstier, tegnsætningsproblemer, forkert CSV-format, tekst der løber ud af bokse, overset tekst, tabeller der bryder layoutet eller datafelter der ikke opdateres som forventet.

Specialisten kan også rydde op i en gammel manuel katalogproduktion. Her analyseres eksisterende InDesign-filer og datakilder, hvorefter gentagne manuelle arbejdsgange erstattes med styles, templates, scripts eller en datadrevet løsning.

Ved flersprogede kataloger kan opgaven være at forbinde forskellige sprogfelter med samme grundskabelon. Layoutet skal samtidig kunne håndtere, at oversættelser har forskellig længde.

En anden specialistopgave er automatisk PDF-produktion. Dokumenterne kan valideres, navngives og eksporteres med faste presets. Ved større workflows kan scripts eller serverbaserede løsninger automatisere dele af processen uden manuel håndtering af hvert dokument.

Virksomheder hyrer desuden hjælp, når en eksisterende EasyCatalog-, XML- eller scriptbaseret løsning skal ændres efter nyt PIM-system, nye datafelter, redesign eller ændrede produktstrukturer. Her ligger meget af arbejdet i at bevare forbindelsen mellem data og layout under ændringen.

Hvordan lærer man Adobe InDesign Skabelon-bygning og Automated Publishing? Det første trin er at lære InDesign grundigt. Paragraph Styles, Character Styles, Object Styles, Table Styles, Parent Pages, anchored objects, text frames, Links og Preflight er centrale. En automatiseret skabelon bliver hurtigt skrøbelig, hvis dokumentet stadig bygger på manuel formatering.

Derefter er Adobes officielle dokumentation om Data Merge den naturlige indgang. Her lærer man at opbygge en datakilde, indsætte datafelter, arbejde med billeder og generere dokumenter fra skabelonen.

Næste niveau er Adobes dokumentation om automated workflows. Her indgår XML, IDML og scripting. XML er relevant, når indholdet allerede findes i en struktureret form. IDML bruges i systemer, der skal kunne generere eller ændre InDesign-dokumentstrukturer programmæssigt. Scripts bruges til at automatisere gentagne handlinger i produktionen.

For katalogproduktion er EasyCatalog en etableret specialkompetence. Det er relevant at lære, hvis man skal arbejde professionelt med InDesign koblet til PIM-, ERP-, DAM- eller databasedata. Man bør lære både datakilder, feltmapping, Product Styles, opdatering af data og paginering frem for kun selve pluginets brugerflade.

Adobe Certified Professional i Print & Digital Media Publication Using Adobe InDesign er Adobes officielle certificering for InDesign. Certificeringen dækker bred InDesign-kompetence, herunder dokumentopsætning, layout og publicering. Den er ikke en særskilt certificering i automated publishing eller katalogautomatisering.

Specialistniveau opnås bedst gennem rigtige produktionscases. En relevant øvelse er at tage et produktdatasæt med tekst og billeder, bygge en skabelon, generere publikationen og derefter ændre kildedata. Målet er, at ændringer kan slås igennem uden manuel genindtastning og uden at dokumentets grafiske struktur bryder sammen.