Mulighedserklæring – hvornår og hvordan bruges den

Brug mulighedserklæringen, når I er i tvivl om, hvad medarbejderen kan klare på jobbet. Den handler om funktion og skånehensyn — ikke om at bevise, at nogen er syg. Vil I have dokumenteret, at fraværet skyldes sygdom, skal I i stedet bede om en friattest. Mulighedserklæringen afløste den tidligere lægeerklæring om uarbejdsdygtighed. ⚠️ Bruger I den som skjult kontrol af en medarbejder, I mistænker, får I sjældent et brugbart svar.

I bestemmer selv, hvornår i forløbet I beder om erklæringen. Giv et rimeligt varsel — et par dage til en uge er normalt. Skriv indkaldelsen ned, så I begge har den. Mødet holdes som udgangspunkt på arbejdspladsen. Er medarbejderen for syg til at møde op, så tag det over telefon eller video. Medarbejderen må tage en bisidder eller tillidsrepræsentant med.

Skabelon: »Hej [navn]. Vi vil gerne finde ud af, hvordan vi bedst hjælper dig tilbage. Derfor indkalder jeg dig til en samtale om en mulighedserklæring [dato, klokkeslæt, sted]. Vi taler om dine arbejdsopgaver — ikke om din sygdom. Du er velkommen til at tage en bisidder med. Passer tidspunktet ikke, så skriv til mig.«

I må ikke spørge, hvad medarbejderen fejler. I må gerne spørge til konsekvenserne for arbejdet. Brug spørgsmål som: Hvilke opgaver er svære lige nu? Hvor mange timer kan du holde til? Hvad forværrer det? Hvad kan vi ændre i opgaver, tempo eller udstyr? ⚠️ Fortæller medarbejderen selv om sin diagnose, må I gerne tale om den. Skriv kun det ned, der har betydning for arbejdet.

Lægen kender ikke jeres arbejdsplads. Første del af blanketten er jeres chance for at forklare den. Skriv konkret: hvilke opgaver fylder mest, hvad kræver de fysisk og mentalt, hvor meget alenearbejde er der. »Kører varer ud fem timer dagligt, læsser selv, mange stop« siger langt mere end »lager og logistik«. Jo mere præcis beskrivelsen er, jo mere brugbart bliver lægens svar.

Løse hensigter hjælper ingen. Typiske tiltag: nedsat tid med optrapning uge for uge, faste pauser, bytte de tungeste opgaver væk, ingen nattevagter, hjemmearbejde et par dage, pause fra kundemøder. Skriv hvornår tiltaget starter, hvor længe det varer, og hvornår I ser på det igen. Så kan lægen forholde sig til noget håndfast i stedet for gode viljer.

Medarbejderen skriver under sammen med jer og bestiller selv tid hos sin læge. Giv en rimelig frist — omkring 14 dage efter samtalen regnes normalt som rimeligt. Lægen udfylder anden del og vurderer, om jeres forslag er realistiske for helbredet. Erklæringen sendes tilbage til jer. Virksomheden afholder udgiften. Har medarbejderen lagt ud hos lægen, skal I refundere det.

Lægen kan afvise eller ændre jeres forslag. På helbred er lægens vurdering den, der vejer tungest. Er svaret mere forsigtigt end ventet, så skær planen til — pres ikke medarbejderen. Er svaret vagt, kan I bede om en uddybning gennem medarbejderen. ⚠️ Ring aldrig selv til lægen bag om medarbejderen.

Hold et kort møde, når erklæringen er tilbage. Skriv i punktform: hvilke opgaver, hvor mange timer, hvilke dage, hvilke hensyn, hvornår I evaluerer. Send referatet til medarbejderen og bed om et »ok« på skrift. Orienter de kolleger, der bliver berørt — kun om opgaverne, aldrig om helbredet.

Mulighedserklæringen indeholder helbredsoplysninger. Læg den i personalesagen med begrænset adgang — ikke på et fælles drev og ikke i en lang mailtråd. Aftal hvem der må se den: nærmeste leder og løn/HR, ikke resten af teamet. Slet den, når I ikke længere har brug for den. Tjek de aktuelle regler for opbevaring hos Datatilsynet.

Sæt evalueringsdatoen i kalenderen, mens I husker det. Virker planen, så trap op. Virker den ikke, så indkald igen — I kan bede om en ny mulighedserklæring senere i forløbet. Møder medarbejderen slet ikke op uden gyldig grund, så gentag indkaldelsen skriftligt og forklar konsekvensen roligt. ⚠️ Tilbagehold aldrig løn og bortvis aldrig uden rådgivning først.